Wersja sieciowa programu do faktur

Wersja sieciowa
Wystawianie faktur online

Baza danych na zewnętrznym serwerze, daje możliwość wystawiania faktur wszędzie tam, gdzie jest połączenie z Internetem.

Współdzielenie danych

Łącząc się do jednej bazy, mamy dostęp do wszystkich dokumentów firmowych z komputerów oraz urządzeń mobilnych.

Bezpieczeństwo danych

Przechowywanie informacji na zewnętrznym serwerze zapewnia kompleksową ochronę w przypadku awarii urządzeń w firmie.

Zalety wersji sieciowej

Skoordynowanie numeracji faktur, w sytuacji kiedy w firmie fakturowaniem zajmuje się kilka osób, to trudne zadanie. W dobie obecnej technologii to zadanie ułatwi program do fakturowania FakturaLight w wersji sieciowej, który pozwala na szybkie wystawianie faktur online. Łącząc kilka stanowisk do jednej bazy zainstalowanej na zewnętrznym serwerze, uzyskujemy dostęp do dokumentów firmowych wszędzie tam, gdzie dysponować będziemy połączeniem internetowym. Synchronizacja daje możliwość wystawiania faktur na wielu stanowiskach i śledzenie zmian wprowadzanych przez innych użytkowników, w wyniku czego nie dochodzi do zdublowania dokumentów ani do powtórzenia numeru faktury. Programu do faktur online jest również zalecany w przypadku sprzedaży bezpośredniej, wykonywanej poza biurem. Handlowiec pracujący w terenie ma stały podgląd aktualnego poziomu zapasów w magazynach, dzięki czemu nie sprzeda produktu, którego nie ma na stanie.

Do listy korzyści dochodzą jeszcze gwarancje bezpieczeństwa danych. Przechowywanie informacji na zewnętrznym serwerze zapewnia kompleksową ochronę w przypadku ewentualnej awarii urządzeń w firmie. Dane te mogą być później odczytywane i przetwarzane po ponownym połączeniu z bazą. Zaś dostawca usług hostingowy ze swojej strony zapobiega utracie zgromadzonych zasobów poprzez wykonywanie systematycznych kopii bezpieczeństwa dysków.

baza sieciowa

W jaki sposób działa wersja sieciowa?

Aby program FakturaLight Standard lub FakturaLight Magazyn działał w wersji sieciowej, użytkownik musi posiadać zewnętrzny serwer bazodanowy. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem Internetu, po autoryzacji danych dostępowych.

Z wersji sieciowej może korzystać kilku lub kilkunastu użytkowników. Każdy użytkownik podłączony do serwera ma dostęp do tej samej bazy danych. W wyniku czego, zyskuje możliwość współdzielenia danych oraz możliwość wystawiania faktur przez Internet. W dowolnym momencie można podłączyć nowe urządzenie, w sposób opisany poniżej, w punkcie Podłączenie nowego stanowiska komputerowego do bazy sieciowej.

Korzystanie z wersji sieciowej programu do faktur NIE WYMAGA zakupu licencji na dodatkowe stanowiska, gdyż podstawowa licencja jest przypisana do numeru NIP i zezwala na jednoczesne instalowanie oprogramowania na nieograniczonej liczbie urządzeń należących do firmy.

instalacja bazy na serwerze

Jak przygotować serwer?

Do pracy z programem FakturaLight w wersji sieciowej, gdzie dane znajdują się na innym urządzeniu niż aplikacja, należy wybrać platformę bazodanową typu klient-serwer. Program współpracuje z dwoma rodzajami silników bazodanowych: PostgreSQL (wersja 9.4 lub nowsza) oraz MySQL (wersja 5.5 lub nowsza).

2.1 Baza danych na zewnętrznym serwerze

Na początku należy utworzyć pustą bazę z własnym użytkownikiem i hasłem, najlepiej osobną dla programu. Użytkownikowi należy nadać pełne uprawnienia do tworzenia i modyfikacji tabel oraz danych umieszczonych w bazie.

Jeżeli połączenie będzie odbywać się z dowolnego miejsca, np. poprzez Internet, należy dodatkowo sprawdzić w firmie hostingowej, czy nie jest zablokowany dostęp do bazy z zewnątrz, czyli publiczny dostęp do jej zasobów. Warto również upewnić się, czy na używany adres IP komputera nie została nałożona blokada i czy jest dodany do zaufanych adresów IP.

2.2 Baza danych na lokalnym komputerze

Jeden z komputerów w firmie może pełnić rolę serwera. Ważne, aby komputer pozostawał cały czas włączony oraz pozostałe urządzenia posiadały do niego dostęp. Zalecane się również, by komputery pracowały w tej samej sieci.

Na początku na komputerze, który będzie służył jako serwerem, tworzymy docelową ścieżkę katalogów dla przechowywania bazy danych. Dla celów bezpieczeństwa i wydajności powinien być to wydzielony osobny dysk, inny niż systemowy. Następnie należy zainstalować wybrany serwer bazodanowy. Dalej tworzymy pustą bazę danych, nowego użytkownika i hasło z pełnymi uprawnieniami i dostępem do danych w tabelach.

Uwaga! Użytkownik programu do faktur online musi jedynie utworzyć pustą bazę danych. Natomiast program FakturaLight po połączeniu z serwerem automatycznie wykrywa, czy wskazana baza jest pusta. Następnie inicjalizuje ją, organizując jej strukturę i tworząc odpowiednie tabele.

instalacja bazy na serwerze

Jak zainstalować wersję sieciową?

Program do faktur FakturaLight STANDARD i program do faktur z magazynem FakturaLight MAGAZYN w wersji sieciowej to klasyczna desktopowa wersja programu. Jego instalacja przebiega standardowo. Wymagana jest jedynie inna konfiguracja połączenia z bazą danych, opisaną w części Jak skonfigurować połączenie z serwerem?

3.1 Podłączenie nowego stanowiska komputerowego do bazy sieciowej

W wybranym momencie można podłączyć dodatkowe stanowisko do bazy sieciowej. Przed rozpoczęciem przyłączania nowego urządzenia, należy zaktualizować wszystkie pozostałe stanowiska do najnowszej wersji programu.

Najpierw pobieramy wersję demo programu FakturaLight, instalujemy na nowym stanowisku zgodnie z instrukcją, uruchamiamy program i dokonujemy aktywacji kodem odblokowującym (wersja z App Store nie wymaga podawania klucza aktywacyjnego). Po przeprowadzeniu powyższej procedury, uruchomi się okno Ustawienia bazy, gdzie wprowadzamy dane dostępowe. Po połączeniu programu z bazą, można już pracować na dotychczasowych danych.

3.2 Przełączenie wersji lokalnej na sieciową

Aby stanowisko komputerowe z zainstalowaną już wersją lokalną przełączyć na wersję sieciową, przechodzimy do Ustawień bazy, a następnie przeprowadzamy konfigurację połączenie z serwerem. Należy pamiętać, że dane nie zostaną automatycznie przeniesione na serwer. Aby mieć wgląd do dotychczas wystawionych dokumentów, należy przenieść dane z bazy lokalnej do bazy sieciowej.

3.3 Podłączenie telefonu lub tableta do wersji sieciowej

Do wersji sieciowej mogą być podłączone także telefony i tablety z systemem operacyjnym Android. Warunkiem koniecznym, aby współdzielić dane na urządzeniach mobilnych jest wykupienie usługi sieciowej bazy danych. (zobacz program do faktur w telefonie) Aby podłączyć telefon z serwerem, należy pobrać aplikację mobilną FakturaLight ze sklepu Google Play i zainstalować. Następnie trzeba podać adres email oraz tokenu dostępu.

konfiguracja połącznia

Jak skonfigurować połączenie z serwerem?

Konfigurację połączenia z zewnętrzną bazą danych w programie FakturaLight przeprowadzamy w Ustawieniach bazy. Do wyboru mamy dwie opcje:

4.1 Baza sieciowa w usłudze Complay

Cała konfiguracja połączenia z serwerem sprowadza się do podania tokenu dostępu, otrzymanego w wiadomości email po opłaceniu zamówienia.

Po zatwierdzeniu, konieczne jest ponowne uruchomienie programu. Jeśli nie pojawi się żaden komunikat błędu, oznacza to, że program poprawnie połączył się z baza.

4.2 Baza zewnętrzna (na własnym serwerze)

Aby połączyć się z bazą danych znajdującą się na serwerze należy podać następujące parametry:

  • Typ: wybrać typ bazy danych PostgreeSQL lub MySQL
  • Host: adres IP komputera
  • Port: numer portu
  • Użytkownik: nazwa użytkownika podana podczas tworzenia bazy danych
  • Hasło: hasło dostępu do bazy danych dla użytkownika
  • Nazwa bazy: zdefiniowana nazwa bazy danych

W tym przypadku również konieczne jest ponowne uruchomienie programu. Jeśli nie pojawi się żaden komunikat błędu, oznacza to, że program poprawnie połączył się z baza.

rzeniesienie danych

Jak przenieść dane z bazy lokalnej do bazy sieciowej?

Proces importu bazy należny przeprowadzić na stanowisku komputerowym z zainstalowanym programem FakturaLight Standard lub FakturaLight Magazyn, gdzie przechowywane są aktualne dane. Przeniesienie wszystkich informacji na serwer wykonujemy w trzech prostych krokach:

5.1 Utworzenie kopii danych z bazy wbudowanej

Pierwszym krokiem, niezbędnym do przeniesienia aktualnych danych jest kopia zapasowa (zobacz jak wykonać kopię zapasową)

5.2 Zmiana miejsca przechowywania danych

W Ustawieniach bazy zmieniamy typ połączenia na Baza zewnętrzna w usłudze Complay lub Baza sieciowa. Następnie wprowadzamy zakupiony token lub dane dostępowe do własnego serwera i zatwierdzamy przyciskiem OK. Teraz należy zrestartować program, o czym zostaniemy poinformowani. Po ponownym uruchomieniu programu, pojawi się monit o uzupełnienie danych. Krok ten należy pominąć, wybierając przycisk Anuluj.

5.3 Przywrócenie kopii zapasowej na serwerze

W tym momencie stanowisko zostało podłączone do serwera. Należy teraz wgrać zawartość pliku bazy danych, przywracając kopię zapasową (zobacz jak przywrócić kopię zapasową), zastępując wszystkie dane.

Po wybraniu pliku, należy zaczekać do momentu ukończenia importu. Wgrywanie danych na serwer może zająć dłuższą chwilę. O zakończeniu operacji zostaniemy poinformowani odpowiednim komunikatem.

Błedy

Pojawiające się komunikaty błędów

Jeśli z jakiegoś powodu nie udaje się połączyć z zewnętrzną bazą danych, program FakturaLight stara się poinformować, jaka może być przyczyna niepowodzenia. Poniżej podajemy przykłady komunikatów o błędzie otrzymanych z serwera oraz opisujemy możliwe sposoby ich rozwiązania.

6.1 Wystąpił błąd podczas komunikacji z bazą lub Wystąpił błąd podczas komunikacji z bazą, sprawdź ustawienia i upewnij się, że baza jest dostępna.

W pierwszej kolejności należy upewnić się, czy dane dostępowe zostały poprawnie wprowadzone do programu. Dodatkowo należy sprawdzić, czy nie został utworzony osobny użytkownik dla nowego stanowiska.

Jeżeli host, numer portu, nazwa użytkownika, hasło oraz nazwa bazy się zgadzają, a nadal występuje błąd, wówczas należy sprawdzić, czy na serwerze jest ustawiony publiczny dostęp do zasobów. W tym celu zalecamy wykonanie połączenia testowego za pomocą innego programu z tego komputera.

Kolejnym punktem do sprawdzenia jest wykaz adresów IP, z których jest dozwolone połączenie z bazą. Być może dany adres IP nie widnieje na takiej liście.

Ostatnią kwestią jest blokada dostęp do serwera przez dostawcę internetowego. W takiej sytuacji należy skontaktować się z dostawcą w celu wyłączenia blokady.

6.2 Baza danych wymaga nowszej wersji programu. Zaktualizuj aplikację i spróbuj ponownie.

Powyższy komunikat oznacza, że program został już uaktualniony na innym stanowisku i baza danych została skonwertowana do najnowszej wersji. Należy wykonać aktualizację programu na pozostałych stanowiskach (zobacz: jak zaktualizować program).

Uwaga! Aktualną wersję programu można sprawdzić pod przyciskiem O programie.

Aktualizacja

Jak przebiega aktualizacja programu FakturaLight w wersji sieciowej

Każde stanowisko komputerowe i każde urządzenie mobilne podłączone do jednego serwera bazodanowego, musi pracować na tej samej wersji bazy. W przypadku zamiaru pracy na wyższej wersji oprogramowania, należy wykonać upgrate (zobacz: jak zaktualizować program) kolejno na poszczególnych stanowiskach komputerowych, telefonach i tabletach. Na nieuaktualnionych stanowiskach pojawi się komunikat o błędzie.