W branżach realizujących indywidualne zlecenia klientów stosuje się system zaliczkowy, szczególnie, gdy okres realizacji ulega znacznemu wydłużeniu. Ma on na celu, w pewien sposób zagwarantować wykonalność ustalonych założeń. Po podpisaniu umowy czy przyjęciu zamówienia, nabywca zobowiązany jest dokonać przedpłaty w jednej lub kilku ratach, którą uzupełnia do pełnej wysokości tuż przed lub już po wykonaniu umowy. Biorąc pod uwagę fakt, że każda powyższa operacja pieniężna niesie za sobą skutek podatkowy, niezbędne jest wystawienie odpowiedniego dokumentu. Ogólne zasady rozliczania zaliczek sprowadzają się do wystawienia faktury zaliczkowej po każdej transzy. Otrzymana kwota jest wartością brutto, z której podatnik odlicza i odprowadza podatek vat. Natomiast transakcje finalizuje faktura końcowa.
Kiedy wystawia się fakturę końcową
Przy standardowo przebiegającej sprzedaży, klient uiszcza zapłatę, a następnie otrzymuje towar wraz z dowodem zakupu, najczęściej fakturą vat. Natomiast faktura końcowa jest dokumentem ostatecznie rozliczającym wymianę handlową, tyle że rozłożoną w czasie. Kontrahent wnosi wkład finansowy jeszcze przed dostawą. Zatem jest ona ściśle związana z zaliczką i jest skutkiem wystąpienia takiej przedpłaty. Można rozważyć dwa, choć bardzo zbliżone do siebie przypadki, w których podatnik wystawia fakturę końcową. W zasadzie uzależnione są one od czasu realizacji warunków umowy.
Zaliczka i dostawa występują w różnych okresach rozliczeniowych.
Klient, składając zamówienie jest poinformowany o dłuższym czasie oczekiwania na towar czy usługę. Co więcej, przed realizacją tej transakcji zobowiązuje się uregulować należność w całości lub części. Jeśli wpłacona zaliczka lub zaliczki na poczet przyszłej dostawy nie obejmują całej sumy sprzedaży, wówczas należy wystawić fakturę końcową po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Na dokumencie rozliczeniowym, sprzedający obniża ustaloną cenę o dokonane przez kupującego wpłaty. Natomiast vat oblicza się od już pomniejszonego zobowiązania, gdyż podatnik wykazał wcześniej podatek należny i odprowadził go w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Co oznacza, że kwota podatku jest obniżona o sumę vat-u wskazaną w fakturach zaliczkowych. Poza tym na fakturze końcowej należy wykazać numery faktur zaliczkowych dotyczących danej sprzedaży.
Zaliczka i dostawa występują w tym samym okresie rozliczeniowym.
Przedsiębiorca może dokonać dostawy zamówionych towarów lub usług w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu wpłaconej zaliczki. W takiej sytuacji termin na wystawienie faktury zaliczkowej i końcowej jest taki sam. W związku z tym pomija się dokumentowanie zaliczki i podatnik sporządza jedną fakturę końcową, w której dodatkowo umieszcza datę otrzymania zaliczki oraz jej kwotę. Podatek vat oblicza natomiast od sumy zamówienia łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki.
Kiedy faktura zaliczkowa jest fakturą końcową?
Odnosząc się do art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę końcową przedsiębiorca musi wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę z pewnym zastrzeżeniem wymienionym w ustawie. Ustawodawca dopuszcza też możliwość wystawienia faktury końcowej przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usług wynikającej z zawartej umowy, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed jej sfinalizowaniem.
Co zawiera faktura końcowa
Fakturę końcową wystawia się w podobny sposób jak standardową fakturę vat z niewielką różnicą. Szczegóły określa art. 106f ust. 3 ustawy o vat. Dokument powinien zawierać:
- datę wystawienia
- kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery NIP lub NIP z przedrostkiem kraju
- datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
- nazwę przedmiotu transakcji
- cenę jednostkową netto przedmiotu sprzedaży
- ilość i miarę sprzedanych towarów lub usług
- wartość sprzedaży bez kwoty podatku
- stawki podatku w szczegółowej klasyfikacji oraz jego kwotę, pomniejszoną o sumy wcześniej wskazanych w fakturach zaliczkowych
- wartość brutto przedmiotu zamówienia lub umowy, pomniejszoną o wartość otrzymanych zaliczek
- wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi
- w szczególnych przypadkach
- wyrazy "metoda kasowa"
- wyraz "samofakturowanie"
- wyrazy "odwrotne obciążenie"
- wskazanie przepisu ustawy, dyrektywy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku
- nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres
- dane przedstawiciela podatkowego
- wyrazy "procedura marży dla biur podróży", "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki"
Zerowa faktura końcowa
Na fakturze końcowej poprzedzonej ratalnymi wpłatami, wykazuje się sumę wartości sprzedaży, pomniejszoną o kwoty tych zaliczek. Wobec tego powstaje pytanie, czy oprócz faktur zaliczkowych dokumentujących przedpłaty pokrywające całość należności, można sporządzić fakturę końcową zerową w momencie wydania kontrahentowi towaru lub zakończenia usługi? Przeglądając kolejne artykuły ustaw, aktualnie w żadnym punkcie nie można znaleźć praktyki zabraniającej powyższego działania. Odkąd uchylono przepis zakazujący wystawianie takiego dokumentu, powstało mnóstwo wątpliwości. Wielokrotnie w różnych interpretacjach indywidualnych, był rozważany temat faktury końcowej zerowej. Niemalże jednogłośnie organy wydające interpretacje podatkowe orzekły, że jeśli klient najpierw opłacił całość zamówienia i otrzymał w związku z tym fakturę zaliczkową rozliczającą zakup, to nie należy już wystawiać faktury końcowej zerowej.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 3.10.2014 r. (ITPP1/443-767/14/N).
„literalne brzmienie przepisu art. 106f ust. 3 ustawy o VAT nakazuje wystawić faktury po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, wyłącznie wtedy, gdy wystawiona wcześniej faktura zaliczkowa lub kilka faktur zaliczkowych nie obejmują całej zapłaty. Konsekwentnie, w przeciwnym wypadku faktury tzw. rozliczającej nie wystawia się. Skoro zatem wystawione przez Spółkę faktury zaliczkowe obejmowały 100% wynagrodzenia za towar Spółka nie ma obowiązku wystawiania na zadania Kontrahentów faktur końcowych”.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lipca 2015r (IBPP2/4512-420/15/IK)
„Natomiast jeżeli podatnik przed dokonaniem dostawy towaru czy wykonaniem usługi, wystawił kilka, czy nawet kilkanaście faktur zaliczkowych, z których ostatnia spowodowała, że całość zapłaty została już uiszczona, wówczas w ostatniej z tych faktur należy wpisać numery poprzednich faktur zaliczkowych. Zatem jeżeli fakturą zaliczkową (fakturami zaliczkowymi) podatnik udokumentował już całą należność, po dokonaniu towaru czy wykonaniu usługi nie wystawia się już faktury końcowej.”
Faktura końcowa w FakturaLight
Film przedstawia wystawianie faktury końcowej do zamówień w programie FakturaLight z uwzględnieniem faktur zaliczkowych:
