Faktura korygująca

Prowadzenie działalności gospodarczej nie zawsze wiąże się z szybką i łatwą sprzedażą towarów czy usług. Najlepszy scenariusz to sprzedaż produktów, wystawienie faktury, dostawa do klienta oraz zapłata należności. Może zdarzyć się jednak, że osoba dokumentująca sprzedaż popełni błąd podczas wystawiania faktury, nastąpi podwyżka cen, klient częściowo lub w całości zwróci zakupiony towar z powodu wad czy wynegocjuje rabat towarowy, obniżkę, skonto albo bonifikatę. Wówczas przekazany kontrahentowi pierwotny dokument sprzedażowy nie odzwierciedla rzeczywistej wymiany handlowej. Co wówczas? Otóż wykryte pomyłki czy nieprawidłowości w sporządzonych fakturach należy skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej. W przypadku zwrotu czy reklamacji towarów na dokumencie korygującym należy zmniejszyć ilość towaru, by odprowadzić podatek do Urzędu Skarbowego adekwatnie do wysokości sprzedaży. Oczywiście, korektę wystawia się pod warunkiem, że faktura w ogóle została wystawiona. Jeśli jeszcze nie została, to kwotę zwraca się bez konieczności dokumentowania tego faktu.
Nasuwają się więc pytania, jak i kiedy należy wystawić fakturę korektę oraz w jaki sposób ją zaksięgować?

Kiedy wystawić korektę faktury?

Ustawodawca przewidział, że po wystawieniu faktury mogą wystąpić przypadki, w których wartość sprzedaży na dokumentach jest większa od rzeczywistej wielkości transakcji. Oznacza to, że pierwotna faktura jest nieadekwatna do wymiany towarowej. Należy wówczas sporządzić fakturę korygującą. Jednak nie każde zdarzenie pozwala na wystawienie takiego dokumentu. Artykuł 106j ust. 1 ustawy o VAT dokładnie określa sytuacje, które uprawniają sprzedawcę do sporządzenia faktury korygującej. A mianowicie, jeżeli po wystawieniu dokumentu sprzedaży:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty
• udzielono opustów i obniżek cen po dokonaniu sprzedaży
• zwrócono podatnikowi towar i opakowania
• zwrócono nabywcy część lub całość zapłaty
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie
• wykryto błąd w stawce, kwocie podatku lub w innej pozycji faktury.

Innymi słowy, fakturę korygującą wystawia się w każdym przypadku, gdy wystawiona wyjściowa faktura jest niezgodna z prawdą. Przy czym rozbieżność może się pojawić zarówno w momencie wystawiania faktury (błąd podczas sporządzania dokumentu) jak i po jej wystawieniu (udzielono rabatu lub zwrócono towar). Należy tu podkreślić, że prawo do wystawienia faktury korygującej ma tylko i wyłącznie podatnik czyli sprzedawca.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?

Po wystąpieniu jednej z wyżej wymienionych sytuacji, sprzedawca może wystawić korektę do faktury pierwotnej. Nie może być to jednak dobrowolnie sporządzony dokument ani skreślenie niepoprawnej treści lub kwoty na dokumencie początkowym. Niedopuszczalne jest też dokonywanie jakichkolwiek przeróbek i wymazywanie danych. W żadnym wypadku nie należy także używać korektorów. Ustawa o Vat jednoznacznie definiuje, w jakiej formie skorygować błędy. Sprzedawca sporządza nowy dokument, na którym powinny znaleźć się następujące dane:

• napis “Faktura korygująca” lub wersja skrócona “Korekta”
  

  Dokumentu sprzedażowego nie ma obowiązku tytułowania. Jeśli znajdują się na nim obligatoryjne elementy faktury, wówczas jest on wiarygodnym dowodem księgowym. Kiedy mamy do czynienia z fakturą korygującą, dokument musi zawierać odpowiednie wyrażenie.

• data wystawienia oraz kolejny numer
  

  Dokument korygujący, podobnie jak rzetelny dokument księgowy, powinien być opatrzony w datę jego sporządzenia. Każdej korekcie powinien także być nadany kolejny numer. Podatnicy w praktyce stosują odrębną sekwencję numerologiczną dla faktur korygujących i dla faktur sprzedażowych. Pomaga to w lepszej organizacji dokumentów.

• dane z faktury pierwotnej (określone w Art. 106e ust. 1 pkt 1- 6 oraz nazwę towaru lub usługi)
  

  Na dokumencie korygującym podatnik powinien umieścić datę wystawienia oryginalnej faktury wraz z jej unikatowym numerem, datę realizacji dostawy towarów/wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, dane podatnika i nabywcy wraz z adresami oraz numerami NIP a także nazwę lub rodzaj towaru lub usługi objętych korektą.

• przyczyna korekty
  

  Fakturę korygującą nie wystawia się bez powodu, dlatego konieczne jest umieszczenie przyczyny korekty na dokumencie. Za pomocą korekty poprawia się poważne błędy liczbowe jak również mniej istotne, takie jak dane stron transakcji. Fakturę korygującą zerującą wystawia się gdy klient nie otrzymał towaru lub odstąpił od zakupu produktu, zaś sprzedawca zwrócił mu zapłatę. Każdą z tych przyczyn należy wskazać poprzez dopisek na fakturze korygującej, np. udzielenie rabatu, zwrot towaru, korekta ceny, korekta stawki VAT, towaru nie dostarczono, błędne dane nabywcy, itp.

• prawidłowe kwoty lub treść korygowanych pozycji
  

  Na dokumentach sprzedażowych mogą wystąpić dwa rodzaje pomyłek. Pierwszy typ błędów jest efektem niewłaściwego dodawania kwot czyli niedokładność obliczeń bądź sumowania wyniku końcowego, ale także świadoma zmiana wynikająca z częściowego lub całościowego zwrotu przez nabywcę zakupionych towarów. Podatnik korygując zwroty, upusty czy omyłki w obrachunkach, wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego. W takim przypadku na fakturze korygującej w pozycji korygowanej należy umieścić prawidłowe wartości podstawy opodatkowania lub podatku należnego z podziałem na poszczególne stawki podatku. Następnym rodzajem błędów jakie mogą wystąpić są literówki w innych pozycjach faktury, np. w nazwie, adresie, numerze identyfikacji podatkowej sprzedawcy albo nabywcy, błędne oznaczenie formy płatności, nazwy towaru lub usługi albo niewłaściwa data. Omyłkowe dane można poprawić wprowadzając właściwą treść w odpowiednich pozycjach korygowanych.

• wskazanie okresu, do którego odnosi się opust lub obniżka
  

  Aby zachęcić odbiorców i pozyskać nowych klientów firmy udzielają swoim kontrahentom atrakcyjne przywileje w formie okresowych rabatów, zniżek i bonifikat. Takie praktyki wiążą się z koniecznością skorygowania każdej faktury sprzedażowej, a w niektórych przedsiębiorstwach jednorazowo może być ich nawet kilkaset. Sporządzenie korekty do każdej faktury wiąże się z poświęceniem dużej ilości czasu i pracy. W związku z tym ustawodawca wprowadził tak zwaną okresową fakturę korygującą, na której nie ma wymogu wyszczególniania faktur za wszystkie transakcje w danym okresie podlegające korekcie. Zatem w przypadku korygowania wszystkich transakcji za dany okres dla jednego odbiorcy nie ma sensu podawania wszystkich numerów faktur sprzedażowych w treści zbiorczej faktury VAT korygującej.

Kiedy wystawić fakturę korygującą?

W ustawie o VAT nie ma podanego terminu na wystawienie faktury korygującej, a jedynie podano okoliczności. Przyjmuje się zatem, że dokumenty korygujące powinny zostać wystawione niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia, które stanowi podstawę do ich wystawienia, tj. w momencie zwrotu towaru, wykrycia błędu powstałego w fakturze czy udzielenia rabatu. Bywa jednak, że błąd nie zostaje wychwycony od razu albo towar zostaje zwrócony po dłuższym czasie. Wobec tego zadajmy pytanie jaki jest maksymalny dopuszczalny termin na wystawienie faktury korygującej?

Dokumentacja sprzedaży dla celów podatkowych musi być przechowywana przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wobec tego moment dokonania korekty wyznacza upływ dnia przedawnienia się zobowiązania podatkowego wynikającego z faktury pierwotnej i w tym momencie nie ma już możliwości obniżenia podstawy opodatkowania za tamten okres. Tak więc podatnik ma prawo wystawić korektę tylko do tych faktur, w przypadku których nie przedawnił się obowiązek podatkowy.

Kiedy księgować fakturę korygującą?

W 2016 roku weszła w życie przepisy o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów, między innymi ujednolicono zasady księgowania faktur korygujących. Spójne i jasne zmiany wprowadzone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych działają na korzyść podatnika. Ustalono, że korekty dokonuje się powiększając lub pomniejszając przychody osiągnięte w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, o ile faktura pierwotna została wystawiona prawidłowo. Oznacza to, że jeśli podatnik wykryje błąd rachunkowy lub pomyłkę w wystawionej przez siebie pierwotnej fakturze sprzedażowej, wówczas fakturę korygującą księguje, cofając się do okresu rozliczeniowego faktury pierwotnej. Natomiast jeżeli okoliczności powodujące obowiązek wystawienia korekty wystąpią po dokonaniu sprzedaży, czyli w przypadku decyzji o rabacie lub zwrotu towaru przez nabywcę, to podatnik księguje faktury korygujące w bieżącym okresie rozliczeniowym. Przy czym należy pamiętać, że jeżeli podatnik w tym okresie nie osiągnął przychodów lub osiągnięte przychody są niższe od kwoty korekty, wówczas podatnik jest obowiązany zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody. Zmiany te znacznie ułatwiły pracę, ponieważ podatnik nie ma już obowiązku cofania się do poprzednich okresów i generowania korekt deklaracji rozliczeniowych. W każdym momencie podatnik powinien pamiętać, że ma prawo wystawić i zaksięgować korektę tylko do tych faktur, w przypadku których nie przedawnił się obowiązek podatkowy.

Kolejnym warunkiem uprawniającym podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania jest uzyskanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Nie w każdym przypadku wymagane jest jednak posiadanie takiego potwierdzenia. Więcej na ten temat w artykule kiedy wymagane jest potwierdzenie odbioru?