Pierwsze uruchomienie

Aktywacja pełnej wersji oraz podstawowa konfiguracja programu

Podczas pierwszego uruchomienia wymagane jest podanie klucza licencyjnego otrzymanego po zakupie.

Klucz produktu

Następnym krokiem jest rodzaj bazy danych, w jakiej będą przechowywane wszystkie dane.
Wybór sprowadza się do:

  • bazy wbudowanej (SQLite) - na dysku własnego komputera
  • zewnętrznej - na własnym serwerze (PostgreSQL lub MySQL)
  • bazy sieciowej w usłudze Complay - na naszych serwerach (usługa dostępna za dodatkową opłatą).
Wybór bazy danych

Baza wbudowana czy zewnętrzna?

Dla firm, które zamierzają używać programu FakturaLight na jednym stanowisku komputerowym najwygodniejsza będzie baza wbudowana SQLite, w przypadku której wszystkie informacje zapisywane będą w pojedynczym pliku na dysku komputera. Taka forma przechowywania danych nie wymaga dodatkowej konfiguracji.

Wybierając opcję bazy zewnętrznej (sieciowej), zyskujemy możliwość współdzielenia wszystkich danych na wielu stanowiskach oraz możliwość pracy z programem przez Internet. FakturaLight obsługuje następujące silniki bazodanowe:

  • PostgreSQL (wersja 9.4 lub nowsza)
  • MySQL (wersja 5.5 lub nowsza)

Aby rozpocząć korzystanie z wersji sieciowej programu do faktur, należy utworzyć pustą bazę z własnym użytkownikiem i hasłem, najlepiej osobną dla programu. Wymagany jest pełny dostęp do bazy, w tym uprawnienia do tworzenia i modyfikacji tabel. Jeżeli dostęp do bazy ma odbywać się z dowolnego miejsca, np. poprzez Internet, należy dodatkowo skonfigurować publiczny dostęp do jej zasobów.

Dla użytkowników nie posiadających własnego serwera bazodanowego, udostępniamy usługę przechowywania danych na naszym serwerze (baza sieciowa w usłudze Complay). Główną zaletą naszej usługi jest brak potrzeby instalacji i konfiguracji bazy danych oraz automatyczne kopie bezpieczeństwa, które wykonujemy raz dziennie. Aby skorzystać z usługi, wystarczy złożyć zamówienie, a po jego opłaceniu, wprowadzić do okna ustawień otrzymany token dostępu.

Uwaga! Po aktywacji pełnej wersji, dokumenty wystawione w wersji demo pozostaną w programie.

Aby zabezpieczyć się przed utratą danych spowodowanych nieprzewidzianymi awariami sprzętowymi, zalecamy okresowe wykonywanie kopii zapasowych wbudowanej bazy danych.


Konfiguracja

Po skonfigurowaniu bazy, program poprosi nas o uzupełnienie danych firmy. Kliknięcie przycisku Tak spowoduje otwarcie okna Ustawień programu w którym mamy możliwość konfiguracji następujących parametrów:

  • dane firmy
  • informacje uzupełniające dla potrzeb jpk
  • konta bankowe
  • osoby wystawiające
  • jednostki miary
  • metody płatności
  • szablony numeracji
  • waluty
  • dane dotyczące podatku VAT
  • konfiguracja poczty oraz treść wiadomości
  • wydruk dokumentów oraz tłumaczenia na inne języki
  • wezwania do zapłaty
  • przypomnienia o niezapłaconych fakturach
  • magazyny (w wersji FakturaLight Magazyn)
  • dodatkowe ustawienia w części zaawansowane

1. Dane firmy

1.1 Podstawowe

W pierwszej kolejności należy wprowadzić informacje odnośnie podatku od towarów i usług, czyli wybrać jedną z opcji:

Firma jest płatnikiem VAT     ○zwolnienie z VAT

Podstawę prawną zwolnienia z VAT wskażemy, klikając w napis Ustawienia zwolnień z VAT

Dalej znajdują się informacje o sprzedającym, które będą drukowane na wszystkich wystawionych dokumentach w programie. Dane firmy można uzupełnić na dwa sposoby: ręcznie lub pobrać z GUSu, wpisując NIP i klikając ikonę lupy.

Wprowadzanie danych firmy

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wybieramy

Osoba fizyczna

natomiast dla pozostałych podmiotów zaznacza się

Osoba niefizyczna

Aby faktury były zgodne z obowiązującymi przepisami, należy obowiązkowo uzupełnić Nazwę firmy, pełny adres (Ulica, Nr domu, Miejscowość, Kod pocztowy) oraz NIP. Przedsiębiorcy zarejestrowani w bazie danych podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami, powinni dodatkowo uzupełnić pole z numerem BDO. Identyfikatorem na potrzeby celne jest numer EORI Pozostałe informacje są wymagane w plikach JPK.

Jeżeli chcemy, aby dodatkowo na fakturach pojawiały się dane kontaktowe, należy wpisać Telefon i/lub adres Email. Zawartość pola Miejsce wystawienia jest wykorzystywana jako wartość domyślna podczas każdorazowego wystawiania faktury. Jeśli Miejsce wystawienia pozostawimy puste, wówczas podczas wystawiania dokumentów, program pobierze dane z pola Miejscowość.

Ostrzeżenie! Komunikat o niewłaściwym numerze NIP ma charakter informacyjny i nie blokuje możliwości zapisania ustawień.

Niewłaściwy numer NIP

Ostrzeżenie! Komunikat o niewłaściwym numerze REGON ma charakter informacyjny i nie blokuje możliwości zapisania ustawień.

Niewłaściwy numer REGON

W tym miejscu mamy możliwość dodania pliku graficznego z firmowym logotypem, które będzie widoczne na wydrukach dokumentów sprzedażowych w pierwszym i drugim szablonie standardowym. Miejsce przeznaczone na logo ma wymiary 4241x1574.

Aby wstawić logo na wydrukach faktur, należy kliknąć przycisk Wczytaj a następnie wskazać plik.

Logo firmy

Aby usunąć logo, należy kliknąć przycisk Usuń

Logo firmy

2. JPK

Przed wygenerowaniem jednolitego pliku kontrolnego, należy wprowadzić Datę urodzenia dla podmiotu składającego deklarację, a także dane do kontaktu, takie jak Telefon lub Email.

Logo firmy

3. Konta bankowe

W tej części definiujemy wszystkie numery rachunków bankowych, jakie posiada firma, w tym konto do VAT. Zapisane elementy można później wybrać z listy w oknie wystawiania dokumentów w zakładce Płatność

Aby dodać nowe konto bankowe, klikamy przycisk Dodaj i wypełniamy danymi nowy rekord. W poszczególne kolumny wpisujemy Numer rachunku, Nazwę banku oraz Swift. Nazwa rachunku nie drukuje się na dokumentach i służy jedynie do jego identyfikacji w oknie wystawiania faktury.

Dodawanie kont bankowych

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na wybrane pole.

Edycja kont bankowych

Aby usunąć konto bankowe, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie kont bankowych

Uwaga! Po wybraniu numeru konta, na wydruku faktury w walucie polskiej pojawi się kod QR z informacją o płatności dla aplikacji bankowości mobilnej. Drukowanie kodów można wyłączyć w Ustawieniach wydruku

Czasem zachodzi potrzeba umieszczenia na wydruku faktury dwóch rachunków jednocześnie, do zapłaty należności w różnych walutach. W oknie wystawiania faktury nie ma możliwości ustawienia więcej niż jednego konta rozrachunkowego, ale można zdefiniować taką kombinację w polu Numer rachunku, które jest elementem wielolinijkowym. Tekst należny przygotować w zewnętrznym edytorze, a następnie wkleić w odpowiednią komórkę.

Przykład
Numer rachunku Nazwa banku Swift Nazwa
PLN:
10 1320 0040 0000 3802 1107 5536 (Mój bank, SwiftPLN)
EUR:
60 1130 0070 0000 3802 1107 4436 (Mój bank, SwiftEUR)
Dwuwalutowe

4. Osoby wystawiające

W tej zakładce dodajemy, edytujemy i usuwamy osoby wystawiające dokumenty. Dodane w tym miejscu osoby, będą dostępne na liście wyboru podczas wystawiania dokumentów w zakładce Dodatkowe

Aby dodać nową osobę wystawiającą, klikamy przycisk Dodaj a następnie wpisujemy imię i nazwisko.

Dodawanie Osoby wystawiającej

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na pole.

Edycja Osoby wystawiającej

Aby usunąć osobę wystawiającą, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie Osoby wystawiającej

5. Jednostki miary

Jednostki miary wprowadzone w tym miejscu, będą dostępne jako lista wyboru w oknie dodawania nowych produktów w kartotece oraz dla poszczególnych pozycji w oknie wystawiania dokumentów.

Aby dodać własną jednostkę, klikamy przycisk Dodaj i wpisujemy tekst.

Dodawanie Jednostki miary

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na pole.

Edycja Jednostki miary

Aby usunąć zdefiniowaną jednostkę, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie Jednostki miary

Błąd! Poniższy komunikat powoduje odrzucenie zapisu ustawień. Należy zmienić lub usunąć powtarzający się rekord.

Dublujące się Jednostki miary

6. Metody płatności

W programie zdefiniowane są dwie metody płatności. Aby na wydrukach dokumentów umieścić dodatkowe, indywidualne sposoby zapłaty, należy je ustawić w tym oknie. Do każdej formy płatności, przypisujemy domyślną liczbę dni. Drukowana jest zawartość pola Nazwa, natomiast liczba wpisana w kolumnę Dni wylicza końcowy termin uregulowania należności przez kontrahenta, rozpoczynając od daty wystawienia.

Po wybraniu formy płatności podczas wystawiania dokumentu sprzedażowego, program automatycznie ustawi datę w miejscu terminu zapłaty. Wartość 0 oznacza, że należności wynikające z faktury zostały już uregulowane. Wówczas na wydruku zamiast daty, wyświetli się słowo zapłacono.

Uwaga! Drukowanie terminu płatności można wyłączyć w Ustawieniach wydruku

Aby dodać metodę płatności, klikamy przycisk Dodaj i wpisujemy nazwę metody oraz liczbę w odpowiednie kolumny.

Dodawanie Metody płatności

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na wybrane pole.

Edycja Metody płatności

Aby usunąć zdefiniowaną metodę płatności, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie Metody płatności

Błąd! Poniższy komunikat powoduje odrzucenie zapisu ustawień. Należy zmienić powtarzającą się nazwę metody płatności.

Dublujące się metody płatności

7. Szablony numeracji

W tej sekcji można modyfikować lub tworzyć własne układy numeracji faktur oraz innych formularzy wystawianych w programie. W tabeli oprócz nazw dokumentów wyświetlany jest układ numeru oraz jego podgląd. Domyślnie otrzymują Państwo po jednym zdefiniowanym schemacie dla każdego typu dokumentu, który pozwoli utrzymać chronologię nadawania kolejnych numerów według daty ich wystawienia. Dla faktur, faktur korygujących, pro forma, faktur VAT marża, faktur MK, paragonów, faktur zaliczkowych i końcowych, zamówień, ofert, not korygujących, not księgowych oraz raportów kasowych istnieje możliwość wybrania numeracji dziennej, miesięcznej, rocznej lub ciągłej.

Aby dodać nowy szablon numeracji, zaznaczamy zdefiniowany format dla danego dokumentu, a następnie klikamy przycisk Dodaj.

Dodawanie szablonu numeracji

W kolumnie Szablon zostanie wklejona przykładowa formatka, którą należy wyedytować według zasad opisanych poniżej.

Aby edytować szablon numeracji, klikamy podwójnie na dane pole w kolumnie Szablon.

Edycja szablonu numeracji

Aby usunąć zdefiniowany szablon numeracji, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie szablonu numeracji

Uwaga! Pierwszy szablon jest domyślny dla danego typu dokumentu.

Błąd! Poniższy komunikat powoduje odrzucenie zapisu ustawień. Należy zmienić lub usunąć powtarzające się formuły numerów. Błąd pojawią się również w przypadku niewłaściwie skonfigurowanego szablonu numeracji, np brakującej zmiennej.

Błąd szablonów numeracji

Szczegóły błędu wyświetlają się pod tabelą.

Błąd szablonów numeracji

Błąd szablonów numeracji

Podczas tworzenia szablonu numeracji można korzystać z dowolnych ciągów znaków oraz poniższych zmiennych, wpisując je w dowolnej kolejności.

Zmienne reprezentujące datę:

  • %d – wyraża dzień (1, 2, 3, ...), w którym jest wystawiony dokument. Zmienna może być pominięta w formule, w której nie występuje numeracja dzienna.
  • %dd – wyraża dzień dwucyfrowo (01, 02, 03, ...), w którym jest wystawiony dokument. Zmienna może być pominięta we wzorze, w którym nie występuje numeracja dzienna.
  • %m – symbolizuje miesiąc (1, 2, 3, ...), w którym jest wystawiony dokument. Zmienna może być pominięta w szablonie, w którym nie występuje numeracja dzienna ani miesięczna.
  • %mm - symbolizuje miesiąc dwucyfrowo (01, 02, 03, ...), w którym jest wystawiony dokument. Zmienna może być pominięta w schemacie, w którym nie występuje numeracja dzienna ani miesięczna.
  • %rr - zamieniana jest na rok wystawienia dokumentu w postaci dwucyfrowej (21, 22, 23, ...). Symbol roku nie może być pominięty w żadnej kompozycji numeru.
  • %r - zamieniany jest na rok wystawienia dokumentu w postaci czterocyfrowej(2021, 2022, 2023, ...). Symbol roku nie może być pominięty w żadnej definicji numeru.

Zmienne reprezentujące okres numeracji:

  • %nr – kolejny numer w roku, licznik będzie zerowany po upływie każdego roku kalendarzowego
  • %nm – kolejny numer w miesiącu, licznik będzie zerowany po upływie każdego miesiąca
  • %nm – kolejny numer w dniu, licznik będzie zerowany każdego dnia
  • %nc - kolejny numer ciągły, w tym przypadku licznik nie będzie zerowany

Każdą zmienną określającą rodzaj numeracji można poprzedzić dowolną ilością zer w znacznikach, po symbolu %, na przykład:

  • %0nm - 02, 05 itp
  • %00nr - 003, 012, itp
  • %000nc - 0004, 0014, 0114, itp

Tworząc własne szablony lub edytując istniejące, należy zachować następujące zasady:

  • Każdy szablon musi zawierać zmienną %r lub %rr
  • Każdy szablon musi zawierać jedną ze zmiennych %nr, %nm, %nd lub %nc
  • Zmienne %nr, %nm, %nd i %nc nie mogą występować jednocześnie
  • Jeżeli w szablonie wystąpi zmienna %nm, to musi się w nim pojawić również %m lub %mm
  • Jeżeli w szablonie wystąpi zmienna %nd, to musi się w nim pojawić również %d lub %dd
  • Szablony numeracji nie mogą się dublować

Uwaga! W systemie nie ma możliwości ustawienia własnej serii numeracji dla dokumentów magazynowych ani kasowych. Szablon numeru tych dokumentów składa się z dwuliterowej sygnatury, związanej z przeznaczeniem dokumentu, kolejnego numeru w ujęciu rocznym oraz roku.

Poniżej przykładowe szablony i powstałe z nich numery dokumentów:

Przykład
Szablon Podgląd Objaśnienie
%nm/%mm/%r 1/06/2022 %nm numeracja miesięczna niepoprzedzona zerami, %mm miesiąc wyrażony dwucyfrowo, %r rok wyrażony czterocyfrowo, oddzielone znakami /
FVAT#%0nd#%d-%m-%r FVAT#01#16-6-2022 FVAT przedrostek, %nd numeracja dzienna poprzedzona zerem, oddzielona od pozostałych danych znakami #, %d dzień wystawienia dokumentu, %m miesiąc wystawienia dokumentu, %r rok wystawienia dokumentu, oddzielone znakami -
ZAL/%000nr/%mm/%rr ZAL/0001/06/22 ZAL przedrostek, %000nr numeracja roczna poprzedzona trzema zerami %mm miesiąc wystawienia przedstawiony dwucyfrowo, %rr rok wyrażony dwucyfrowo, oddzielone znakami /

8. Waluty

Program daje możliwość wystawiania dokumentów w walucie obcej. Kurs potrzebny do przeliczania wartości, pobierany jest z tabeli średnich kursów NBP na wybrany dzień.

Aby dana waluta wyświetlała się na liście podczas wystawiania dokumentów w zakładce Płatność oraz w momencie definiowania cen w Kartotece produktów należy zaznaczyć checkbox obok nazwy waluty.

Aktywacja waluty

Aby usunąć walutę z listy, należy odznaczyć checkbox obok nazwy waluty.

Dezaktywacja waluty

Kolejność wyświetlania walut na listach zmieniamy podobnie jak w arkuszu kalkulacyjnym - poprzez przeciągnięcie:

  • 1. Zaznaczamy wiersz, który chcemy przesunąć.
  • 2. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy przenosimy go w nowe miejsce.
  • 3. Zwalniamy lewy przycisk myszy.
Zmiana kolejności wyświetlania walut

9. VAT

9.1 Stawki podatku

Zdefiniowane w programie stawki podatku VAT należy stosować w następujących przypadkach:

  • 0% 4% 5% 8% 23% - towary oraz usługi opodatkowane daną stawką w transakcjach krajowych. Transakcje są księgowane do JPK_V7 pod odpowiednimi pozycjami: K_13, K_15, K_16, K_17, K_18, K_19, K_20.
  • 0% WDT - Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów. Transakcje księgowane do JPK_V7 w polu K_21
  • 0% EXP - eksport towarów poza UE. Transakcje księgowane są do JPK_V7 w rubryce K_22.
  • np UE - Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług, w którym na wydruku faktury pojawia się adnotacja "odwrotne obciążenie". Transakcje księgowane są do JPK_V7 w oknach K_11 i K_12
  • np EXP - świadczenie usług poza terytorium UE. Transakcje księgowane są do JPK_V7 w punkcie K_11
  • zw - dostawa towarów oraz świadczenie usług zwolnionych z VAT. Transakcje księgowane są do JPK_V7 w komórce K_10.
  • oo - krajowe odwrotne obciążenie. Transakcje księgowane są do JPK_V7 w sekcji K_31.
  • np - nie podlega opodatkowaniu. Transakcje pomijane w JPK_V7.

Powyższe stawki nie podlegają edycji.

Błąd usuwania stawek VAT

Można jedynie wybrać, które z nich będą podpowiadane przez system jako opcje wyboru na liście rozwijanej podczas wystawiania faktury w kolumnie Stawka VAT dla poszczególnych Pozycji oraz w momencie definiowania cen w Kartotece produktów.

Aby dodać stawkę do listy wyboru, zaznaczamy checbox w kolumnie Aktywna obok nazwy stawki.

Widoczność stawek VAT

Aby usunąć stawkę z listy wyboru, odznaczamy checbox w kolumnie Aktywna obok nazwy stawki.

Widoczność stawek VAT

Przynajmniej jedna stawka musi być aktywna.

Błąd widoczności stawek VAT

Aby przypisać stawkę podatku VAT do wskazanych krajów, klikamy komórkę w kolumnie Ogranicz do krajów obok nazwy stawki

 Przypisz stawki podatku do krajów

i zaznaczamy checkbox obok nazwy państwa.

 Przypisz stawki podatku do krajów

Liczba oraz nazwy zaznaczonych krajów wyświetlają się pod listą.

 Przypisz stawki podatku do krajów

Uwaga! Opcja przypisania stawki VAT do kraju działa tylko w oknie wystawiania dokumentu, po dodaniu kontrahenta.

Domyślnie odznaczone są wszystkie kraje, co powoduje, że dana stawka będzie wyświetlana dla każdego kraju. Za pomocą przycisków Zaznacz wszystkie i Odznacz wszystkie można masowo zaznaczyć/odznaczyć wszystkie checkbox'y.

 Przypisz stawki podatku do krajów

Uwaga! Użycie przycisku spowoduje zaznaczenie/odznaczenie wszystkich krajów, nie tylko tych widocznych na liście.

Aby wyszukać pożądany kraj, wpisujemy kolejne znaki w polu filtrowania.

 Przypisz stawki podatku do krajów

Poza wbudowanymi stawkami podatku VAT, program umożliwia dodanie indywidualnych stawek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Aby dodać własną stawkę podatku, klikamy przycisk Dodaj i wypełniamy danymi nowy rekord. W poszczególne kolumny wpisujemy Nazwę, która będzie jednocześnie drukowana na dokumentach, przypisujemy Wartość zdefiniowanej stawce, którą program będzie wykorzystywał do wykonywania obliczeń oraz zaznaczamy jej widoczność na listach.

Dodawanie stawki podatku VAT

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na wybrane pole.

Edycja stawki podatku VAT

Aby usunąć zdefiniowaną stawkę podatku, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie stawki podatku VAT

Błąd! Poniższy komunikat powoduje odrzucenie zapisu ustawień. Nazwa i Wartość stawki nie mogą się powtarzać. Należy zmienić zdublowane informacje.

Dublujące się stawki podatku
9.2 Zwolnienia z VAT

Na tym etapie należy wprowadzić podstawę prawną zwolnienia z VAT. Akty prawne zostały podzielone na trzy kategorie, zgodnie ze specyfikacją faktury ustrukturyzowanej XML.

Wybór zwolnienia z VAT

Pierwszej kolejności wybieramy charakter aktu prawnego, a następnie wskazujemy treść przepisu lub rozporządzenia, na podstawie którego firma korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Można skorzystać z gotowej listy lub dodać własny.

Wybór zwolnienia z VAT

Aby dodać nową podstawę prawną, klikamy przycisk Dodaj. W kolumnie Przepis wpisujemy przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, przepis dyrektywy 2006/112/WE lub inną podstawę prawną. Treść tej kolumny pojawi się na wydruku faktury, jednocześnie zostanie przesłana do KSeF. Natomiast pole Opis jest opcjonalne. Nie drukuje się na dokumentach i służy jedynie do identyfikacji aktu prawnego w oknie wystawiania faktury.

Dodawanie podstawy prawnej

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na wybrane pole.

Edycja podstawy prawnej

Aby usunąć podstawę prawną, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie podstawy prawnej

Uwaga! Domyślna podstawa prawna będzie automatycznie wybierana podczas wystawiania faktury.


10. Poczta

Przepisy pozwalają na przesyłanie faktur w formie elektronicznej (nieedytowalnej) jako załącznik do wiadomości e-mail. Aby móc w ten sposób przekazać dokument kontrahentowi, należy uzupełnić poniższe pola.

10.1 Wybór sposobu wysyłki

E-mail może zostać wysłany za pośrednictwem domyślnej aplikacji pocztowej dostarczanej z systemem macOS bądź bezpośrednio z programu FakturaLight.

Aby korzystać z programu pocztowego Mail, należy zaznaczyć opcję:

Użyj program Mail(działa tylko na macOS)

Jeśli nie chcemy korzystać z klienta poczty elektronicznej albo nie mamy takiej możliwości, zaznaczamy:

Użyj serwera poczty

Po zaznaczeniu tej opcji, należy skonfigurować parametry logowania do skrzynki pocztowej, z której będą wysyłane faktury. W polach odnoszących się do Serwera poczty wychodzącej (SMTP) należy wpisać nazwę Serwera, ustawić Port, a następnie podać Login i Hasło do konta. Standardowymi protokołami komunikacyjnymi poczty wychodzącej są porty 587 i 465. Jeżeli dla danego portu jest włączone szyfrowanie z użyciem certyfikatu, należy zaznaczyć

Użyj szyfrowania TLS

Dane serwera SMTP

W części Nadawca należy wpisać adres Email oraz Nazwę nadawcy, na przykład imię i nazwisko lub nazwę firmy.

Dane nadawcy email

Uwaga! Jeżeli pomimo podania właściwych danych serwera, loginu i hasła, program zgłasza błąd podczas wysyłania dokumentów, należy zalogować się w przeglądarce na swoje konto i w sekcji związane z bezpieczeństwem włączyć weryfikację dwuetapową oraz wygenerować unikalne hasło dla aplikacji FakturaLight Magazyn. Wygenerowane hasło wpisujemy w zakładce Serwer poczty wychodzącej (SMTP)

Przykład Przykład uruchomienia weryfikacji dwuetapowej oraz wygenerowania osobnego hasła dla poczty gmail został pokazany w filmie Konfiguracja poczty, w tym ustawienia poczty Gmail

Uwaga! Logi z poszczególnych wysyłek, znajdują się w pliku email.log. Plik można znaleźć w menu Ustawienia bazy, klikając przycisk Otwórz katalog

10.2 Szablon wiadomości

W tym miejscu należy zdefiniować domyślny Temat i Treść wiadomości, które będą każdorazowo kopiowane do maila z fakturą.

Wiadomość e-mail można wysłać jako zwykły tekst lub formatować za pomocą znaczników HTML. Tekst z dodatkiem tagów pozwala nie tylko na zmianę wielkości lub koloru czcionki. Umożliwia także dodanie stopki, logo, hiperłączy i innych elementów.

Proces kodowania szablonu wymaga podstawowej znajomości HTML i CSS. Ponadto należy zwrócić uwagę, aby kod HTML był kompatybilny z wymaganiami większości dostawców poczty internetowej, w tym Gmail, Microsoft Outlook i Apple Mail.

Uwaga! Jeżeli zdecydujemy się na użycie znaczników HTML, to cała wiadomość powinna zostać sformatowana za ich pomocą, w tym znaczniki nowej linii. Nie zalecamy używania znaczników HTML w przypadku wysyłania faktur za pomocą program Mail (system maOS).

Szablon wiadomości w formacie html

W tekście możemy użyć następujących zmiennych:

  • %numer_faktury% która każdorazowo zastępowana jest numerem dokumentu aktualnie przekazywanego kontrahentowi
  • %termin_zaplaty% która każdorazowo zastępowana jest treminem płatności z załączanej faktury
  • %do_zaplaty% która każdorazowo zastępowana jest pozostałą do zapłaty kwotą zobowiązania z aktualnie przesyłanej faktury
  • %nazwa_kontrahenta% która każdorazowo zastępowana jest nazwą kontrahenta wskazanego na fakturze
Szablon wiadomości z użyciem zmiennych
10.3 Ukryte kopie

W tym bloku definiujemy dodatkowe adresy email, na które będą wysyłane ukryte kopie wiadomości wraz z fakturą, np do księgowej.

Aby dodać nowy adres email, klikamy przycisk Dodaj i wpisujemy tekst.

Dodawanie adresu email

Aby edytować dane, klikamy podwójnie na pole.

Edycja adresu email

Aby usunąć wprowadzony adres email, podświetlamy rekord pojedynczym kliknięciem, a następnie wybieramy przycisk Usuń

Usuwanie adresu email

Ustawienia wydruku

Wygląd faktury i innych dokumentów można w pewnej części spersonalizować. Służy do tego zakładka Ustawienia wydruku.

Ustawienia wydruku

W tej zakładce dostępne są następujące parametry:

  • Drukuj zera po przecinku także dla wartości całkowitych w kolumnie Ilość – domyślnie dla ilości całkowitych sprzedawanych produktów program nie dodaje cyfr po przecinku. Zaznaczając tę opcję, można uzyskać wspomniany efekt.
  • Drukuj Kolumnę PKWiU – obecnie nie ma wymogu zamieszczania tego symbolu na fakturach. Jednak w niektórych przypadkach, jeśli ustawa powołuje się na klasyfikację, przedsiębiorcy stosują go w celu określenia produktów nią objętych.
  • Drukuj numer zamówienia na fakturze wystawionej do zamówienia – Po zaznaczeniu tej opcji, na fakturach sporządzanych na podstawie zamówienia będzie wyświetlana informacja o jego numerze.
  • Drukuj kurs waluty dla faktur w obcej walucie – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na fakturach wystawianych w obcych walutach, będzie umieszczana informacja o kursie po jakim została przeliczona kwota podatku.
  • Drukuj numer telefonu kontrahenta – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na dokumentach będzie umieszczony numer telefonu kontrahenta.
  • Drukuj NIP odbiorcy – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na dokumentach w których znajduje się zarówno nabywca jak i odbiorca, będzie drukował się NIP odbiorcy.
  • Drukuj kod QR dla płatności na fakturach – Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na wydruku faktur z numerem konta, będzie drukowany kod QR przechowujący informacje o danych do przelewu dla bankowości mobilnej.
  • Drukuj stopkę – stopka składa się z linii i czterech obszarów przeznaczonych na tekst. Każdy z obszarów tekstowych można wypełnić dowolnym napisem lub skorzystać ze zdefiniowanych pól, takich jak nazwa firmy, pełny adres, NIP lub REGON, numer kontaktowy, adres mailowy bądź numer strony.

Zaawansowane

Sekcja Zaawansowane pozwala na zmianę domyślnego zachowania programu w zakresie:

  • ukrywania paragonów do których została wystawiona faktura,
  • ukrywania proform, do których została wystawiona faktura,
  • wyboru domyślnego typu ceny dla wszystkich dokumentów oraz kartoteki produktów,
  • określenia precyzji cen oraz jednostek.

Wszystkie wprowadzone ustawienia zapisujemy klikając przycisk OK.

Ustawienia zaawansowane
Pierwsze uruchomienie