Jaki jest cel wystawiania faktury uproszczonej?

Korzystanie z usług innych firm jest praktyką powszechnie stosowaną. W celu osiągnięcia przychodów podmioty ściśle ze sobą kooperują, w przypadku chociażby zakupu badań dla pracowników z zakresu medycyny pracy, przewozu osób, przeglądów technicznych pojazdów czy usług gastronomicznych. Wyżej wymienione czynności generują duży ruch klientów a jednocześnie wymagają skupienia się na zaspokojeniu potrzeb konsumenta i ekspresowego załatwienia sprawy. W takich przypadkach zastosowanie faktury uproszczonej pozwala szybko i sprawnie wystawić dokument sprzedaży.

W polskim prawie podatkowym nie występuje formalna definicja „faktury uproszczonej”. Jest odpowiednikiem zwykłej faktury, jednak w wersji okrojonej, zawierająca minimalną ilość informacji. Wprowadzono ją nieoficjalnie, ponieważ pojęcie faktura okazało się zbyt szerokie. Nazwa ta już na stałe zagnieździła się w języku księgowości i weszła do powszedniego użytku. Skrócona faktura jest jednak przez ustawę ograniczona kwotowo. Co więcej, ustawodawca wyodrębnił rodzaje transakcji do których stosowanie jej jest zabronione. W szczególnych przypadkach fakturą uproszczoną może być paragon, przy spełnieniu pewnych warunków.

Kto i kiedy kto wystawia się fakturę uproszczoną?

Najważniejszym warunkiem pozwalającym zastosować podczas sprzedaży fakturę uproszczona jest wartość transakcji. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt. 3 Ustawy o VAT kwota należności ogółem nie może przekraczać kwoty 450PLN, jeżeli cena jest wyrażona w złotówkach albo 100€, jeżeli cena jest wyrażona w euro. W przypadku, gdy wartość sprzedaży przekroczy określone kwoty, wówczas należy zastosować klasyczną fakturę VAT.

Taki uproszczony dokument może sporządzić każdy przedsiębiorca bez względu na swój status podatnika VAT. Może być czynnym, zwolnionym lub niezarejestrowanym podmiotem i jest uprawniony do jej wystawienia. Co więcej, jak określa ustawa, wystawienie faktury uproszczonej jest przywilejem i ułatwieniem, a nie obowiązkiem. Jest powszechnie akceptowana i uznawana przez organy administracyjne, ale równie efektywnie można posłużyć się fakturą zawierającą pełne dane.

Jakich transakcji nie można udokumentować fakturą uproszczoną?

O ile ustawodawca nie ograniczył podmiotowo prawa do posługiwania się fakturą uproszczoną, to wykonywanie niektórych czynności wyklucza jej stosowanie w obrocie gospodarczym. Działania te zostały wymienione w art. 106e ust. 6 ustawy o VAT.
Faktury uproszczonej nie wystawią podmioty, które:

• prowadzą handel wysyłkowy z terytorium kraju lub na obszarze państwa polskiego. W takim systemie kupujący składa zamówienie drogą elektroniczną lub telefoniczną, a następnie towar jest dostarczany za pośrednictwem firm świadczących usługi pocztowe lub kurierskie. Zapłata natomiast następuje w formie przedpłaty, pobraniowo lub z odroczonym terminem płatności. W takich przypadkach kupujący najczęściej otrzymuje fakturę elektroniczną.
• realizują sprzedaż, gdzie na fakturze nie jest wymagane podanie numeru NIP jednoznacznie identyfikującego nabywce na potrzeby podatku VAT. Dotyczy to głównie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy też nieposługujących się takim numerem rolników ryczałtowych.
• dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czyli wywozu towarów z terytorium Polski na rzecz podatnika prowadzącego działalność na obszarze innego państwa należącego do Unii Europejskie.
• wykonują dostawę towarów lub świadczą usługi wobec podmiotów z innych niż Polska państw członkowskich i ten podmiot jest zobowiązany do zapłaty podatku VAT a jednocześnie faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana w imieniu podatnika przez tego nabywcę lub usługobiorcę

Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej?

Istotą faktury uproszczonej jest ograniczenie danych, jakie należy na niej umieścić, co znacznie przyspiesza jej sporządzenie. Aby dokument był prawnie uznany przez organy skarbowe za podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów musi zawierać:

• datę wystawienia
• kolejny unikatowy numer, który jednoznacznie ją identyfikuje
• dane podatnika: imię i nazwisko lub nazwę, adres, numer NIP
• numer NIP lub NIP poprzedzony dwuliterowym kodem nabywcy towaru lub usługi
• datę realizacji dostawy towarów/wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (przed otrzymaniem zamówionego towaru lub zakupionej usługi), jeśli taka data różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę przedmiotu transakcji
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen
• kwotę należności ogółem
• dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek VAT
• dodatkowe frazy i dopiski obowiązkowe dla szczególnych przypadków sprzedaży wynikające z ustawy o VAT - metoda kasowa, samofakturowanie, odwrotne obciążenie, podstawę zwolnienia z VAT, informację dotyczące stosowania procedury marży, dane organów egzekucyjnych, dane przedstawiciela podatkowego, dane odbiorcy towarów lub usług czyli jednostki działającej w imieniu gminy

Czy paragon może być traktowany jako faktura uproszczona?

Zgodnie z ustawą o VAT fakturą jest dokument, który zawiera odpowiednie dane, przy czym nie musi posiadać napisu faktura. To samo założenie dotyczy faktury uproszczonej. W związku z tym należy sprawdzić, czy informacje zawarte na paragonie fiskalnym pokrywają się z wymaganiami ustawy o VAT, czyli zawierają obowiązkowe elementy faktury VAT. Na podstawie rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących na paragonie obowiązkowo umieszczone są prawie wszystkie dane kwalifikujące go do uznania za fakturę uproszczoną, poza NIPem nabywcy. Jeśli kasa fiskalna pozwala na jego wprowadzenie wówczas należy przeanalizować pozostałe kryteria. Dodatkowym warunkiem jest całkowita wielkość sprzedaży, która nie powinna przekraczać kwoty ustalonej przez ustawodawcę. Co więcej należy sprawdzić czy transakcja nie znajduje się na liście czynności wykluczających stosowanie faktury uproszczonej.

Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 kwietnia 2016r o sygnaturze IBPP2/4512-38/16/IK

„Należy zauważyć, iż na żądanie nabywcy sprzedawca umieszcza na paragonie fiskalnym numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy). Jeżeli zgodnie z żądaniem nabywcy sprzedawca zamieści na paragonie jego NIP, a kwota transakcji nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, to paragon taki można uznać za fakturę uproszczoną (por. art. 106e ust. 5 pkt 3 oraz art. 106h ust. 4 ustawy o VAT). Warto przy tym zaznaczyć, iż dokumentem, na podstawie którego dokonuje się odliczenia VAT, jest zasadniczo faktura. Oznacza to, że tylko w sytuacji, gdy otrzymany paragon spełnia warunki uznania go za fakturę uproszczoną można będzie na jego podstawie dokonać odliczenia podatku naliczonego (jeżeli oczywiście dotyczy zakupów, które dają prawo do takiego odliczenia). Taki paragon będzie podstawą ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczej zakupu towarów lub usług oraz kwoty VAT naliczonego. (…) Zdaniem organu podatkowego pomimo tego, że kwota należności nie będzie przekraczała 450zł, to jednak z uwagi na fakt, że na paragonie fiskalnym nie będzie ujawniony NIP nabywcy, podatnik (nabywca) nie będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, bowiem paragonu tego nie można uznać za fakturę uproszczoną Przy czym dopisanie przez nabywcę NIP na paragonie nie jest wystarczające. W związku z tym, nawet jeśli ze względów technicznych sprzedawca nie może wystawić paragonu zawierającego NIP nabywcy, to w takiej sytuacji należy zażądać od sprzedawcy wystawienia faktury.”