Instrukcja obsługi - pierwsze uruchomienie

Po skonfigurowaniu bazy, program poprosi nas o uzupełnienie danych firmy. Kliknięcie przycisku tak spowoduje otwarcie okna Ustawienia, w którym mamy możliwość konfiguracji następujących parametrów:

• dane firmy
• konta bankowe
• osoby wystawiające
• jednostki miary
• metody płatności
• szablony numeracji
• poczta
• ustawienia wydruku

Dane firmy

W tej części znajdują się wszystkie informacje o sprzedającym, które pojawią się na wszystkich dokumentach wystawionych w programie.

Aby wystawiane faktury były zgodne z obowiązującymi przepisami, należy obowiązkowo uzupełnić nazwę firmy, adres (ulica, nr domu, miejscowość, kod pocztowy) oraz NIP. Warto wprowadzić także pola województwo, powiat, gmina i e-mail, ponieważ używane są do generowania Jednolitych Plików Kontrolnych. Jeżeli chcemy, aby dodatkowo na fakturach pojawiały się informacje kontaktowe, należy wpisać telefon i/lub adres e-mail. Z kolei zawartość pola miejsce wystawienia jest wykorzystywana jako wartość domyślna podczas każdorazowego wystawiania faktury. Jeśli miejsce wystawienia pozostawimy puste, wówczas podczas wystawiania dokumentów, program pobierze dane z pola miejscowość.

W części „VAT” zawarte są informacje odnośnie podatku od towarów i usług. Jeśli firma jest zwolniona z podatku VAT, wówczas należy odznaczyć checkbox „Firma jest płatnikiem VAT” i wybrać podstawę zwolnienia, która drukuje się na fakturze. Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo nie muszą wskazywać przepisu ustawy, na podstawie której stosują zwolnienie, w związku z tym mogą pominąć to pole formularza.

Podmioty zwolnione z VAT nie muszą wykazywać na fakturze żadnych informacji związanych z tym podatkiem. W związku z tym, domyślnie faktury nie zawierają tych danych. Aby na wydruku dokumentów pojawiły się kolumny ze stawką i kwotą VAT wystarczy zaznaczyć opcję „Drukuj stawkę i kwoty VAT na dokumentach”.

Dalej, w części „Logo firmy” istnieje możliwość dodania pliku z firmowym logotypem, które będzie widoczne na wydrukach dokumentów. Miejsce przeznaczone na logo ma wymiary 4241x1574. Należy wybrać opcję Wczytaj, a następnie wybrać i otworzyć plik graficzny.

Plik zostanie wówczas przeskalowany z zachowaniem proporcji.

Konta bankowe

W tej zakładce dodajemy, edytujemy i usuwamy konta bankowe, które będą dostępne na liście wyboru podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych w zakładce „Płatność”.

Aby dodać nowe konto bankowe, klikamy Dodaj i wypełniamy danymi nowy rekord. W poszczególne kolumny wpisujemy numer rachunku, nazwę banku oraz Swift. Nazwa rachunku nie drukuje się na dokumentach i służy jedynie do jego identyfikacji w oknie wystawiania faktury.

Uwaga! Po wybraniu zdefiniowanego numeru konta podczas wystawiania faktury, na wydruku pojawi się kod QR z informacją o płatności dla aplikacji bankowości mobilnej. Drukowanie kodów możemy wyłączyć w Ustawieniach wydruku.

Osoby wystawiające

W tej zakładce dodajemy, edytujemy i usuwamy osoby wystawiające dokumenty. Dodane w tym miejscu osoby, będą dostępne na liście wyboru podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych w zakładce „Dodatkowe”.

Aby dodać nową osobę, klikamy Dodaj, a następnie uzupełniamy danymi nowy rekord.

Jednostki miary

Tutaj dodajemy, edytujemy i usuwamy jednostki miary. Jednostki wprowadzone w tym miejscu, będą dostępne jako lista wyboru w oknie dodawania nowych produktów oraz na liście pozycji wszystkich dokumentów sprzedażowych.

Aby dodać nową jednostkę, klikamy Dodaj i uzupełniamy nowy rekord.

Metody płatności

W tym miejscu definiujemy, edytujemy lub usuwamy formy płatności. Do każdej z form płatności można przypisać domyślną liczbę dni określających termin uregulowania należności przez kontrahenta. Po wybraniu zdefiniowanej formy płatności podczas wystawiania dokumentu sprzedażowego, program automatycznie ustawi termin zapłaty. Warto dodać, że nazwa metody płatności jest drukowana na dokumentach.

Aby dodać nowy sposób płatności klikamy Dodaj i uzupełniamy danymi nowy rekord.

Szablony numeracji

W tej sekcji można modyfikować, tworzyć oraz usuwać szablony numeracji. Z programem otrzymują Państwo domyślnie zdefiniowane schematy dla każdego typu dokumentu.

Szablony można tworzyć z dowolnych ciągów znaków oraz następujących zmiennych:

• %d – dzień
• %m – miesiąc
• %mm – miesiąc zapisany dwucyfrowo (01, 02, itd.)
• %mm – miesiąc zapisany dwucyfrowo (01, 02, itd.)
• %nr – kolejny numer w roku
• %nm – kolejny numer w miesiącu

Tworząc własne szablony lub edytując istniejące, należy zachować następujące zasady:

• każdy szablon musi zawierać zmienną %r i jedną ze zmiennych %nr lub %nm
• zmienne %nr i %nm nie mogą występować jednocześnie
• jeżeli w szablonie wystąpi zmienna %nm, to musi się w nim pojawić również %m lub %mm
• szablony nie mogą się dublować

Poniżej przykładowe szablony i powstałe z nich numery dokumentów:

• %nm/%mm/%r→1/03/2017 (pierwszy dokument wystawiony dnia 15.03.2017)
• FVAT#%d%mm%r/%nr → FVAT#15032017/2 (drugi dokument wystawiony dnia 15.03.2017)
• ZAL/%nr-%mm-%r → ZAL/4-03-2017 (czwarty dokument wystawiony dnia 15.03.2017)

Uwaga! Szablony numeracji nie mogą się powtarzać.

Poczta

Przepisy pozwalają na przesyłanie faktur w formie elektronicznej (nieedytowalnej) jako załącznik do wiadomości e-mail. Aby móc w ten sposób przekazać dokument kontrahentowi, należy uzupełnić zakładkę Poczta.

Okno podzielone jest na trzy części. W polach odnoszących się do danych serwera poczty wychodzącej należy wpisać nazwę serwera, ustawić port, a następnie podać login i hasło. Domyślne numery portów dla nieszyfrowanych serwerów pocztowych SMTP to 587 i 465 (dla połączeń szyfrowanych SSL).

W części Nadawca należy wpisać adres e-mail oraz nazwę nadawcy. Nazwą może być np. adres e-mail, imię i nazwisko lub nazwa firmy.

W części Szablon wiadomości, możemy zdefiniować domyślny temat i treść wiadomości e-mail wysyłanej z załączonymi fakturami. Poniżej znajduje się przykładowa wiadomość z użyciem zmiennej %numer_faktury%, która zastępowana jest numerem aktualnie wysyłanego dokumentu.

Uwaga dla użytkowników poczty Gmail. Jeżeli pomimo podania właściwych danych serwera oraz loginu i hasła, program zgłasza błąd podczas wysyłania dokumentów, prosimy o włączenie opcji „Zezwalaj na mniej bezpieczne aplikacje”, która dostępna jest pod adresem: https://myaccount.google.com/security#connectedapps

Ustawienia wydruku

Wygląd faktury i innych dokumentów można w pewnej części spersonalizować. Służy do tego zakładka Ustawienia wydruku.

W tej zakładce dostępne są następujące parametry:

• Drukuj zera po przecinku także dla wartości całkowitych w kolumnie Ilość – domyślnie dla ilości całkowitych sprzedawanych produktów program nie dodaje cyfr po przecinku. Zaznaczając tę opcję, można uzyskać wspomniany efekt.
• Drukuj Kolumnę PKWiU – obecnie nie ma wymogu zamieszczania tego symbolu na fakturach. Jednak w niektórych przypadkach, jeśli ustawa powołuje się na klasyfikację, przedsiębiorcy stosują go w celu określenia produktów nią objętych.
• Drukuj numer zamówienia na fakturze wystawionej do zamówienia – Po zaznaczeniu tej opcji, na fakturach sporządzanych na podstawie zamówienia będzie wyświetlana informacja o jego numerze.
• Drukuj kurs waluty dla faktur w obcej walucie – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na fakturach wystawianych w obcych walutach, będzie umieszczana informacja o kursie po jakim została przeliczona kwota podatku.
• Drukuj numer telefonu kontrahenta – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na dokumentach będzie umieszczony numer telefonu kontrahenta.
• Drukuj NIP odbiorcy – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na dokumentach w których znajduje się zarówno nabywca jak i odbiorca, będzie drukował się NIP odbiorcy.
• Drukuj kod QR dla płatności na fakturach – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na wydruku faktur z numerem konta, będzie drukowany kod QR przechowujący informacje o danych do przelewu dla bankowości mobilnej.
• Drukuj stopkę – stopka składa się z linii i czterech obszarów przeznaczonych na tekst. Każdy z obszarów tekstowych można wypełnić dowolnym napisem lub skorzystać ze zdefiniowanych pól, takich jak nazwa firmy, pełny adres, NIP lub REGON, numer kontaktowy, adres mailowy bądź numer strony.

Zaawansowane

Sekcja Zaawansowane pozwala na zmianę domyślnego zachowania programu w zakresie:

• ukrywania paragonów do których została wystawiona faktura,
• ukrywania proform, do których została wystawiona faktura,
• wyboru domyślnego typu ceny dla wszystkich dokumentów oraz kartoteki produktów,
• określenia precyzji cen oraz jednostek.

Wszystkie wprowadzone ustawienia zapisujemy klikając przycisk OK.