W skrócie: do testów zalecamy środowisko Demo, natomiast od lutego lub kwietnia 2026 przełączyć się na środowisko produkcyjne.

KSeF udostępnia trzy środowiska pracy. Docelowo każdy musi korzystać ze środowiska produkcyjnego - tylko w jego przypadku faktury będą uznawane za ważne. Pozostałe środowiska umożliwiają przygotowanie się i przetestowanie działania, a faktury tam wystawione nie mają mocy prawnej i zostaną po jakimś czasie usunięte automatycznie. Każde środowisko jest niezależne: faktury wystawione w jednym nie są widoczne w drugim, podobnie wygenerowane tokeny uwierzytelniające działają tylko na danym środowisku.

Środowisko testowe

Środowisko to jest najprostszą metodą przetestowania systemu, ponieważ udostępnia możliwość zalogowania się uwierzytelnianiem testowym, które nie ma żadnych specjalnych wymagań - wystarczy podać NIP firmy. Nie wymaga również nadawania dodatkowych uprawnień. Ma to również swoje wady: ponieważ niekoniecznie trzeba podawać swój NIP, dlatego każdy może zalogować się na dowolny NIP (również nasz) i podejrzeć wszystkie wystawione faktury lub nawet wystawiać faktury w naszym imieniu. Innymi słowy, wszystko w tym środowisku jest publiczne.

Dlatego zaleca się, aby nie podawać prawdziwych danych, a zamiast tego użyć ogólnodostępne generatory numerów NIP i innych danych. Należy tylko pamiętać, że NIP użyty do zalogowania się do środowiska musi zgadzać się z NIPem w ustawieniach firmy w programie FakturaLight. Aplikacja webowa środowiska testwego znajduje się pod adresem https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web.

Środowisko przedprodukcyjne (Demo)

Środowisko różni się od testowego sposobem logowania. W tym wypadku jest on identyczny jak w środowisku produkcyjnym, czyli każdy może się zalogować tylko do swojej firmy (lub do której ma uprawnienia). W przypadku działalności jednoosobowej (JDG) wystarczy posiadać Profil Zaufany i wybrać metodę logowania profilem. W przypadku spółek posiadających osobowość prawną sprawa jest trudniejsza. Najpierw należy wybrać jedną osobę posiadającą profil zaufany, która będzie administratorem (nie musi to być wspólnik, ani członek zarządu), wypełnić formularz ZAW-FA w sekcji C podając dane tej osoby, następnie złożyć formularz w urzędzie skarbowym spółki. Po zatwierdzeniu formularza przez urząd, osoba ta będzie mogła zalogować się do KSeF na NIP spółki za pomocą swojego profilu zaufanego. Alternatywnie, jeśli spółka posiada podpis kwalifikowany, można go użyć do zalogowania się i pominąć całą procedurę ze składaniem wniosku.

Niezależnie od formy działalności gospodarczej, po zalogowaniu się do aplikacji webowej, należy sprawdzić swoje uprawnienia, klikając Uprawnienia, a następnie Moje uprawnienia:

Do poprawnego działania programu wymagane są trzy uprawnienia: Wystawianie faktur, Przeglądanie faktur, Przeglądanie historii sesji. Jeśli brakuje któregokolwiek z nich, należy je nadać, klikając po lewej Nadaj uprawnienie i wypełnić formularz jak poniżej, wpisując PESEL, imię i nazwisko osoby, która jest aktualnie zalogowana.

Następnie należy zatwierdzić formularz klikając przycisk na dole Nadaj uprawnienia. Podobnie można nadać uprawnienia innej osobie, np. pracownikowi lub księgowej, dzięki czemu będzie ona mogła się zalogować swoim profilem zaufanym i wygenerować własny token autoryzacyjny.

Ponieważ do środowiska demo mogą się zalogować tylko uprawnione osoby, nie jest wymagane tak ścisłe przestrzeganie zasady podawania wymyślonych danych jak w środowisku testowym. Należy jednak pamiętać, że faktury wystawione na danego nabywcę, będą przez niego widoczne we własnym panelu jako faktury zakupowe. Podobnie jeśli ktoś wystawi fakturę na naszą firmę, będzie ona widoczna w aplikacji webowej w sekcji Faktury -> Lista faktur -> Faktury zakupowe. W przyszłości takie faktury będzie można również pobierać w programie FakturaLight.

Środowisko produkcyjne

Środowisko docelowe, w którym należy pracować po wejściu w życie obowiązku wysyłania faktur do KSeF, czyli od 1.02.2026 dla większych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł, a od 1.04.2026 dla pozostałych. Jednak mniejsze firmy współpracujące z większymi także będą musiały być gotowe od lutego na odbieranie faktur z KSeF, chyba że uzgodnione zostanie przesyłanie faktur w starej formie.

Dostępne jest pod adresem: Aplikacja Podatnika KSeF. Zasady logowania się oraz nadawania uprawnień są identyczne jak opisane wyżej dla środowiska demo.

Zmiana środowiska w programie

FakturaLight pracuje zawsze na wybranym aktualnie środowisku. Informacja ta jest widoczna na przycisku KSeF (e-faktura) w głównym oknie programu:

Jeśli ikona jest bez "wstążki" z napisem, oznacza środowisko produkcyjne, napis TEST - testowe, a DEMO - przedprodukcyjne. Po kliknięciu przycisku otworzy się okno, w którym można zmienić aktualnie wybrane środowisko. Każde środowisko jest niezależne, dlatego po zmianie uaktualniona zostatnie lista faktur, w tym status wysyłki i numer KSeF. Czyli np. faktura wysłana w środowisku testowym, po zmianie na środowisko demo może być znowu wysłana i uzyskać inny numer KSeF.