Na fakturze dokumentującej zrealizowaną transakcję u każdej ze stron muszą widnieć takie same informacje. Wobec tego, korekty spowodowane wykrytymi błędami rachunkowymi, czy też przyznanymi rabatami powinny być wykonane u obydwu kontrahentów w sposób jednoznaczny i jednoczesny. W związku z tym, po sporządzeniu faktury korygującej sprzedawca jest zobowiązany przekazać ją nabywcy, by ten ujął identyczną kwotę w swojej dokumentacji księgowej. W szczególnych przypadkach samo przekazanie nie jest wystarczające, a wystawca dokumentu powinien dodatkowo zadbać o potwierdzenie jego odbioru.
Faktura korygująca - obniżenie podstawy opodatkowania
Sprzedawca obniżając podstawę opodatkowania fakturą korygującą w przypadku udzielenia rabatu lub otrzymania zwrotu towaru, ustawowo zobowiązany jest posiadać potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Wystawca takie potwierdzenie musi fizycznie mieć w swojej dokumentacji już w momencie składania deklaracji podatkowej. Oznacza to, że musi je uzyskać przed upływem terminu do złożenia oświadczenia podatkowego za okres rozliczeniowy, którego dotyczy to oświadczenie. W przypadku otrzymania potwierdzenia po terminie złożenia zeznania podatkowego, nie ma potrzeby korekty deklaracji. Ustawa o VAT daje prawo podatnikowi uwzględnienia faktury korygującej w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał potwierdzenie.
Kiedy nie trzeba potwierdzenia?
Przepisy nakazują posiadanie potwierdzenia w stosunku do faktur korygujących obniżających podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego. Art. 29a, ust. 13 ustawy o VAT definiuje warunek jaki musi być spełniony, aby podatnik mógł obniżyć podstawę opodatkowania za pomocą faktury korygującej. Ale czy podatnik powinien uzyskać takie potwierdzenie w stosunku do korekt na plus?
Akty prawne nie wymagają posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej zwiększającej. Sprzedawca ma więc w tym zakresie pełną dowolność i swobodę decyzji. Jednak stosowanie dobrych praktyk, pozwala uzyskać wymierne korzyści, np. ściąganie należności. Zawsze należy więc rozważyć, czy warto pofatygować się o potwierdzenie.
Poza art. 29a, ust. 13 ustawy o VAT, wyszczególniono inne przypadki, kiedy sprzedawca może uznać fakturę korygującą bez posiadania potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Do takich transakcji należą:
- eksport towarów
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- dostawa towarów i świadczenie usług opodatkowanych poza terytorium kraju
- sprzedaż usług wymienionych w tabeli 1 (odnośnik do tabeli 1 na dole strony)
W szczególnych przypadkach organy skarbowe dopuszczają brak materialnego potwierdzenia otrzymania faktury korygującej zmniejszającej kwotę podatku. Takie zdarzenie ma miejsce wówczas, gdy sprzedawca nie ma kontaktu z nabywcą swoich towarów lub usług i wszelkie sposoby doręczenia dokumentu zawiodły. Wówczas podatnik jest obowiązany do podążania za określoną procedurą postępowania. Przed zaksięgowaniem faktury korygującej, sprzedawca ma za zadanie zebrać dokumentację przedstawiającą pełny przebieg wykorzystanych narzędzi w próbach doręczenia tej faktury, czyli druki, pokwitowania, zwrotki, pisma. Takie dowody będą potrzebne w celu przedłożenia organom skarbowym, by uzasadnić obniżenie kwoty podatku należnego. Dodatkowo na podstawie pozostałych zdarzeń i operacji musi wykazać, że usługobiorca lub nabywca towaru wie na jakiej podstawie została sporządzona faktura korygująca i jest ona odzwierciedleniem przeprowadzonej transakcji.
Obniżenia podstawy opodatkowania nie może jednak dokonać wcześniej niż w zeznaniu podatkowym składanym za okres, w którym zostały spełnione te warunki.
Poprawność takiego postępowania dowodzi indywidualna interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r. (IPTPP4/443-822/14-4/BM):
„(...) gdy w wyjątkowych sytuacjach, tj. gdy nabywca nie odbiera korespondencji, wnioskodawca mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nie będzie posiadał potwierdzenia odbioru faktury korygującej, jednakże z posiadanej dokumentacji wynikać będzie, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i/lub podatku należnego. (...)".
Forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej
Jak powinno wyglądać potwierdzenie? W jaki sposób je sporządzić? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ nie precyzuje tego żadna ustawa. Organy skarbowe akceptują różne warianty. Można powiedzieć, że będzie uznana każda zmaterializowana forma potwierdzenia, z której jednoznacznie wynika, że kupujący otrzymał i zapoznał się z fakturą korygującą, w szczególności:
- odesłanie faktury korygującej z podpisem oraz datą odbioru
Najbardziej powszechną formą potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, jest poświadczenie podpisem. W tym celu obydwa sporządzone egzemplarze należy dostarczyć do kontrahenta. Na jednym z nich składa podpis wraz z datą otrzymania dokumentu, a następnie odsyła go do nadawcy.
- zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego
Fakturę korygującą w formie papierowej można przesłać drogą pocztową. Nie wystarczy jednak przesłać jej zwykłym listem, gdyż nie ma pewności dostarczenia. Zatwierdzonym przez organy skarbowe rozwiązaniem jest list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
- faks faktury korygującej z podpisem
Aby nie blokować ujęcia dokumentu w dowodach księgowych, podpisaną fakturę należy odesłać do sprzedawcy faksem. Takie rozwiązanie pozwala obydwu stronom prawnie księgować dokument w konkretnym okresie rozliczeniowym i jest jak najbardziej akceptowane przez organy skarbowe. (Izba Skarbowa w Łodzi 11 lutego 2015 r., IPTPP4/443-822/14-4/BM )
- skan lub zdjęcie faktury z podpisem jako złącznik
Podpisana faktura korygująca przez nabywcę, może dotrzeć do sprzedawcy w formie skanu lub zdjęcia. Otrzymanie takiego dokumentu jako załącznika do poczty elektronicznej może stanowić dowód potwierdzający otrzymanie przez niego faktury korygującej. (Izba Skarbowa w Warszawie 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR)
- oświadczenie otrzymania potwierdzenia odbioru
Oświadczenie może być również formą potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Na dokumencie muszą się jednak znaleźć wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego ujęcia faktury korygującej w rejestrze VAT, czyli: numer faktury, datę wystawienia faktury, datę otrzymania przez kontrahenta faktury korygującej in minus oraz datę otrzymania potwierdzenia przez sprzedawcę. Ważne, by umożliwić rozpoznanie właściwego okresu rozliczeniowego ujęcia w rejestrze VAT. (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 08 kwietnia 2009, IBPP1/443-37/09/AW )
- złożenie sprzedawcy propozycji potrącenia należności
Potwierdzeniem odebrania faktury może być propozycja potrącenia wzajemnych należności. W takim piśmie powinien jednak wskazać dane pozwalające w jednoznaczny sposób ustalić, która faktura korygująca jest przedmiotem potrącenia. (Izba Skarbowa w Poznaniu z 3 października 2014 r., ILPP2/443-720/14-2/MN)
- przyjęcie złożonej przez sprzedawcę propozycji potrącenia wzajemnych należności
Organy podatkowe uznają pisemną zgodę sprzedawcy na potrącenie wzajemnych należności jako podstawę do obniżenia podatku. Na zgodzie muszą być jednak zamieszczone dane umożliwiające identyfikację dokumentu, na podstawie którego zostaną pomniejszone należności. (Izba Skarbowa w Poznaniu z 3 października 2014 r., ILPP2/443-719/14-2/AK)
- potwierdzenie odebrania przesyłki od firmy kurierskiej
Organy podatkowe potwierdziły, że wydruk z systemu śledzenia przesyłek potwierdzający status dostarczenia do adresata dokumentu korygującego również może być formą potwierdzenia. Podatnik może też wygenerować potwierdzenie ze strony internetowej firmy kurierskiej o odebraniu przesyłki przez klienta i na jej podstawie zaksięgować fakturę korygującą. Taki egzemplarz potwierdzenia stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego. (Izba Skarbowa w Warszawie 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR; Izba Skarbowa w Warszawie 2 października 2014 r., IPPP1/443-819/14-4/Igo)
- elektroniczne lub pisemne potwierdzenie odbioru faktury korygującej
Nabywca może osobiście dostarczyć sprzedawcy odręcznie sporządzone potwierdzenie otrzymania faktury korygującej, nadać faksem bądź przesłać mailowo, nie zapominając o podpisie oraz dacie otrzymania faktury korygującej.
- dorozumiana forma potwierdzenia
Dorozumiany sposób potwierdzenia występuje rzadko, ale jest akceptowany przez organy skarbowe. Polega on na tym, że obie strony transakcji uwzględniają faktury korygujące we wzajemnych rozliczeniach w tym samym okresie rozliczeniowym. W takim przypadku ujęcie korekty jest widoczne w potwierdzeniach rozrachunków (sald).
- wyciąg bankowy
Nabywca akceptując informacje zawarte na fakturze korygującej, reguluje należności przelewem pomniejszając je o kwotę korekty, umieszczając w tytule dane z faktury korygującej. Wówczas potwierdzeniem dla sprzedawcy jest wyciąg bankowy dokumentujący dokonany przez klienta przelew płatności odpowiadający kwocie faktury pierwotnej po obniżeniu o kwotę wynikającą z faktury korekty. (Izba Skarbowa w Warszawie 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR)
- potwierdzenie dostarczenia wiadomości elektronicznej
Potwierdzeniem dostarczenia faktury korygującej do nabywcy może być również mail zwrotny odesłany przez odbiorcę manualnie lub automatycznie przez tzw. autoresponder. (Izba Skarbowa w Warszawie 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR)
