W nieustannej pogoni za klientem może zdarzyć się, że zawieruszy się albo zniszczy ważny dokument.
Zaginiona lub zniszczona faktura zakupu towarów, bądź usług nie zawsze musi oznaczać stres czy pasmo formalności. Ustawodawca dopuszcza wystąpienie takiego przypadku i wyznacza kroki, które należy podjąć, by móc zgodnie z prawem zaksięgować koszt. W takiej sytuacji podmiot występuje z prośbą o duplikat do wystawcy.
Kto może wystawić duplikat i do jakich dokumentów?
Wystawcą duplikatu jest podmiot, który sporządził fakturę pierwotną, notę korygującą lub fakturę korektę czyli:
- podatnik lub upoważniona osoba do wystawiania
- nabywca, który zawarł umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika) lub nabywca towaru lub usługi, który sporządził notę korygującą
- przedstawiciel podatkowy czynnego podatnika vat nieposiadającego siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego
- organ egzekucyjny lub komornik sądowy wykonujący czynności egzekucyjne
Jeżeli duplikat zostanie wystawiony do faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu, a nabywcą jest podmiot działający w innym państwie członkowskim, wówczas nie należy ponownie wysyłać kopii duplikatu do żadnej jednostki kontrolującej.
Kiedy wystawić duplikat?
Duplikat sporządza podmiot wydający fakturę pierwotną na wniosek kontrahenta. Możliwe jest sporządzenie więcej niż jednego duplikatu danej faktury. Oznacza to, że podatnik ma obowiązek wystawić duplikat faktury za każdym wnioskiem o jego sporządzenie. Wniosek ten może mieć formę ustną, bądź pisemną. Wnioskodawca nie ma obowiązku podawania szczegółowej przyczyny, wystarczy że wskaże okres, za który mają być wystawione duplikaty. Wystawca, który otrzyma taki wniosek, nie ma podstaw, aby odmówić ich wystawienia, czy zażądać dodatkowej opłaty.
Czy wystawca może odmówić wystawienia duplikatu?
Jeśli podatnik zwróci się do wystawcy faktury z wnioskiem o przesłanie duplikatu, ten nie może odmówić jego wystawienia. Gdy podatnik zawiadomi o tym fakcie odpowiednie organy skarbowe, wówczas mogą za to grozić konsekwencje karnoskarbowe.
Z prawnego punktu widzenia, duplikaty są fakturami. W powyższym przypadku będzie miał zastosowanie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego, który mówi „kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych”.
Jedyną uzasadnioną podstawą odmowy wystawienia duplikatu faktury jest przedawnienie się zobowiązania podatkowego.
Jakie dane powinien zawierać duplikat?
Duplikat faktury powinien zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Pozostałe dane powinny być identyczne jak na fakturze pierwotnej (posiadanej przez wystawcę).
