Faktura korygująca jest jednym z narzędzi służącym do poprawy pomyłek w już wystawionych fakturach sprzedażowych lub reakcji na udzielony rabat czy zwrot towaru. Podmiotem uprawnionym do wystawiania tego rodzaju dokumentów jest sprzedawca. Co jednak zrobić w przypadku, gdy to nabywca spostrzeże błąd, na przykład w swoich danych? Czy musi wystąpić do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej?
Do czego służy Nota Korygująca?
Nabywca wykrywając błąd na przykład w swoich danych na fakturze zakupowej ma możliwość samodzielnej poprawy literówki, w sposób zgodny z przepisami. Jednak taka korekta powinna być uwzględniona u każdej ze stron transakcji. Sprzedawca w swoich dokumentach powinien mieć takie same dane na fakturze jak nabywca. Dodatkowo ustawa narzuca konieczność akceptacji wprowadzonych zmian. Narzędzie, za pomocą którego kupujący nabywa prawo korekty niektórych błędów, ustawa definiuje jako nota korygująca. Jest to szczególny rodzaj faktury, występujący w obrocie towarowym. Pozwala na korektę pomyłek nie związanych z wielkością sprzedaży. Jeżeli informacje na temat nabywcy towaru lub usługi są niekompletne lub wypełnione z błędami, to nabywca nie może egzekwować prawa do odliczenia naliczonego podatku. Wówczas najlepszym wyjściem jest sporządzenie noty korygującej. Najważniejsza różnica pomiędzy notą a fakturą dotyczy podmiotu, który jest uprawniony do jego sporządzenia. Wystawca faktury z błędem nie ma możliwości skorygowania jej notą, podatnik musi wystawić wówczas fakturę korygującą. Jeśli zaś nabywca spostrzeże pomyłkę, błędy może poprawiać wyłącznie w formie noty. Wyjątkiem jest przypadek, gdy nabywca ma prawo wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, wówczas może również wystawiać faktury korygujące. Nota korygująca to jeden z dokumentów, którego podatnik nie księguje. Jej celem jest formalne naprawienie błędów podczas wystawiania faktury.
Co zawiera nota korygująca?
Ustawa o VAT ściśle definiuje jaki dokument można zaliczyć do noty korygującej. Aby dokument był uznany za notę korygującą, muszą się na nim znaleźć:
- wyrażenie NOTA KORYGUJĄCA
- data wystawienia oraz kolejny jej numer
- imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy i odbiorcy noty oraz ich adresy i NIP
- dane z faktury pierwotnej (określone w art. 106e ust. 1 pkt 1- 6)
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej
Jakich pomyłek nie można korygować notą?
Nota korygująca podobnie jak faktura korygująca służy do poprawiania błędów na pierwotnym dokumencie sprzedażowym. O jednej różnicy wspomnieliśmy powyżej i dotyczyła osoby uprawnionej do ich wystawiania. Kolejną bardzo istotna różnica między tymi dokumentami jest zakres danych jakie można za ich pomocą korygować. Za pomocą faktury korygującej bez problemu skorygować można każdy fragment faktury, natomiast notą korygującą nie wolno korygować elementów, których uchybienia dotyczą:
- jednostki miary i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- ceny jednostkowej netto towaru lub usługi
- kwoty rabatów lub obniżek po wystawieniu faktury sprzedażowej
- wartości netto poszczególnych towarów lub usług
- stawki podatku
- wartości sprzedaży netto
- sumy wartości podatku
- kwoty podatku
- kwoty należności ogółem
W przypadku pomyłek w powyższych danych, istnieje obowiązek wystawienia jedynie faktury korygującej.
Jakie pomyłki można korygować notą?
Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy VAT, nabywca, który otrzymał dokument sprzedażowy zawierający litrowe błędy w danych stron transakcji, ma możliwość wyeliminowania tych pomyłek za pomocą noty korygującej. Jednak nie wszystkie elementy może skorygować. Ustawodawca nie dopuścił za pomocą noty korygującej możliwości korekty błędów z zakresu danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, jedynie pomyłki w elementach opisowych faktury. Z tego przepisu wynika, że notą korygującą może być poprawiona:
- data wystawienia
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy
- numery identyfikacyjne podatnika (sprzedawcy) i nabywcy
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty
- oznaczenie towaru lub usługi
- termin płatności
- adnotacje na fakturze (np. „odwrotne obciążenie” czy „procedura marży”, niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu)
- sposób zapłaty
Jeżeli faktura zawiera błędne elementy wymienione wyżej, to podatnik bez problemu może wystawić notę korygującą te pomyłki. Sprawa się komplikuje w momencie, gdy na skutek danego błędu całkowicie zmienił się podmiot wskazany na fakturze, czyli omyłkowo zostanie wskazana osoba fizyczna lub prawna i do skorygowania są wszystkie dane nabywcy. Wówczas na dokumencie widnieje kompletnie inna jednostka gospodarcza. W takim przypadku nabywca zgłasza się z prośbą do wystawcy faktury o przygotowanie faktury korygującej.
Poniżej przytaczamy indywidualną interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 marca 2013 r. o sygn. ILPP1/443-1119/12-4/HW:
„(...) jeżeli faktura została wystawiona na zupełnie innego nabywcę, notą korygującą poprawić się już jej nie da. Noty korygujące umożliwiają bowiem poprawienie pomyłek odnoszących się tylko do konkretnego podatnika (kontrahenta) wymienionego na wystawionej fakturze”
Czy konieczna jest akceptacja noty?
W ustawie o VAT w części dotyczącej noty korygującej ustawodawca nie umieścił wzoru dokumentu, nie określił również w jakiej formie czy formacie ma być sporządzony. Podatnik używając w swoim obrocie dokumentów elektronicznych, może zastosować taką formę również do dokumentów korygujących, powinien jednak pamiętać o charakterystycznych dla noty elementach.
Wszystkie poprawione pomyłki za pomocą noty korygującej powinny być zaakceptowane przez wystawcę faktury pierwotnej. W ustawie o Vat nie jest jednak jednoznacznie określona forma akceptacji. Nabywca może zatem taką akceptację pozyskać w dowolny sposób. Stosując papierowy system dokumentów, notę korygującą sporządza się w dwóch egzemplarzach, które przesyła się do wystawcy poprawianej faktury. Wówczas akceptacja przybiera formę podpisu. Adresat potwierdza naniesione poprawki, składając swój podpis na obydwu egzemplarzach, a następnie odsyła jedną kopię do wystawcy noty korygującej. Drugą sztukę pozostawia w swojej dokumentacji. Podatnicy posługujący się e-dokumentacją, wszelkie korekty mogą również przekazywać drogą elektroniczną. Wówczas akceptacja odbywa się poprzez e-mail czy sms. O ile brak potwierdzenia otrzymania faktury korygującej uniemożliwia jej księgowanie, tak w przypadku braku akceptacji noty korygującej takiego utrudnienia nie ma. Nabywca może odliczyć VAT z błędnie wystawionej faktury, nie posiadając akceptacji noty, gdyż błąd poprawiany notą nie jest błędem rachunkowym i nie zmienia się wartość naliczonego podatku.
Który dokument ważniejszy faktura czy nota?
Przepisy nie wskazują na pierwszeństwo stosowania faktury korygującej nad notą korygującą. Możemy zatem powiedzieć, że wszelkie poprawki mogą nastąpić poprzez dowolny dokument. Warunkiem koniecznym jest poprawność zastosowania. Oznacza to, że konkretne dokumenty wystawia odpowiedni podmiot i do korekty użyje właściwego dokumentu przeznaczonego do poprawy odpowiedniego typu danych. Po wystawieniu dokumentu powinien zadbać o potwierdzenie lub akceptację.
