Jednolity Plik Kontrolny nie jest nowym raportem. Obowiązek generowanie JPK_VAT został nałożony 1 stycznia 2018 i dotyczy wszystkich czynnych podatników podatku od towarów i usług. Jednak niektórzy podatnicy wciąż napotykają problemy merytoryczne i techniczne związane z brakiem odpowiedniego oprogramowania w firmie, szczególnie na systemach macOS. W artykule powiemy, jak wygląda struktura pliku, jak należy ujmować transakcje, a także jak wygenerować JPK_VAT na urządzeniach Apple.
Jak wygląda struktura JPK_VAT?
Kompozycja JPK jest określona w taki sposób, aby każda faktura była osobnym wierszem. W poszczególnych znacznikach rozbija się ją na elementy składowe.
Struktura JPK_VAT - jednolitego pliku dla ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, składa się z następujących członów:
1.Nagłówek i Podmiot
<Naglowek>
<KodFormularza kodSystemowy="JPK_VAT (3)" wersjaSchemy="1-1">JPK_VAT</KodFormularza>
<WariantFormularza>3</WariantFormularza>
<CelZlozenia>0</CelZlozenia>
<DataWytworzeniaJPK>2018-11-20T10:11:29</DataWytworzeniaJPK>
<DataOd>2018-10-01</DataOd>
<DataDo>2018-10-31</DataDo>
<NazwaSystemu>FakturaLight v20.0</NazwaSystemu>
</Naglowek>KodFormularza przechowuje dwa atrybuty charakteryzujące formularz, określony dla każdego rodzaju JPK przez ministerstwo. W pole wariant formularza należy wpisać oznaczenie schematu. Aktaulne jest 3 wydanie specyfikacji. Cel złożenia zależy od tego, czy przedsiębiorca przesyła jednolity plik kontrolny po raz pierwszy w danym okresie rozliczeniowym, czy kolejny raz. Wartość „0” oznacza pierwotne złożenie JPK_VAT za dany miesiąc, natomiast korekty numeruje się kolejno od 1 do 999. Poszczególną wartość można wpisać (przesłać) tylko jednorazowo za dany okres rozliczeniowy.
Dalej umieszczana jest data wygenerowania lub utworzenia raportu we właściwym formacie wraz z dokładną godziną, a także początek i koniec okresu, którego dotyczy JPK_VAT . Obowiązkowym elementem jest też nazwa systemu, z którego pochodzi ewidencja VAT.
<Podmiot1>
<NIP>0000000000</NIP>
<PelnaNazwa>Pełna Nazwa Firmy</PelnaNazwa>
<Email>adres@pocztowy.pl</Email>
</Podmiot1>Tu zawarte są podstawowe dane identyfikujące podmiot, którego dotyczy JPK_VAT. Obowiązkowo należy podać NIP, który składa się z 10 cyfr bez przerw, myślników i liter oraz pełna nieskrócona nazwa. Ponadto, w tej części pojawiło się też nieobowiązkowe pole email. Na podany adres poczty elektronicznej przesyłane są powiadomienia w razie niezgodności JPK_VAT.
2.Ewidencja sprzedaży i zakupów
Część podstawowa obejmuje szczegółowe informacje z ewidencji sprzedaży oraz nabyć towarów i usług, prowadzonej w celu rozliczenia podatku VAT. Pojedyncza faktura tworzy sekcję SprzedazWiersz lub ZakupWiersz. Sekcji jest dokładnie tyle, ile dokumentów ujętych w danym rejestrze VAT. Jeżeli w miesiącu nie wystąpiła żadna sprzedaż ani zakup, ilość faktur wynosi 0 i wówczas nie pokazuje się część podstawowa.
<SprzedazWiersz>
<LpSprzedazy>1</LpSprzedazy>
<NrKontrahenta>0000000000</NrKontrahenta>
<NazwaKontrahenta>Nazwa Kontrahenta</NazwaKontrahenta>
<AdresKontrahenta>Adres Kontrahenta, Kod Pocztowy, Miasto</AdresKontrahenta>
<DowodSprzedazy>FZ/11/2018</DowodSprzedazy>
<DataWystawienia>2017-10-20</DataWystawienia>
<K_10>0.00</K_10>
<K_13>0.00</K_13>
<K_15>0.00</K_15>
<K_16>0.00</K_16>
<K_17>0.00</K_17>
<K_18>0.00</K_18>
<K_19>1219.51</K_19>
<K_20>280.49</K_20>
<K_31>0.00</K_31>
</SprzedazWiersz>Sekcja SprzedazWiersz tworzona jest tyle razy, ile jest faktur sprzedaży. Pojedynczy segment ma nadany kolejny numer, rozpoczynający się od 1. Dla każdej pozycji prezentowane są dane kupującego, data sprzedaży, data wystawienia, numer dokumentu, kwoty netto i kwoty podatku należnego z podziałem na poszczególne stawki. W pole numer kontrahenta wpisujemy NIP (składający się wyłącznie z ciągu 10 cyfr) lub słowo Brak (gdy klientem jest odbiorca zagraniczny i nie posiada odpowiednika NIP-u lub w przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej). Jeśli data wystawienia jest tożsama z datą sprzedaży, to można całkowicie pominąć linię data sprzedaży. W dowód sprzedaży wpisujemy numer faktury, jaki został nadany w momencie wystawienia. Wielkość liter nie ma znaczenia, ale nie można pominąć żadnych oznaczeń.
<ZakupWiersz>
<LpZakupu>1</LpZakupu>
<NrDostawcy>0000000000</NrDostawcy>
<NazwaDostawcy>Nazwa Dostawcy</NazwaDostawcy>
<AdresDostawcy>Adres Dostawcy, Kod Pocztowy, Miasto</AdresDostawcy>
<DowodZakupu>PPHU41/10/2018</DowodZakupu>
<DataZakupu>2018-10-14</DataZakupu>
<DataWplywu>2018-10-14</DataWplywu>
<K_43>0.00</K_43>
<K_44>0.00</K_44>
<K_45>772.36</K_45>
<K_46>177.64</K_46>
</ZakupWiersz>Sekcja ZakupWiersz pojawia się tyle razy, ile jest faktur zakupu. Osobne wiersze są kolejno numerowane. Dane Dostawcy zorganizowane są analogicznie jak dane kontrahenta. Natomiast w kwestii dat może pojawić się rozbieżność. Datą zakupu jest data wystawienia dowodu zakupu wpisana na fakturze, zaś data wpływu to faktyczny dzień otrzymania dokumentu od dostawcy. Dowód zakupu jest to numer faktury wpisany przez sprzedawcę. Tu również należy pamiętać, by wpisać wszystkie symbole, znaki, cyfry i litery występujące w numerze faktury.
Pozycje oznaczone literą K oraz cyfrą, odpowiadają numeracji komórek w deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K. W odpowiednie pola wpisuje się kwoty netto albo kwoty podatku, przypisane następującym transakcjom:
| K_10 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, zwolnione od podatku na podstawie art. 43 lub art. 82 ustawy o VAT. |
K_11 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (nie uwzględnia się dostaw towarów i usług z działalności gospodarczej zarejestrowanej poza terytorium kraju oraz świadczonych usług rozliczanych w ramach procedury szczególnej). |
| K_12 | Kwota netto – Świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. |
| K_13 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 0%. |
| K_14 | Kwota netto – Dostawa towarów, o której mowa w art. 129 ustawy o VAT, tj. dostawa towarów, od których dokonano zwrotu podatku podróżnemu. |
| K_15 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 5%. |
| K_16 | Kwota podatku należnego – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 5%. |
| K_17 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 7% albo 8%. |
| K_18 | Kwota podatku należnego – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 7% albo 8%. |
| K_19 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 22% albo 23%. |
| K_20 | Kwota podatku należnego – Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, opodatkowane stawką 22% albo 23%. |
| K_21 | Kwota netto – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. |
| K_22 | Kwota netto – Eksport towarów. |
| K_23 | Kwota netto –Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. |
| K_24 | Kwota podatku należnego – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. |
| K_25 | Kwota netto – Import towarów podlegający rozliczeniu zgodnie z art. 33a ustawy o VAT. |
| K_26 | Kwota podatku należnego – Import towarów podlegający rozliczeniu zgodnie z art. 33a ustawy o VAT. |
| K_27 | Kwota netto – Import usług z wyłączeniem usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT. |
| K_28 | Kwota podatku należnego – Import usług z wyłączeniem usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których 29stosuje się art. 28b ustawy o VAT. |
| K_29 | Kwota netto – Import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT. |
| K_30 | Kwota podatku należnego – Import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT. |
| K_31 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy o VAT (wypełnia dostawca). |
| K_32 | Kwota netto – Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT (wypełnia nabywca). |
| K_33 | Kwota podatku należnego – Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT (wypełnia nabywca). |
| K_34 | Kwota netto – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy o VAT (wypełnia nabywca). |
| K_35 | Kwota podatku należnego – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8 ustawy o VAT. |
| K_36 | Kwota podatku należnego od towarów i usług objętych spisem z natury, o którym mowa w art. 14 ust. 5 ustawy o VAT. |
| K_37 | Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. |
| K_38 | Kwota podatku należnego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu, wykazanego w poz. 24, podlegająca wpłacie w terminie, o którym mowa w art. 103 ust. 3, w związku z ust. 4 ustawy o VAT. |
| K_39 | Kwota podatku od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych, podlegająca wpłacie w terminach, o których mowa w art. 103 ust. 5a i 5b ustawy o VAT. |
| K_43 | Kwota netto – Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych. |
| K_44 | Kwota podatku naliczonego – Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych. |
| K_45 | Kwota netto – Nabycie towarów i usług pozostałych. |
| K_46 | Kwota podatku naliczonego – Nabycie towarów i usług pozostałych. |
| K_47 | Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych. |
| K_48 | Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć. |
| K_49 | Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy o VAT. |
| K_50 | Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy o VAT. |
Należy pamiętać, że do pliku JPK_VAT, wartości z dokumentów zakupów lub sprzedaży wprowadza się w złotych polskich. Jeżeli dokument rozliczeniowy został sporządzony w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia kwoty netto oraz kwoty podatku, zgodnie z art. 31a ustawy o VAT.
3. Sumy kontrolne sprzedaży i zakupów
Jest to sekcja odpowiadająca za kontrolę poprawności przetwarzania danych w utworzonym pliku. Komputer za pomocą specjalnego algorytmu oblicza sumę podatku oraz liczbę wierszy osobno dla ewidencji sprzedaży a osobno dla ewidencji zakupu. Komputer odbierający dane również oblicza sumę kontrolną i sprawdza, czy suma uzyskana przez niego zgadza się z sumą odebraną z pakietem danych. Jakakolwiek różnica oznacza, że plik JPK_VAT został wygenerowany niepoprawnie lub w trakcie jego przesyłania, dane uległy z jakiegoś powodu zmianie.
<SprzedazCtrl>
<LiczbaWierszySprzedazy>213</LiczbaWierszySprzedazy>
<PodatekNalezny>19810.03</PodatekNalezny>
</SprzedazCtrl>Podsumowanie części sprzedażowej zawiera liczbę wierszy ewidencji sprzedaży oraz podatek należny, za okres którego dotyczy JPK_VAT. Wartość podatku jest sumą elementów K_16, K_18, K_20, K_24, K_26, K_28, K_30, K_33, K_35, K_36, K_37 pomniejszona o kwotę z pól K_38, K_39. Sekcja SprzedazCtrl pojawia się tylko jeden raz lub wcale, gdy nie ma żadnej faktury w danym okresie raportowym.
<ZakupCtrl>
<LiczbaWierszyZakupow>97</LiczbaWierszyZakupow>
<PodatekNaliczony>9391.06</PodatekNaliczony>
</ZakupCtrl>Podsumowanie zakupu składa się z danych dotyczących liczby wierszy ewidencji zakupu, w okresie którego dotyczy JPK_VAT oraz kwotę podatku naliczonego do odliczenia, która jest sumą pól K_44, K_46, K_47, K_48, K_49 i K_50. Sekcja ZakupCtrl pojawia się tylko jeden raz za dany okres lub nie występuje w ogóle, jeśli nie wprowadzono żadnych dokumentów kosztowych.
Jak księgować transakcje w formularzu JPK_VAT?
Każdy dokument wprowadzony do pliku JPK_VAT jest z założenia osobnym obiektem, składającym się z cechujących go danych. Kiedy faktura jest standardowa, występuje wystawca jako sprzedawca i nabywca jako odbiorca, a transakcja jest udokumentowana jedną stawką podatku, nie ma problemu z wyodrębnieniem informacji i wpisaniem ich w odpowiednie pola formularza. Zasady klasyfikacji w przypadku faktur bez prawa do odliczenia VAT, faktur ze stawką zwolnioną, albo kilku stawek na jednej fakturze, rozliczenie wygląda inaczej.
- Faktury dokumentujące wydatki, od których ustawa zabrania odliczenia podatku, nie należy w ogóle wprowadzać do pliku JPK_VAT, czyli przede wszystkim nabywanie usług noclegowych oraz gastronomicznych.
- Od faktur, za usługi i towary wykorzystywane jednocześnie do działalności opodatkowanej i zwolnionej, wprowadza się tylko kwotę netto i kwotę VAT, dającą prawo odliczenia podatku, wyliczoną zgodnie z zastosowaną przez podatnika proporcją. Zasada ta dotyczy również wydatków uprawniających do odliczenia 50% VAT, związanych z wykorzystywaniem pojazdów samochodowych.
- Do pliku JPK_VAT nie trzeba również wprowadzać kosztowych faktur ze stawką ZW ani rachunków, nawet jeśli zakupy dotyczą działalności opodatkowanej, gdyż nie wpływają one na rozliczenie podatku. Własne faktury ze stawką ZW należy uwzględnić w raporcie, o ile podatnik jest zobowiązany generować JPK_VAT.
- Fakturę, która zawiera kilka pozycji objętych różnymi stawkami VAT, wprowadza się jednokrotnie. Należy pamiętać, by rozbić jej wartość netto i kwoty VAT na poszczególne stawki podatku i wykazać we właściwych pozycjach formularza.
- Kilka faktur wystawianych na rzecz tego samego podatnika lub otrzymanych od tego samego kontrahenta należy wprowadzać osobno, zgodnie z zasadą jedna faktura - jeden wiersz, niedozwolone jest księgowanie zbiorcze.
- Do ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT wprowadza się także faktury uproszczone do 450zł lub 100€, dotyczące m.in. przejazdów za autostradę, badań wstępnych dla pracowników czy przeglądów technicznych pojazdów.
- Czynny podatnik podatku od towarów i usług, wystawiający faktury VAT RR za zakupione płody rolne od rolnika ryczałtowego, księguje je po stronie nabyć.
- Dokumenty księgowe od podatników rozliczających się metodą kasowa, czyli faktury MK, należy ująć w momencie uregulowania należności, nie liczy się tu termin wystawienia faktury ani termin płatności. Częściowa zapłata za towar lub usługę, również powoduje obowiązek wprowadzenia danej transakcji do rejestru JPK_VAT, w wysokości wpłaty. Każdą kolejną płatność (całkowitą lub częściową), księguje się każdorazowo ze wskazaniem tego samego numeru faktury
- Można dokonać wpisu do formularza JPK_VAT na podstawie duplikatu, jedynie w sytuacji, gdy pierwotny egzemplarz nie dodarł do nabywcy i otrzymał on wyłącznie duplikat faktury. Podatek VAT rozlicza się zgodnie z datą otrzymania duplikatu, natomiast do ewidencji JPK_VAT wpisywana jest data wstawienia duplikatu, a nie faktury pierwotnej.
- W przypadku anulowania faktury, należy pominąć ją w Jednolitym Pliku Kontrolnym. Jeżeli plik został przesłany, a faktura uwzględniona, to należy wysłać korektę JPK_VAT.
- Fakturę oo (dokumentującą transakcje objęte procedurą tzw. „odwrotnego obciążenia") kupujący wykazuje w JPK_VAT zarówno w części sprzedażowej, jak i zakupowej. Po obydwu stronach wpisuje dane swojego kontrahenta.
- Faktura końcowa o wartości zero, która rozlicza 100% wpłaconych zaliczek, nie powinna być wykazywana w rejestrach ani plikach JPK_VAT. Co prawda, jak wynika z interpretacji indywidualnych, sprzedawca w ogóle nie powinien wystawić zerowej faktury końcowej, ale przepisy prawa nie zabraniają tej praktyki. Dlatego pojawiają się one w obiegu gospodarczym.
- Fakturę wystawioną do paragonu fiskalnego dla podatnika VAT, należy wykazać w raporcie JPK_VAT. Jeżeli faktura została wystawiona po wysłaniu JPK_VAT za dany okres, podatnik ten ma obowiązek uzupełnić ewidencję o dany dokument i przesyłać ponownie do urzędu. Korekty nie wysyła się jedynie w przypadku wystawienia faktury do sprzedaży paragonowej dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej.
- Paragony z kas fiskalnych mogą być księgowane zbiorczo na podstawie raportów dziennych lub miesięcznych. Należy pamiętać, by zestawienie pomniejszyć o kwotę wystawionych do paragonów faktur na rzecz podatników VAT.
Niezgodność JPK_VAT z deklaracją VAT-7 - powiadomienie z US
Deklarację VAT-7 (VAT-7K) oraz JPK_VAT generuje się na podstawie ewidencji zakupów i sprzedaży VAT. W związku z tym dane z Jednolitego Pliku Kontrolnego powinny być odzwierciedleniem informacji wykazanych w deklaracji podatkowej. W przypadku wystąpienia rozbieżności, podatnik otrzymuje powiadomienie o niezgodności drogą mailową (z adresu JPK.analizy@ds.mofnet.gov.pl) lub SMS-em. W treści widnieje prośba o weryfikację składanych plików JPK_VAT i złożenie wyjaśnień we właściwym urzędzie skarbowym. Powiadomienie o niezgodności nie stanowi wezwania do zapłaty ani podstawy do nałożenia kary na podatnika, jest formą uzasadnienia stanu rzeczy lub sygnałem o popełnionym błędzie i koniecznością sporządzenia korekty.
Ministerstwo Finansów wskazało trzy przeważające niezgodności, występujące przy generowaniu JPK_VAT:
- rozbieżności w informacjach zawartych w JPK VAT i deklaracji VAT za dany okres
- rozbieżności co do kwot transakcji wykazanych przez podatników i ich kontrahentów,
- wykazanie w JPK VAT faktur zakupu od kontrahentów, którzy nie mają statusu czynnego podatnika VAT
Rozbieżności w JPK_VAT, wyszukane i ujawnione przez system weryfikujący, nie zawsze są efektem błędu. Niezgodność kwot w plikach przesłanych przez dwie strony danej transakcji mogą wynikać z przeniesienia przez nabywcę prawa do odliczenia podatku VAT na kolejny miesiąc. Wówczas system, porównując za ten sam okres raporty JPK_VAT, wykryje odliczenie podatku u jednego przedsiębiorcy, a nie odnajdzie takiej transakcji po stronie sprzedawcy, gdyż sprzedawca wykazał podatek należny za okres, w którym miała miejsce sprzedaż i została wystawiona faktura.
Innym przykładem jest odliczenie podatku VAT z faktury wystawionej przez podmiot, który w chwili weryfikacji JPK_VAT nie jest czynnym podatnikiem VAT. Może tak się zdarzyć, że sprzedawca został wykreślony z rejestru VAT dopiero po dokonanej transakcji sprzedaży.
Jak wygenerować JPK _VAT na macOS
Program FakturaLight został wyposażony w w funkcje umożliwiające wytworzenie pliku JPK_VAT. Przed wygenerowaniem, należy upewnić się, że do systemu zostały wprowadzone wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe za dany okres rozliczeniowy.
