W czasach ery elektronicznej stopniowo przenosimy poszczególne aspekty życia ze świata rzeczywistego w wirtualną rzeczywistość, w tzw chmury. Coraz trudniej znaleźć obecnie osobę, która choć raz nie skorzystałaby z najnowszych osiągnięć technologicznych. Dotyczy to również przedsiębiorców oraz prowadzonych przez nich interesów. Nie ma w tym nic nadzwyczajnego, gdyż dążymy do optymalizacji dodatkowo wykonywanych czynności, skupiając się na istocie prowadzania działalności gospodarczej czyli na obsłudze klienta oraz na powszechnym i łatwym dostępie do informacji czy dokumentów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom właścicielom oraz pracownikom firm, znowelizowano ustawę o Vat, wprowadzając fakturę elektroniczną. Zyskuje ona coraz większą liczbę zwolenników, sukcesywnie wypierając fakturę papierową, w przyszłości eliminując ją zupełnie z obrotu gospodarczego. Rosnąca popularność e-faktury jest rezultatem nie tylko ekologicznego punktu widzenia. Przedsiębiorców przekonują głownie aspekty ekonomiczne, czyli redukcja kosztów i poprawa wydajności pracy załogi. Korzystając z dostępnych technologii, fakturę można bowiem wystawić i przekazać kontrahentowi, będąc w dowolnym miejscu na ziemi o każdej porze.
Co rozumieć pod określeniem e-faktura?
Ustawa o podatku od towarów i usług definiuje fakturę elektroniczną jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Na tym definicja faktury elektronicznej się kończy. Oznacza to, że ustawodawca tym wyrażeniem daje podatnikowi wolną rękę w wyborze formatu sporządzania dokumentów elektronicznych. Nie narzuca struktury ani rozszerzenia przygotowywanych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży towarów czy usług. Aby faktura mogła być uznana za fakturę elektroniczną, kontrahent powinien ją także odebrać na dowolnym urządzeniu stacjonarnym, mobilnym czy nośniku elektronicznym. Należy tu podkreślić, że w przypadku przeniesienia treści elektronicznej na arkusz papierowy, nie można już mówić, że mamy do czynienia z e-fakturą. Podatnik posługujący się e-fakturą powinien pamiętać, by sporządzić ją na dowolnym urządzeniu elektronicznym w dowolnej formie elektronicznej, kontrahent natomiast powinien ją odebrać również w formie elektronicznej. Najczęściej stosowana forma faktury elektronicznej to pliki o rozszerzeniu *.pdf, *.jpg, *.png, *.xps przesłany mailem, fax wysłany i otrzymany w formacie elektronicznym lub udostępnienie dokumentów poprzez specjalnie utworzone konta na serwerach firmowych. Obecne technologie pozwalają także na otrzymywanie faktur przy pomocy kodów QR, w których wystawca może zakodować link odsyłający do miejsca przechowywania dokumentów.
Jakie informacje musi zawierać e-faktura?
Faktura elektroniczna nie jest szczególnym przypadkiem faktury papierowej. Dane, które należy na niej umieścić są takie same jak obligatoryjne informacje dokumentu w wersji papierowej. Wszystkie obowiązkowe elementy na fakturze są wymienione w ustawie o Vat (Art. 106e. Ust. 1).
Zamieszczenie niezbędnych danych na fakturze to tylko połowa sukcesu. Następnym bardzo istotnym komponentem jest zapewnienie przez podatnika autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelność.
Autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność co do tożsamości kontrahenta dokonującego dostawę towarów czy świadczącego usługi. Przedsiębiorca powinien podjąć odpowiednie działania w celu identyfikacji partnera biznesowego lub wystawcy faktury, w szczególności sprawdzenia czy takie podmioty w ogóle istnieją albo czy są uprawnione do wystawienia faktury. Na początku współpracy warto wiedzieć z kim będziemy załatwiać interesy i czy mamy do czynienia z realnie istniejącym przedsiębiorcą.
Kolejnym ważnym zadaniem podatnika jest sprawdzenie czy dane zawarte na fakturze nie zostały zmienione. Od momentu otrzymania dokumentu sprzedażowego do końca okresu przechowywania każdy element faktury musi pozostać bez zmian, w szczególności pozycje dotyczące podatku. Posługując się fakturą elektroniczną należy zadbać o to szczególnie, ponieważ większość używanych plików ma możliwość edycji tekstu, co za tym idzie możliwość w dowolny sposób zmiany danych. Pracując z e-fakturami istnieje ryzyko przypadkowego usunięcia pola czy tekstu. Należy zatem rozsądnie wybrać format przekazywanych plików, by mieć pewność, że dane pozostaną integralne przez cały okres archiwizacji. Tak zdefiniowane pojęcie integralności nie oznacza tylko spójności przekazywanych informacji. Należy również wykazać, że otrzymana czy wystawiona faktura dokumentuje realne transakcje, ponieważ sam fakt wystawienia faktury nie oznacza wystąpienia rzeczywistej wymiany towarów czy usług. Takim "dowodem" potwierdzającym transakcję mogą być na przykład dołączone do faktury umowy, potwierdzenia zapłaty, dowody dostaw, kalkulacje albo protokoły odbioru prac.
Ostatnim wymogiem ciążącym na przedsiębiorcy jest zapewnienie czytelności dokumentu. W razie problemów z odczytaniem danych, konieczne jest posiadanie duplikatu tego dokumentu.
Podatnik może pominąć wprowadzone procedury kontroli, które sprawdzą autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej w przypadku wykorzystania przez wystawiającego bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych.
Czy wymagana jest akceptacja e-faktury?
Ustawodawca w ustawie od towarów i usług zamieścił następujący punkt: Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Oznacza on, że odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej. Nie wyjaśniono jednak jaka ma być postać takiej akceptacji. W związku z tym pozostaje ona w kwestii umownej stron zawierających transakcję. Można przyjąć, że zgoda będzie wyrażona w formie ustnej lub papierowej. Dopuszczalna jest także opcja mailowa czy w postaci wiadomości tekstowej jako sms. Upoważnieniem wystawcy do przesyłania e-faktury jest także szczególna forma akceptacji, tzw. akceptacja dorozumiana. Taka akceptacja ma miejsce wtedy, gdy w danym kontekście sytuacyjnym zachowanie pozwala odczytać wolę podmiotu. Przykładem jest tutaj e-faktura z odroczonym terminem zapłaty otrzymana mailowo lub udostępniona online. Wystarczy, że odbiorca ureguluje płatność wynikającą z otrzymanej czy pobranej faktury, wówczas jego działanie jest uznane za akceptację. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Czas przechowywania faktur elektronicznych
Zgodnie z treścią ustawy podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu, faktur, które otrzymali, jak również wszystkich faktur wystawionych ponownie czyli duplikatów czy faktur korygujących. Każdy podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej na terenie Polski, faktury przechowuje na jej terytorium. W przypadku stosowania faktur elektronicznych ich archiwizacja nie musi odbywać się na terenie kraju, jeśli będzie możliwy dostęp online do tych dokumentów.
Czas przechowywania faktur elektronicznych jest taki sam jak dla faktur papierowych. Dokumenty powinny być dostępne przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Archiwizuje się je w formie elektronicznej, nie ma konieczności przetwarzania w wersję papierową. Należy pamiętać, by skompresować je w taki sposób, aby łatwo można je było zidentyfikować i odnaleźć, a w razie kontroli bezzwłocznie udostępnić odpowiednim organom.
Jakie korzyści może przynieść e-faktura?
Wszystko co nowe początkowo wzbudza nieufność. Z biegiem czasu w coraz większym stopniu przekonujemy się jednak do proponowanych rozwiązań. Wykorzystanie e-faktury w obiegu gospodarczym ułatwiło prowadzenie interesów niejednemu przedsiębiorcy. Widząc jak liczne korzyści przynosi faktura elektroniczna, kolejni podatnicy zamieniają wersje papierową na dokumenty w formie elektronicznej.
Oszczędność czasu i pieniędzy. Najważniejszym aspektem dla właścicieli firm są istotne oszczędności. Wypisywanie czy sporządzanie dokumentów drogą tradycyjną wymaga od podatnika zakupu papieru, tonerów i tuszy do drukarek, kopert a także znaczków pocztowych. Odchodzą więc wydatki nie tylko związane z wystawianiem dokumentów, ale także dotyczące wysyłania faktur kontrahentom. Co więcej znacznemu ograniczeniu ulegają również koszty obsługi samego archiwizowania i przechowywania wydrukowanych dokumentów. Idąc dalej proces wystawienia i dostarczenia faktury kontrahentowi to szereg czynności, które pochłaniają mnóstwo czasu. Zaczynając od drukowania dokumentu, przechodząc do zaadresowania przesyłki, by ostatecznie zanieść ją na pocztę i przekazać pracownikowi poczty uprzednio czekając w kolejce. Dzięki e-fakturze czas wykorzystany wcześniej na dodatkowe czasochłonne czynności można przeznaczyć na inne obowiązki. Ponadto praktycznie do zera minimalizuje się ryzyko zgubienia korespondencji czy przesłania jej na niewłaściwy adres.
Łatwiejsze przechowywanie i odnajdywanie. Olbrzymim ułatwieniem jest także przechowywanie a co za tym idzie odnajdywanie potrzebnego dokumentu. W elektronicznej bazie wystarczy skorzystać z okna wyszukiwania, aby móc znaleźć dokument skojarzony z konkretnym partnerem biznesowym, okresem sprzedażowym, kwotą lub interesującą nas transakcją. Nie ma potrzeby przerzucania sterty arkuszy papierowych, segregatorów czy kartonów, aby odnaleźć jedną fliszkę. Wszystkie dostępne dane wraz z historią płatności mamy na wyciągnięcie ręki, w dowolnym miejscu z dostępem do internetu.
Sprawniejszy obieg dokumentów i poprawa płynności finansowej. Kolejnym plusem korzystania z e-faktury jest szybszy obieg dokumentów. Nie tylko pozwala w kilka sekund przekazać fakturę kontrahentowi ale także usprawnia płynność finansową. Nabywca otrzymując e-fakturę praktycznie natychmiast po wystawieniu ma możliwość uregulować należność, nie czekając do końca terminu płatności. Wystawca ma też pewność, że faktura dotarła do petenta, nie musi czekać na pocztowe potwierdzenie odbioru. Kontrahent nie może już użyć argumentu, że nie zapłacił czy spóźnił się z zapłatą, ponieważ nie otrzymał faktury. Zmniejszone zostaje także ryzyko przeterminowania dokumentu. Natomiast w przypadku wystąpienia pomyłki, również elektronicznie można przesłać fakturę korygującą.
Korzystny wpływ na środowisko. Faktura elektroniczna może też pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Przedsiębiorstwo stosując politykę proekologiczną zyskuje w oczach kontrahentów, bowiem moda bycie "eko" jest coraz powszechniejsza. E-faktura nie zużywa papieru ani niebezpiecznych dla zdrowia tonerów. Przekazując dokument mailowo, przez specjalne serwisy czy udostępniając na serwerach, ogranicza się emisję spalin pojazdów dostawczych wykorzystywanych do transportu tradycyjnych przesyłek. Zatem rezygnacja ze zwyczajnej faktury papierowej to rozwiązanie, które korzystnie wpływa na środowisko.
