Po skonfigurowaniu bazy, program poprosi nas o uzupełnienie danych firmy. Kliknięcie przycisku tak spowoduje otwarcie okna Ustawienia, w którym mamy możliwość konfiguracji następujących parametrów:
W tej części znajdują się wszystkie informacje o sprzedającym, które pojawią się na wszystkich dokumentach wystawionych w programie.
Aby wystawiane faktury były zgodne z obowiązującymi przepisami, należy obowiązkowo uzupełnić nazwę firmy, adres (ulica, nr domu, miejscowość, kod pocztowy) oraz NIP. Warto wprowadzić także pola województwo, powiat, gmina i e-mail, ponieważ używane są do generowania Jednolitych Plików Kontrolnych. Jeżeli chcemy, aby dodatkowo na fakturach pojawiały się informacje kontaktowe, należy wpisać telefon i/lub adres e-mail. Z kolei zawartość pola miejsce wystawienia jest wykorzystywana jako wartość domyślna podczas każdorazowego wystawiania faktury. Jeśli miejsce wystawienia pozostawimy puste, wówczas podczas wystawiania dokumentów, program pobierze dane z pola miejscowość.
W części „VAT” zawarte są informacje odnośnie podatku od towarów i usług. Jeśli firma jest zwolniona z podatku VAT, wówczas należy odznaczyć checkbox „Firma jest płatnikiem VAT” i wybrać podstawę zwolnienia, która drukuje się na fakturze. Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo nie muszą wskazywać przepisu ustawy, na podstawie której stosują zwolnienie, w związku z tym mogą pominąć to pole formularza.
Podmioty zwolnione z VAT nie muszą wykazywać na fakturze żadnych informacji związanych z tym podatkiem. W związku z tym, domyślnie faktury nie zawierają tych danych. Aby na wydruku dokumentów pojawiły się kolumny ze stawką i kwotą VAT wystarczy zaznaczyć opcję „Drukuj stawkę i kwoty VAT na dokumentach”.
Dalej, w części „Logo firmy” istnieje możliwość dodania pliku z firmowym logotypem, które będzie widoczne na wydrukach dokumentów. Miejsce przeznaczone na logo ma wymiary 4241x1574. Należy wybrać opcję Wczytaj, a następnie wybrać i otworzyć plik graficzny.
Plik zostanie wówczas przeskalowany z zachowaniem proporcji.
W tej zakładce dodajemy, edytujemy i usuwamy konta bankowe, które będą dostępne na liście wyboru podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych w zakładce „Płatność”.
Aby dodać nowe konto bankowe, klikamy Dodaj i wypełniamy danymi nowy rekord. W poszczególne kolumny wpisujemy numer rachunku, nazwę banku oraz Swift. Nazwa rachunku nie drukuje się na dokumentach i służy jedynie do jego identyfikacji w oknie wystawiania faktury.
Uwaga! Po wybraniu zdefiniowanego numeru konta podczas wystawiania faktury, na wydruku pojawi się kod QR z informacją o płatności dla aplikacji bankowości mobilnej. Drukowanie kodów możemy wyłączyć w Ustawieniach wydruku.
W tej zakładce dodajemy, edytujemy i usuwamy osoby wystawiające dokumenty. Dodane w tym miejscu osoby, będą dostępne na liście wyboru podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych w zakładce „Dodatkowe”.
Aby dodać nową osobę, klikamy Dodaj, a następnie uzupełniamy danymi nowy rekord.
Tutaj dodajemy, edytujemy i usuwamy jednostki miary. Jednostki wprowadzone w tym miejscu, będą dostępne jako lista wyboru w oknie dodawania nowych produktów oraz na liście pozycji wszystkich dokumentów sprzedażowych.
Aby dodać nową jednostkę, klikamy Dodaj i uzupełniamy nowy rekord.
W tym miejscu definiujemy, edytujemy lub usuwamy formy płatności. Do każdej z form płatności można przypisać domyślną liczbę dni określających termin uregulowania należności przez kontrahenta. Po wybraniu zdefiniowanej formy płatności podczas wystawiania dokumentu sprzedażowego, program automatycznie ustawi termin zapłaty. Warto dodać, że nazwa metody płatności jest drukowana na dokumentach.
Aby dodać nowy sposób płatności klikamy Dodaj i uzupełniamy danymi nowy rekord.
W tej sekcji można modyfikować, tworzyć oraz usuwać szablony numeracji. Z programem otrzymują Państwo domyślnie zdefiniowane schematy dla każdego typu dokumentu.
Szablony można tworzyć z dowolnych ciągów znaków oraz następujących zmiennych:
Tworząc własne szablony lub edytując istniejące, należy zachować następujące zasady:
Poniżej przykładowe szablony i powstałe z nich numery dokumentów:
Uwaga! Szablony numeracji nie mogą się powtarzać.
Przepisy pozwalają na przesyłanie faktur w formie elektronicznej (nieedytowalnej) jako załącznik do wiadomości e-mail. Aby móc w ten sposób przekazać dokument kontrahentowi, należy uzupełnić zakładkę Poczta.
Okno podzielone jest na trzy części. W polach odnoszących się do danych serwera poczty wychodzącej należy wpisać nazwę serwera, ustawić port, a następnie podać login i hasło. Domyślne numery portów dla nieszyfrowanych serwerów pocztowych SMTP to 587 i 465 (dla połączeń szyfrowanych SSL).
W części Nadawca należy wpisać adres e-mail oraz nazwę nadawcy. Nazwą może być np. adres e-mail, imię i nazwisko lub nazwa firmy.
W części Szablon wiadomości, możemy zdefiniować domyślny temat i treść wiadomości e-mail wysyłanej z załączonymi fakturami. Poniżej znajduje się przykładowa wiadomość z użyciem zmiennej %numer_faktury%, która zastępowana jest numerem aktualnie wysyłanego dokumentu.
Uwaga dla użytkowników poczty Gmail. Jeżeli pomimo podania właściwych danych serwera oraz loginu i hasła, program zgłasza błąd podczas wysyłania dokumentów, prosimy o włączenie opcji „Zezwalaj na mniej bezpieczne aplikacje”, która dostępna jest pod adresem: https://myaccount.google.com/security#connectedapps
Wygląd faktury i innych dokumentów można w pewnej części spersonalizować. Służy do tego zakładka Ustawienia wydruku.
W tej zakładce dostępne są następujące parametry:
Sekcja Zaawansowane pozwala na zmianę domyślnego zachowania programu w zakresie:
Wszystkie wprowadzone ustawienia zapisujemy klikając przycisk OK.