Kto i kiedy jest zobowiązany do wysyłania JPK_VAT?

VAT jest podatkiem doliczanym do wartości netto przedmiotu sprzedaży, która jednocześnie podlega odliczeniu po zakupowej stronie transakcji. Jeżeli nabywca udokumentuje koszt, to druga strona musi wykazać taką samą wartość po stronie sprzedaży w tym samym okresie rozliczeniowym. Faktury, dokumentujące obrót towarów i usług, wprowadza się do elektronicznej ewidencji JPK_VAT. Dane sporządzone w jednorodny sposób pozwalają organom skarbowym sprawniej przeprowadzać czynności sprawdzające, nie tylko u kontrolowanego przedsiębiorcy, ale również u jego kontrahentów. Celem takiej weryfikacji jest porównanie JPK-VAT z danymi deklaracji VAT-7, a także sprawdzenie, czy podatnik wykazał sprzedaż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Co to jest JPK_VAT?

Jednolity Plik Kontrolny VAT, jest to elektroniczny zbiór danych o dokonanych transakcjach zakupu i sprzedaży czynnych podatników VAT w formie pliku xml. Informacje pochodzą z prowadzonej ewidencji VAT, na podstawie której rozlicza się podatek od towarów i usług za wybrany okres. Układ, konstrukcja i rozmieszczenie danych w pliku, muszą być wykonane zgodnie ze specyfikacją, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Aktualna wersja struktury logicznej JPK_VAT obowiązuje od stycznia 2018 i jest już trzecim wariantem. Co oznacza, że obecnie ważnym i akceptowanym przez organy skarbowe raportem ewidencji sprzedaży i zakupu VAT, jest plik JPK_VAT(3).

Do JPK_VAT wprowadza się wszystkie wystawione przez podatnika faktury, za dany okres. Przy czym dokumenty nie muszą być ujęte według kolejności w deklaracji VAT-7 (czy VAT-7K). Ważne, aby zawartość pliku JPK_VAT odpowiadała deklaracji lub jej korekcie. Jeżeli plik jest przygotowywany automatycznie, program musi uwzględnić każdy dokument sprzedażowy. Ministerstwo Finansów podkreśla, że rejestrów VAT nie można dzielić na części i plików xml wysyłać fragmentami. Plik JPK_VAT musi być jednoczęściowym podsumowaniem okresu rozliczeniowego.

Kto ma obowiązek przekazywać JPK_VAT i w jakim terminie?

Art. 109. ust. 3. ustawy o VAT mówi o obowiązku prowadzenia ewidencji, obejmującej niezbędne dane do prawidłowego przygotowania deklaracji podatkowej. Powinny się w niej znaleźć informacje niezbędne do określenia:

• przedmiotu i podstawy opodatkowania
• wysokości kwoty podatku należnego oraz jego korekt
• kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego oraz jego korekt
• kwoty podatku podlegającej wpłacie lub zwrotowi

Powyższa ewidencja powinna także pozwolić na jednoznaczna identyfikację transakcji, między innymi za pomocą numeru podatkowego kontrahenta.

Art. 109 ust. 8a. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Powyższy zapis pojawił się w prawie 1 stycznia 2018 r. Tym samym wykluczył on metodę prowadzenia rejestrów VAT w formie papierowej i narzucił przedsiębiorcom cyfryzację dokumentacji księgowej. Obowiązek używania programów komputerowych dotyczy obecnie ogółu podatników, z wyjątkiem tych wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub art. 82 ust. 3 oraz sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9.

W związku z powyższym, wszyscy czynni podatnicy podatku od towarów i usług, tj. osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, osoby prawne, podatnicy bez osobowości prawnej czy rolnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku od towarów i usług, prowadzą obecnie ewidencje VAT wyłącznie w formie elektronicznej, czym jednocześnie zobligowani są do generowania i wysyłania JPK_VAT, najpóźniej 25 dnia po zakończeniu każdego miesiąca. Termin ten obowiązuje także przedsiębiorców rozliczających się z urzędem kwartalnie. Ordynacja podatkowa nakłada bowiem comiesięczny obowiązek przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego na wszystkich, bez względu na to, czy przesyłają deklaracje podatkowe miesięczne czy kwartalne. Co istotne, przedsiębiorca nie może przesyłać „zerowych" plików za pierwsze dwa miesiące kwartału, a w trzecim miesiącu wygenerować całej kwartalnej ewidencji zakupów i sprzedaży. Za każdy miesiąc należy złożyć pełny raport JPK_VAT. Podmioty zarejestrowane w VAT na terytorium Polski, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, również muszą przesyłać pliki raportowe każdego miesiąca. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowy przedsiębiorca nie wykazał ani sprzedaży ani zakupów i złożył zerowa deklarację VAT, to również musi wygenerować i wysłać JPK_VAT, ale uzupełnia jedynie nagłówek oraz część zawierającą dane identyfikujące.

Jeżeli zmianie ulegną następujące pozycje:

• kwota podatku należnego
• kwota podatku naliczonego
• wprowadzona zostanie nieprawidłowa data
• wprowadzone zostaną dane kontrahenta uniemożliwiające jego identyfikację,

to przedsiębiorca ma obowiązek przesłania korekty JPK_VAT. Podatnik musi złożyć nowy i kompletny plik JPK_VAT, w którym zamieszcza wszystkie dane, nie tylko te korygowane. Składa się ją niezwłocznie po skorygowaniu deklaracji VAT-7, zidentyfikowaniu błędów lub po otrzymaniu informacji o wprowadzeniu błędnych danych kontrahenta.

W przypadku, kiedy przedsiębiorca przed wysłaniem jednolitego pliku kontrolnego za dany okres, złożył deklarację dla podatku od towarów i usług i jej korektę, to pierwszy plik JPK_VAT może być zgodny z ostatnią korektą deklaracji VAT. Liczba składanych korekt deklaracji VAT nie musi odpowiadać liczbie korekt JPK_VAT.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie pociąga za sobą obowiązków składania raportów do urzędu skarbowego. Jednak w niektórych sytuacjach, pomimo zawieszenia działalności gospodarczej, podatnik musi złożyć deklarację VAT i jednocześnie przesłać plik JPK_VAT. Zgodnie z art. 99 ust. 7b ustawy o VAT, obowiązek ten dotyczy:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
• podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikami
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik ma obowiązek dokonać korekty podatku naliczonego

W przypadku kiedy przedsiębiorca zawiesił działalność i został wykreślony z rejestru podatników VAT na podstawie art. 96 ust. 9a pkt 1 ustawy o VAT, a następnie sporządza spis z natury na dzień likwidacji i składa ostatnią deklarację podatkową bez odwieszania działalności, to musi również sporządzić i wysłać JPK_VAT za ten miesiąc.

Kto nie musi wysyłać JPK_VAT?

Obowiązek przesyłania pliku JPK_VAT jest ściśle związany z deklaracją VAT-7 lub VAT-7K. Jeżeli przedsiębiorca nie składa deklaracji rozliczeniowej, nie ma też obowiązku generowania JPK_VAT. Dzieje się tak w kilku przypadkach:

1. Podatnik wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług, wskazane w ustawie o podatku od towarów i usług, na podstawie: art. 43 ust. 1 (zwolnienie przedmiotowe), art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie podmiotowe) oraz art. 82 ust. 3 (zadania publiczne realizowane przez organizacje międzynarodowe).
2. Podatnik w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, nie prowadzi zapisów w ewidencji VAT, za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy.
3. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej, podatnik dokonuje zakupów i nie ujmuje ich w ewidencji, bo zgodnie z art. 99 ust 7a ustawy o VAT, odliczenia w deklaracji może dokonać za pierwszy okres rozliczeniowy zaraz po odwieszeniu działalności.
4. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej, podatnik wykonał usługę przedmiotowo zwolnioną od podatku od towarów i usług. Ponieważ nie wystąpił podatek do rozliczenia, nie ma obowiązku składania deklaracji podatkowej w stosunku do tej sprzedaży, aż do momentu odwieszenia działalności.
5. Podatnik rozliczający się kwartalnie odwiesił działalność gospodarczą, w pierwszym miesiącu kwartału, aby dokonać sprzedaży, a następnie ponownie ją zawiesił. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie wysyła pliku JPK_VAT za dwa pozostałe miesiące kwartału, jedynie za miesiąc, w którym dokonał sprzedaży.
6. Podatnik zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych, składający VAT-UE, korzystający jednocześnie ze zwolnienia podmiotowego.

JPK_VAT a zwolnienie z VAT

Ze zwolnieniem od podatku od towarów i usług związane jest takie pojęcie, jak faktura bez VAT. Dokument niezawierający kwoty i stawki VAT wystawia przedsiębiorca, który na postawie odpowiednich przepisów nie rozlicza tego podatku. Takich faktur nie uwzględnia się w JPK_VAT po stronie kosztów. Natomiast podatnik zwolniony przedmiotowo, który jednocześnie prowadzi sprzedaż opodatkowaną pozostałymi stawkami VAT, zobowiązany jest zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i comiesięcznie składać pliki JPK_VAT. W raporcie tym ujmuje już wszystkie transakcje sprzedażowe (zarówno zwolnione jak i opodatkowane), z podziałem na poszczególne stawki i rodzaje. Po stronie nabyć, w ewidencji zakupów, wykazuje wyłącznie transakcje związane z działalnością opodatkowaną, czyli wartości generujące prawo odliczenia VAT. To znaczy, że nie wykazuje się w w ewidencji zakupu VAT faktur dokumentujących czynności:

• zwolnione z VAT
• opodatkowane, ale w całości wykorzystywanych do działalności zwolnionej z VAT
• wykorzystywane do celów działalności pozostającej poza podatkiem VAT.

Inaczej wygląda zwolnienie podmiotowe z VAT, ze względu na limit obrotów. Od momentu przekroczenia kwoty ustawowej (w 2018 roku wynosi ona 200 000zł), podatnik ma obowiązek generować raporty JPK_VAT. Począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę, zwolnienie podmiotowe traci moc. Pierwszy jednolity plik kontrolny należy przygotować za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia, uwzględniając jedynie czynności po tym okresie.

Warto pamiętać, że niezłożenie w wyznaczonym terminie raportu podatkowego JPK_VAT, może zostać potraktowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Za naruszenie obowiązków podatkowych, organ skarbowy może nałożyć karę grzywny, określoną w art. 80 § 1 Kodeksu karnego skarbowego.