Program do faktur z obsługą KSeF

Edyta Łuszcz Opublikowano 16 lipca, 2025
  • 289

KSeF – co to jest i dlaczego warto mieć program do faktur z jego obsługą?

Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą zobowiązani do korzystania z KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. To rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur, która wymaga odpowiednich narzędzi. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, kiedy stanie się obowiązkowy i dlaczego warto wybrać program do faktur z jego integracją.

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zamiast wysyłać fakturę PDF mailem, przedsiębiorca wysyła ją do systemu KSeF, a odbiorca pobiera ją stamtąd – również przez zintegrowane oprogramowanie.

Program do fakturowania z KSeF

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

W dniu 5 czerwca Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o VAT, która oficjalnie ustala termin wdrożenia obowiązkowego KSeF na 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że do tego czasu zasady wystawiania faktur VAT pozostają bez zmian, a korzystanie z e-faktur w KSeF pozostaje dobrowolne. Nowelizacja została uchwalona 9 maja 2024 r. i opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją 852. Pełną treść aktu prawnego można znaleźć na stronie: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/852

Ustawa przewiduje następujące etapy wprowadzenia:

DataEtap
1 lutego 2026Obowiązkowe dla podmiotów, które w roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów
1 kwietnia 2026Obowiązkowe dla pozostałych przedsiębiorców – z wyjątkiem wykluczonych cyfrowo lub mikrofirm z drobną sprzedażą

Po co program zintegrowany z KSeF?

Wystawianie faktur elektronicznych w formacie wymaganym przez KSeF jest czynnością, która bez odpowiedniego oprogramowania jest czasochłonna i niewygodna. KSeF akceptuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML FA(3), które należy dodatkowo podpisać tokenem lub certyfikatem. Nowoczesny program do faktur zajmuje się tym automatycznie: generuje poprawny plik, podpisuje i wysyła – w kilka sekund i bez technicznych przeszkód.

  • Automatyzacja: Wystawiasz i wysyłasz fakturę jednym kliknięciem.
  • Bezpieczeństwo: Oprogramowanie pomaga unikać błędów formalnych.
  • Księgowość: Łatwiejsze przesyłanie faktur do biura rachunkowego.
  • Funkcje dodatkowe: Historia faktur, integracje, fakturowanie offline i wiele więcej.

Tryb offline w KSeF – czym jest i kiedy się przydaje?

KSeF przewiduje możliwość pracy w trybie offline, czyli wystawiania faktur bez aktywnego połączenia z internetem lub z systemem Ministerstwa Finansów. W trybie tym faktury są lokalnie zapisywane i wysyłane do KSeF dopiero po przywróceniu połączenia. To bardzo przydatna funkcja w sytuacjach awaryjnych – np. podczas awarii sieci, pracy w terenie czy problemów technicznych po stronie KSeF.

Z tego względu dużą przewagę mają programy do fakturowania offline, które umożliwiają pracę bez dostępu do sieci. Pozwalają one na ciągłość wystawiania faktur bez ryzyka przerwy w działalności firmy. Połączenie funkcji offline z synchronizacją do KSeF zapewnia elastyczność i bezpieczeństwo działania, niezależnie od warunków zewnętrznych.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF to ogromna zmiana, ale dobrze dobrany program sprawi, że przejście będzie bezproblemowe. Warto już teraz zainwestować w rozwiązanie z integracją z KSeF, które zaoszczędzi czas i pomoże w zgodnym z prawem prowadzeniu działalności.

Szukasz prostego programu z KSeF?

Wybierz taki, który działa na każdym systemie, pozwala prowadzić wiele firm i jest gotowy na nowe przepisy.

Wypróbuj FakturaLight
Jeżeli artykuł okazał się pomocny, udostępnij go innym:

Bądź na bierząco

Inne artykuły w tej kategorii

29 listopada, 2018 Kto i kiedy jest zobowiązany do wysyłania JPK_VAT?

VAT jest podatkiem doliczanym do wartości netto przedmiotu sprzedaży, która jednocześnie podlega odliczeniu po zakupowej stronie transakcji.

16 grudnia, 2019 Split payment najważniejsze informacje

Mechanizm podzielonej płatności VAT, który funkcjonuje już od 1 lipca 2018 roku, do tej pory był dobrowolnym sposobem regulowania należności w transakcjach B2B.

17 marca, 2017 Nota korygująca

Faktura korygująca jest jednym z narzędzi służącym do poprawy pomyłek w już wystawionych fakturach sprzedażowych lub reakcji na udzielony rabat czy zwrot towaru.