Faktura podatnika zwolnionego z VAT, czyli faktura bez VAT

VAT(z ang. Value Added Tax) to podatek, którego wartość doliczana jest do każdej transakcji. Jego wysokość zależy od rodzaju przedmiotu sprzedaży. Jest wprowadzany na każdym etapie łańcucha logistycznego, przez poszczególne jednostki biorące udział w procesie sprzedaży. Ostatecznym płatnikiem podatku VAT jest konsument, gdyż przedsiębiorcy mają przywilej jego odliczenia. Nie każdy podmiot musi być podatnikiem podatku VAT. Przepisy prawa przewidują różnego rodzaju zwolnienia, z których można skorzystać bez obowiązku zawiadamiania administracji publicznej.

Kto jest uprawniony do wystawienia faktury bez VAT?

Fakturę bez kwoty i stawki VAT wystawia podatnik zwolniony z VAT na podstawie odpowiednich przepisów. Zwolnienie może mieć charakter podmiotowy oraz przedmiotowy.

Ze zwolnienia podmiotowego korzystają przedsiębiorcy, u których obroty nie przekroczyły 200 tys zł w skali roku a dodatkowo rodzaj prowadzonej działalności nie wyklucza tego zwolnienia. Ustalona kwota jest wartością samej sprzedaży, bez podatku. Do wartości tej sprzedaży nie wlicza się też między innymi wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży wysyłkowej z terytorium i na terytorium kraju, innych czynności zwolnionych na podstawie przepisów prawa, czy odpłatnej dostawy towarów, które podlegają amortyzacji i są zaliczane do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Natomiast podatnik, który świadczy usługi lub dokonuje dostaw towarów wymienionych w art. 113 ust. 13, jest przez ustawodawcę z góry pozbawiony prawa do zwolnienia ze względu na limit. Oznacza to, że już od momentu rejestracji działalności, musi dokonać także zgłoszenia do urzędu, na druku VAT-R, jako podatnik VAT czynny i doliczać ten podatek do każdej transakcji.
Ze zwolnienia podmiotowego można też dobrowolnie zrezygnować. Co więcej, wskutek przekroczenia ustawowego limitu obrotu, podatnik traci prawo do dalszego stosowania zwolnienia. W związku z tym przedsiębiorca powinien na bieżąco sprawdzać wielkości sprzedaży.

Natomiast zwolnienie przedmiotowe dotyczy rodzaju wykonywanej działalności. Stosuje się je niezależnie od osiągniętej wartości sprzedaży, jeżeli podatnik dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi wyłącznie zwolnione z VAT, a jest ich sporo. Wszystkie czynności zwolnione z VAT zostały wymienione w art. 43 ustawy o VAT, a w artykułach 45 – 80 wyszczególniono towary, których import nie powoduje naliczania VAT-u. Zostało także wydane osobne rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, które określa inne kryteria zwolnienia od podatku VAT oraz szczegółowe okoliczności stosowania tych zwolnień.

Faktura czy rachunek?

Zgodnie z art. 87. § 1 ordynacji podatkowej, przedsiębiorca, który nie jest zobligowany innymi przepisami do wystawiania faktur, wystawia rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, na prośbę nabywcy.

Z kolei ustawodawca zaznaczył w ustawie o VAT, że podatnik zwolniony od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, nie musi swojej sprzedaży dokumentować fakturą. Fakturę wystawia jedynie w przypadku, gdy nabywca zażąda takiego dokumentu.

Żaden z przytoczonych aktów prawnych ani nie wyklucza ani nie nakazuje wystawiania faktur bez bezpośredniej prośby nabywcy. W związku z tym przedsiębiorca ma możliwość wyboru, czy wygodniej mu się sporządza rachunki czy faktury.

Termin wystawienia rachunku a termin wystawienia faktury

Przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT, wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż, na wyraźną prośbę ze strony kupującego. Nabywca powinien zgłosić takie żądanie najpóźniej do 3 miesięcy, które liczy się od końca miesiąca, w którym towar został mu dostarczony, została wykonana dla niego usługa lub wpłacił zaliczkę pokrywającą należność w części lub w całości. Chęć uzyskania dokumentu sprzedaży po tym terminie, może odnieść negatywny skutek, gdyż sprzedawca ma prawo odmówić.
Jeżeli przedsiębiorca, mimo zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur, zdecyduje się na stałe ich wykorzystywanie w swojej działalności, to sporządza faktury w terminie podanym w ustawie o VAT, czyli do 15-tego dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonał sprzedaży.

Nabywca, który potrzebuje rachunek potwierdzający sprzedaż, powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę. Przedsiębiorca ma na jego sporządzenie 7 dni od dnia:

• wykonania usługi, jeżeli wiedział o tym przed sprzedażą
• zgłoszenia żądania, jeżeli dowiedział się po sprzedaży.

Jakie dane zawiera rachunek?

Zakres danych, jakie powinien zawierać rachunek znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Zgodnie z aktem prawnym, rachunek potwierdzający sprzedaż towaru lub usługi obejmuje co najmniej następujące informacje:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo
• ogólną sumę należności wyrażoną słownie

Jeżeli oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, taki rachunek wystawia się ponownie z datą jego ponownego wystawienia oraz dopiskiem "DUPLIKAT".

Obowiązkowe elementy faktury bez VAT

Wszystkie obowiązkowe pozycje standardowej faktury są wymienione w Art.106e ustawy o VAT. Dla podatników korzystających ze zwolnienia VAT ustalono jednak przypadki, w których można podać węższy zakres danych, niż podaje przepis.

Jeżeli działalność gospodarcza dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 tej ustawy, wówczas faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem,
• wskazanie przepisu ustawy lub innej podstawy prawnej, na podstawie której podatnik stosuje zwolnienie od podatku;

Zwolnienie to dotyczy między innymi dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej, dostawy ludzkich organów, dostawy złota dla NBP, dostawy niektórych terenów niezabudowanych i budynków, usług zarządzania funduszami inwestycyjnymi, usług świadczonych przez techników dentystycznych, działalności w zakresie gier losowych, usług pocztowych, usług w zakresie opieki medycznej, usług transportu sanitarnego, usług pomocy społecznej i opieki nad osobami niepełnosprawnymi, usług prywatnego nauczania świadczonych przez nauczycieli, usług ściśle związanych ze sportem lub wychowaniem fizycznym, usług kulturalnych, a także usług wynajmu na cele mieszkaniowe.

Faktura podatnika świadczącego usługi zwolnione od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• nazwę usługi,
• kwotę, której dotyczy dokument,

Wyżej wymienione elementy odnoszą się do podmiotów, które dokumentują między innymi transakcje walutami, banknotami i monetami używanymi jako prawny środek płatniczy, usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, usługi udzielania zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych oraz usługi w zakresie depozytów środków pieniężnych, prowadzenia rachunków pieniężnych i transakcji płatniczych.

Natomiast podatnik, który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi zwolnione od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, czyli ze względu na nieprzekroczony limit obrotów, wystawia fakturę zawierającą następujące dane:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem,

JPK_VAT a zwolnienie z VAT

Ustawodawca, w art. 82 § 1b ordynacji podatkowej wskazuje podmioty, które są obowiązane do comiesięcznego przekazywania organom państwowym informacji o prowadzonej ewidencji dla celów podatku VAT, opisanej w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, w postaci JPK_VAT, a także o sposobie jej przesyłania.

Podatnicy zwolnieni przedmiotowo, których przedmiotem sprzedaży są wyłącznie czynności zwolnione od podatku VAT, w ogóle nie mają obowiązku prowadzić ewidencji dla potrzeb VAT. W związku z tym nie przybyło im dodatkowych obowiązków w postaci wysyłki JPK_VAT.

Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT ze względu na limit obrotów, prowadzą ewidencję uproszczoną. Czyli również nie muszą przygotowywać plików JPK_VAT. Dopiero w chwili przekroczenia 200 tys zł sprzedaży, zostają im narzucone dodatkowe obowiązki ewidencyjne i raportowe. Pierwszy jednolity plik kontrolny muszą przygotować za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia ustawowego. Jednak nie uwzględniają w nim transakcji sprzed przekroczenia, obejmują wyłącznie okres po osiągnięciu tej kwoty.

Podatnicy przedmiotowo zwolnieni z VAT, mogą także prowadzić sprzedaż opodatkowaną innymi stawkami podatku od towarów i usług. W takim przypadku muszą być zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, a co za tym idzie są także zobligowani do składania JPK_VAT. W raporcie JPK ujmują wówczas wszystkie transakcje zwolnione jak i opodatkowane, z podziałem na poszczególne stawki i rodzaje. Natomiast w ewidencji zakupów wykazują wyłącznie transakcje związane z działalnością opodatkowaną. Czyli zwolnienie z VAT nie zawsze znosi obowiązek generownia JPK_VAT.