Rodzaje faktur – co zgotował ustawodawca

Prowadzenie działalności gospodarczej kojarzy się głównie ze sprzedażą towarów lub usług. I słusznie, bo bez kontraktowania transakcji, celowość przedsięwzięcia nie prowadzi do osiągnięcia zysków. Jednak poza świadczeniem usług i dostawą sprzedanych produktów, przedsiębiorca ma także dodatkowe obowiązki w stosunku do kontrahenta. Zgodnie z prawem, każdą dokonaną transakcję należy potwierdzić dowodem księgowym. Istnieje kilka rodzajów dokumentów, dlatego niezwykle istotne jest ich poznanie. Wiedza ta pomoże uniknąć nieświadomych pomyłek i prawidłowo określić wysokość podatku. Co więcej pozwoli poczuć się pewniej w kontaktach nie tylko z kontrahentami ale także z organami administracji publicznej.

1. Faktura VAT
2. Faktura uproszczona
3. Faktura Metoda Kasowa
4. Faktura OO
5. Faktura VAT Marża
6. Faktura VAT zaliczkowa
7. Faktura VAT końcowa
8. Duplikat faktury
9. Faktura Pro Forma
10. Faktura RR
11. Faktura korygująca
12. Nota korygująca
13. Faktura MOSS
14. Faktura eksportowa

Faktura płatników VAT i podmiotów zwolnionych

To dokument, który jest najczęściej stosowany w obrocie gospodarczym. Faktura musi posiadać określone przez ustawę elementy, ale nie musi być tytułowana wyrażeniem Faktura. Może być sporządzona zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Na jej przygotowanie wystawca ma określony czas. Jednostką uprawnioną do wystawienia jest każdy podmiot, który świadczy usługi lub prowadzi sprzedaż bez względu na to, czy jest zwolniony z VAT czy zarejestrowany jako czynny podatnik. Faktura podatników zwolnionych z VAT nie musi zawierać żadnych informacji o kwocie i stawce podatku naliczonego. Jeśli taka kolumna występuje, wówczas jako stawkę wprowadza się zapis „zw”, natomiast kwota ma wartość 0. Co więcej na fakturze powinna być także umieszczona podstawa prawa zwolnienia. Wyjątek dotyczy jedynie podmiotów zwolnionych ze względu na nieprzekroczony limit wartości sprzedaży.

Faktura uproszczona - dokumentowanie transakcji

Faktura uproszczona może być stosowana, gdy całkowita kwota należności nie przekracza 450zł albo 100 euro. Ograniczenia dotyczą nie tylko wartości transakcji ale także rodzaju sprzedaży. Oznacza to, że mimo ograniczenia kwotowego, podatnik musi również sprawdzić czy dana sprzedaż może być udokumentowana fakturą uproszczoną. Za szczególny rodzaj takiego dokumentu uważa się paragon, pod warunkiem, że wystawca dodatkowo umieści na nim NIP kupującego. Wystawcą może być każdy podatnik VAT w terminach analogicznych jak dla Faktury VAT. Jak sama nazwa wskazuje, jest to dokument uproszczony, czyli zawierający mniejszą ilość danych. Podatnik nie musi umieszczać dokładnych informacji o nabywcy, wystarczy wpisać jedynie jego NIP. Poza tym można pominąć szczegółowe zestawienie stawek i wartości VAT, pod warunkiem, że da się określić lub wyliczyć kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Faktura MK - dokument sprzedaży nie tylko małego podatnika

Mały podatnik, czyli podmiot, który między innymi nie przekroczył określonej kwoty sprzedaży, może wybrać kasową metodę rozliczania VAT. Metoda ta polega na kwartalnym przesyłaniu deklaracji do urzędu, a co najważniejsze obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Faktura małego podatnika zawiera te same dane co Faktura VAT, a ponadto musi zawierać frazę „metoda kasowa”. Taki dopisek dotyczy również podmiotów, którzy przeprowadzają transakcje wymienione w ustawie o VAT w art. 19a ust. 5 pkt 1, i obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania należności za te usługi. Natomiast nabywca, który otrzymał fakturę MK może obniżyć kwotę podatku należnego dopiero w okresie uregulowania należności wynikającej z tego dokumentu.

Faktura OO - kiedy stosować odwrotne obciążenie

Zastosowanie procedury odwrotnego obciążenia wiąże się z przerzuceniem obowiązku rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę. Można ją zastosować jedynie w przypadku, gdy obie strony transakcji są czynnymi podatnikami VAT. Co więcej dotyczy ona sprzedaży dokładnie określonych towarów oraz usług wymienionych w załącznikach nr 11 i 14 do ustawy o VAT, które nie mogą być objęte zwolnieniem od tego podatku. Aby zakwalifikować dany produkt pod stawkę oo, na fakturze zapobiegawczo umieszcza się symbol PKWiU, który jednoznacznie identyfikuje przedmiot handlu. Dokument potwierdzający wykonanie operacji gospodarczej powinien zawierać także frazę„odwrotne obciążenie”. Wystawca nie musi natomiast umieszczać poszczególnych stawek i kwot podatku ani zestawień sum netto poszczególnych stawek VAT. Gdy już na fakturze pojawi się kolumna stawki VAT, wówczas najczęściej wprowadza się oznaczenie „oo”.

Faktura VAT Marża - Obrót używanymi towarami

Wystawianie faktury marża jest przeznaczone jedynie dla niezwolnionych z VAT podmiotów realizujących czynności wymienione w art. 119 i 120 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli między innymi pośrednicy przedmiotów używanych (ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie) oraz biura podróży. Podstawą naliczenia podatku jest marża, czyli różnica pomiędzy całkowitą wartością sprzedaży a ceną nabycia, pomniejszoną o VAT. Na fakturze nie wskazuje się żadnych szczegółowych informacji odnośnie podatku naliczonego. Istnieje jednak obowiązek umieszczenia odpowiedniego dopisku "procedura marży dla biur podróży", "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki" w zależności o rodzaju prowadzonej działalności.

Faktura VAT zaliczkowa - potwierdzenie zaliczki

Jeżeli nabywca pokryje część zobowiązań przed otrzymaniem towarów lub wykonaniem usługi, wówczas sprzedawca ma obowiązek zaewidencjonować wpłatę. Otrzymanie zaliczki od kontrahenta powoduje w tym momencie powstanie obowiązku podatkowego w podatku VAT a więc powinno nastąpić wystawienie faktury zaliczkowej. Wyjątek stanowi przedpłata za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów lub za czynności wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. Na sporządzenie dokumentu podatnik ma taki sam termin jak w przypadku zwykłych faktur, czyli do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Co jest znacznym ułatwieniem w przypadku kilku zaliczek do jednej transakcji w tym samym miesiącu, gdyż można je wykazać na jednej fakturze zaliczkowej. Poza tym wykaz obowiązkowych elementów nie różni się od zwykłej faktury VAT. Jedyna różnica polega na tym, iż wpłacona zaliczka czy zaliczki są sumą brutto i z niej należy obliczyć wartość podatku naliczonego.

Faktura VAT końcowa - rozliczenie zaliczek

Faktura końcowa jest podsumowaniem dokonanej transakcji, przed realizacją której kontrahent wpłacił zaliczkę lub zaliczki. Jest to dokument końcowy i wystawia się go podczas finalizacji sprzedaży, kiedy następuje lub ma nastąpić ostatnia płatność. Sumę należności wynikających z umowy należy pomniejszyć o wartość wcześniej otrzymanych wpłat, a kwotę podatku o sumę podatku wskazaną na fakturach zaliczkowych. Co więcej na fakturze końcowej musi znajdować się zarówno pozostała do zapłaty należność jak również wykaz wcześniej sporządzonych faktur zaliczkowych wraz z poszczególnymi kwotami zaliczek, ich numerami oraz datą ich sporządzenia. Jeśli wcześniej wpłacone zaliczki pokrywają całkowitą wartość transakcji, wówczas ostatnia faktura zaliczkowa jest rozliczeniem wniesionych opłat, a sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia już faktury końcowej zerowej.

Duplikat faktury - jak zdobyć

Przedsiębiorca, który w danym momencie nie posiada dokumentu (na skutek zniszczenia lub utraty), na podstawie którego odliczył podatek VAT, powinien skorygować deklaracje. Ustawodawca jednak wprowadził także pomocniczą procedurę w przypadku utraty dokumentu źródłowego. Podatnik powinien zwrócić się do wystawcy oryginału z prośbą o jego odwzorowanie (link). Dokument ma takie samo znaczenie prawne jak druk pierwotny, zawiera identyczne dane, ale dodatkowo umieszcza się wyrażenie „duplikat” oraz datę jego wystawienia.

Faktura Pro Forma - jaką funkcję pełni

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym z punktu widzenia ustawy o VAT, ale może być traktowana jako propozycja umowy sprzedaży towaru lub usługi w rozumieniu art. 66 § 1 KC. Ministerstwo Finansów potwierdza, że spełnia ona jedynie rolę informacyjną i nie stanowi dowodu istnienia zobowiązania, a co za tym idzie podstawy do roszczeń wobec odbiorcy. Sprzedawca wysyłaj ją najczęściej w celu poinformowania o kosztach przyszłej transakcji a także uzyskania przedpłaty lub zaliczki od nabywcy. Zapłata określonej kwoty jest akceptacją warunków umowy i skutkuje jej zawarciem. Faktura ProForma powinna zawierać wszystkie dane, jakie znajdują się w standardowej umowie, tj. oznaczenie stron, przedmiot sprzedaży oraz termin płatności.

Faktura RR - zakup produktów od rolnika ryczałtowego

Fakturę VAT RR zawsze wystawia nabywca w dwóch egzemplarzach. Muszą być jednak spełnione warunki, dokładnie opisane w art.115, 116, 117 i 118 ustawy o VAT. Wśród najważniejszych określono, że przedsiębiorca musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i nabywać towary lub usługi wymienione w Załączniku nr 2 do Ustawy o VAT od rolnika ryczałtowego. Co więcej na dokumencie potwierdzającym zawarcie transakcji, poza standardowymi danymi, wystawca umieszcza numer dokumentu stwierdzającego tożsamość dostawcy wraz z datą jego wydania i nazwę organu wydającego, a także czytelne podpisy składają osoby uprawnione do wystawienia i otrzymania faktury. Ponadto faktura VAT RR powinna również zawierać odpowiednie oświadczenie. Ściśle określone są tu również terminy i sposób płatności.

Faktura korygująca – ratunek dla wystawcy

Wystawca ma możliwość zmienić niektóre dane a także poprawić błędy na wystawionej przez siebie fakturze. Nie może jednak nanosić poprawek na oryginale. Musi sporządzić nowy dokument, który tytułuje „Faktura korygująca” albo „Korekta”. Konieczne jest także umieszczenie przyczyny korekty, podanie daty wystawienia, wpisanie informacji z faktury pierwotnej wymienionych w art 106e ust 1 pkt 1-6 ustawy o VAT oraz uzupełnienie prawidłowych kwot czy danych. Podatnik nie może jednak dowolnie korygować faktur. Jest do tego uprawniony w przypadkach wymienionych w art 106j ust. 1 ustawy o VAT, czyli udzieli obniżki, zmieni cenę przedmiotu handlu, wykryje pomyłkę w wyliczeniach, zwróci nabywcy część lub całość zapłaty albo nabywca zwróci towar nabywcy.

Nota korygująca - usuwanie literówek na fakturze

Nota korygująca jest narzędziem tylko dla nabywcy, które pozwala korygować błędy nie związane z wielkością sprzedaży, czyli pomyłek w nazwie stron transakcji, ich adresach, NIP-ach, datach, dodatkowych oznaczeniach na fakturze, itp. Takich zmian nie można wprowadzać bowiem na pierwotnym formularzu, należy przygotować nowy dokument. Konieczne jest użycie na nim zwrotu „nota korygująca”, podanie daty wystawienia, informacji z faktury oryginalnej wymienionych w art 106e ust 1 pkt 1-6 ustawy o VAT oraz wpisanie prawidłowych danych. Co ważne, nie można skorygować danych, jeśli całkowicie zmienia się podmiot na fakturze.

Faktura MOSS - sprzedaż usług za granicę

Podmioty sprzedający usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub elektroniczne poza terytorium Polski, rozliczają się z podatku VAT w państwie, w którym odbiorca ma stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu. Kupujący musi być wówczas osobą prywatną, która nie jest płatnikiem VAT. Co więcej to podatnik ma obowiązek przedstawić co najmniej dwa dowody potwierdzające kraj nabywcy.
Aby podatnik nie musiał się rejestrować i rozliczać w każdym kraju osobno, wprowadzono MOSS. System ten umożliwia zarówno rejestrację jak i rozliczanie się z każdym krajem w Polsce, w jednym dedykowanym Urzędzie Skarbowym. Co istotne rozliczenia VAT MOSS dokonuje się tylko w walucie euro, a kwoty podatku uiszcza się w dokładnej wartości wynikającej z deklaracji bez zaokrąglenia.

Faktura eksportowa - czym się charakteryzuje

Z fakturą eksportową mamy do czynienia w przypadku sprzedaży towarów poza kraje UE. Charakteryzuje się stawką VAT 0%. Aby ją zastosować muszą być spełnione warunki:

• Sprzedawca jest polskim podatnikiem VAT,
• Towar zostaje fizycznie wywieziony z terytorium Polski,
• Dostawa ta jest zgłaszana do odprawy celnej.

Faktura eksportowa zawiera takie same elementy jak zwykła faktura VAT i na jej wystawienie podatnik ma taki sam czas. Nie ma potrzeby dopisywania specjalnych oznaczeń. Należy jedynie podać informacje wymagane przez urząd celny do odprawy oraz sprawdzić czy opis towaru na fakturze jest tożsamy z opisem na zgłoszeniu celnym. Co ważne faktura eksportowa często wystawiana jest w innym języku i w obcej walucie, co nie jest sprzeczne z prawem.