Interfejs użytkownika

Opis interfejsu i jego podstawowej funkcjonalności

Główne okno programu

Okno programu składa się z dwóch głównych części: paska narzędzi u góry (z opcją dowolnej zmiany jego pozycji za pomocą myszy) oraz obszaru zawierającego listy wszystkich dokumentów sprzedażowych z możliwością zarządzania nimi.

Kolumny możemy ustawiać w dowolnej kolejności, przeciągając myszą w wybrane miejsce, lub ukryć, klikając prawym przyciskiem myszy w obszarze nagłówka i odznaczając na liście jej nazwę.

Wyświetlaną w oknie głównym listę dokumentów, można sortować według dowolnej kolumny, poprzez klikniecie w jej nagłówek. Domyślenie są uszeregowane według daty wystawienia.

Dodatkowo, pod listą faktur oraz zamówień, znajduje się podsumowanie informujące o sumie wartości brutto, sumie pozostałej do zapłaty oraz sumie zobowiązań przeterminowanych. Podsumowanie bierze pod uwagę tylko dokumenty spełniające ustawiony filtr, czyli pozycje aktualnie widoczne na liście. Dzięki tej opcji możemy w szybki sposób sprawdzić, ile wynosi nasz przychód w danym okresie lub jak duże są zobowiązania wybranych kontrahentów.

Dokumenty, których termin płatności upłynął, oznaczane są na liście poprzez wyświetlanie kwoty Do zapłaty w kolorze czerwonym.

Uwaga! W podsumowaniu nie są uwzględniane faktury pro forma.

Filtrowanie dokumentów

Każda z list zawiera kontrolkę służącą do filtrowania widocznych dokumentów.

Filtrowanie dokumentów

Filtrowanie dokumentów pozwala na zawężenie ilości wyświetlanych rekordów, np. w celu odnalezienia konkretnej faktury lub sporządzenia zestawienia za dany okres. Aplikacja obsługuje następujące typy selekcji:

  • Filtrowanie na podstawie ciągu znaków (Grupa: Filtr)
    Aby skorzystać z tej opcji, należy wpisać szukaną frazę w pole edycyjne, a następnie wybrać kolumnę, jaką program ma przeszukać. Domyślnie przeszukiwane są wszystkie kolumny danej listy.
  • Selekcja po dacie wystawienia dokumentu (Grupa: Okres)
    Możemy wybrać jeden ze zdefiniowanych okresów (wszystko, dzisiaj, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, bieżący rok, poprzedni rok, I kwartał, II kwartał, III kwartał, IV kwartał) lub wybrać dowolny zakres dat za pomocą list wyboru.
  • Filtrowanie na podstawie szablonu numeracji dokumentu oraz statusu płatności (Grupa: Dodatkowe)
    Ustawienie filtru Numeracja powoduje wyświetlanie dokumentów posiadających wybrany szablon numeracji, natomiast filtr Płatność umożliwia filtrowanie dokumentów na podstawie statusu ich płatności (Opłacone, Niepłacone, Przeterminowane.

Uwaga! Ustawiony filtr jest zapamiętywany i jest aktywny nawet po ponownym uruchomieniu programu.

Zestawienia

Dostępne filtry możemy wykorzystać do tworzenia zestawień dokumentów, np. w celu sporządzenia listy przeterminowanych faktur w danym okresie.
Tworzenie zestawienia rozpoczynamy od przefiltrowania listy według wybranych kryteriów, a następnie kliknięcia przycisku Zestawienie.

Zestawienia

Kolejnym krokiem jest wybranie zakresu danych, które będą prezentowane w tabeli.

Zestawienia - wybór kolumn

Po wykonaniu powyższych czynności, wygenerowany raport drukujemy lub eksportujemy do pliku CSV.

Zestawienia - wydruk

Wyszukiwanie dokumentów

Poza filtrowaniem dokumentów, program pozwala również na wyszukiwanie dowolnej frazy w widocznych dokumentach. Aby skorzystać z tej opcji, należy nacisnąć kombinację klawiszy cmd ⌘ + F (macOS) lub ctrl + F (Windows) i wpisać żądaną frazę. Jeżeli fraza zostanie odnaleziona, zostanie zaznaczona żółtym kolorem.

Wyszukiwanie dokumentów

Wydruk lub wysyłka dokumentów

Masowy wydruk lub wysyłka za pomocą poczty elektronicznej dostępna jest na liście faktur. Wystarczy za pomocą myszy zaznaczyć przynajmniej jeden rekord i wybrać jedną z poniższych opcji.

Przycisk drukuj, wyślij

Po kliknięciu przycisku Drukuj pojawi się następujące okno podsumowujące.

Podgląd faktur do druku

W oknie mamy możliwość zmiany ustawień strony oraz wyboru języka drukowanych faktur (polski, angielski lub polsko-angielski). Na drukowanych dokumentach możemy także umieścić dodatkowe oznaczenia, takie jak kopia, oryginał czy duplikat. Za pomocą przycisku Zapisz do plików PDF, możemy zapisać faktury do osobnych plików PDF, natomiast naciśnięcie przycisku Drukuj, spowoduje wydruk dokumentów na domyślnej drukarce.

Analogiczne okno zostało przygotowane do wysyłki faktur za pomocą poczty e-mail. Dodatkową funkcjonalnością jest jedynie podgląd treści wysyłanej wiadomości.

Wysyłka faktur poprzez e-mail

Każdy typ dokumentu ma przypisaną listę opcji, pozwalającą na wykonywanie specyficznych dla niego operacji. Aby otworzyć menu kontekstowe, klikamy prawym przyciskiem myszy (na macOS – z wciśniętym klawiszem Control) w obszarze wybranego wiersza na liście dokumentów.

Menu kontekstowe

Dostępne opcje w zależności od typu dokumentu:

  • Wystaw fakturę korektę – uruchamia okno służące do wystawienia faktury korekty powiązanej z wybraną fakturą z listy.
  • Wpłata – umożliwia wprowadzenie lub usunięcie wpłaty do dokumentów z odroczonym terminem płatności.
  • Wystaw fakturę z PRO-formy – tworzymy fakturę na podstawie wybranej pro formy, uruchamiając okno formularza z wypełnionymi danymi.
  • Wystaw fakturę z paragonu – tworzymy fakturę na podstawie paragonu, uruchamiając okno formularza z wypełnioną specyfikacją produktów. Dane kontrahenta należy uzupełnić.
  • Wystaw fakturę zaliczkową do zamówienia – tworzymy fakturę zaliczkową do zamówienia.
  • Wystaw fakturę końcową do zamówienia – tworzymy fakturę końcową do zamówienia.
  • Wystaw fakturę do zamówienia – tworzymy fakturę do zamówienia.

Uwaga! Wyświetlone opcje zależą od typu dokumentu i będą różne dla faktur, korekt czy zamówień.

Interfejs użytkownika