KSeF – co to jest i dlaczego warto mieć program do faktur z jego obsługą?

Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą zobowiązani do korzystania z KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. To rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur, która wymaga odpowiednich narzędzi. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, kiedy stanie się obowiązkowy i dlaczego warto wybrać program do faktur z jego integracją.

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zamiast wysyłać fakturę PDF mailem, przedsiębiorca wysyła ją do systemu KSeF, a odbiorca pobiera ją stamtąd – również przez zintegrowane oprogramowanie.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

W dniu 5 czerwca Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o VAT, która oficjalnie ustala termin wdrożenia obowiązkowego KSeF na 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że do tego czasu zasady wystawiania faktur VAT pozostają bez zmian, a korzystanie z e-faktur w KSeF pozostaje dobrowolne. Nowelizacja została uchwalona 9 maja 2024 r. i opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją 852. Pełną treść aktu prawnego można znaleźć na stronie: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852

Ustawa przewiduje następujące etapy wprowadzenia:

Po co program zintegrowany z KSeF?

Wystawianie faktur elektronicznych w formacie wymaganym przez KSeF jest czynnością, która bez odpowiedniego oprogramowania jest czasochłonna i niewygodna. KSeF akceptuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML FA(3), które należy dodatkowo podpisać tokenem lub certyfikatem. Nowoczesny program do faktur zajmuje się tym automatycznie: generuje poprawny plik, podpisuje i wysyła – w kilka sekund i bez technicznych przeszkód.

• Automatyzacja: Wystawiasz i wysyłasz fakturę jednym kliknięciem.
• Bezpieczeństwo: Oprogramowanie pomaga unikać błędów formalnych.
• Księgowość: Łatwiejsze przesyłanie faktur do biura rachunkowego.
• Funkcje dodatkowe: Historia faktur, integracje, fakturowanie offline i wiele więcej.

Tryb offline w KSeF – czym jest i kiedy się przydaje?

KSeF przewiduje możliwość pracy w trybie offline, czyli wystawiania faktur bez aktywnego połączenia z internetem lub z systemem Ministerstwa Finansów. W trybie tym faktury są lokalnie zapisywane i wysyłane do KSeF dopiero po przywróceniu połączenia. To bardzo przydatna funkcja w sytuacjach awaryjnych – np. podczas awarii sieci, pracy w terenie czy problemów technicznych po stronie KSeF.

Z tego względu dużą przewagą mają programy desktopowe, które umożliwiają pracę offline. Pozwalają one na ciągłość wystawiania faktur bez ryzyka przerwy w działalności firmy. Połączenie funkcji offline z synchronizacją do KSeF zapewnia elastyczność i bezpieczeństwo działania, niezależnie od warunków zewnętrznych.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF to ogromna zmiana, ale dobrze dobrany program sprawi, że przejście będzie bezproblemowe. Warto już teraz zainwestować w rozwiązanie z integracją z KSeF, które zaoszczędzi czas i pomoże w zgodnym z prawem prowadzeniu działalności.