Aby wprowadzić koszt do ewidencji, niezbędny jest dokument potwierdzający wydatek, np. faktura. Jeśli podatnik był w posiadaniu faktury zakupu, ale nagle przepadła ona bez śladu, nie skutkuje to utratą kosztu podatkowego ani prawem do odliczenia VAT. Wystarczy zwrócić się z wnioskiem do wystawcy o przesłanie duplikatu. Duplikat z punktu widzenia prawa jest tożsamy fakturze pierwotnej ale nie dokumentuje nowego zdarzenia gospodarczego. Odnosi się do już wcześniej zaistniałej i udokumentowanej transakcji, którą jedynie potwierdza. Jakie skutki podatkowe wiążą się z otrzymanym duplikatem?
Duplikat a VAT i JPK
Zgodnie z ustawą o VAT, koszt należy zaksięgować w rozliczeniu za okres w którym powstał obowiązek podatkowy u dostawcy lub usługodawcy, jednak nie wcześniej niż w momencie otrzymania dokumentu potwierdzającego jego wydatek. Co prawda duplikat jest równoważny fakturze pierwotnej, ale o tym czy go uwzględnić w deklaracji VAT-7 i w JPK decyduje moment, w którym podatnik odkrył, że nie posiada już oryginału faktury.
Faktura pierwotna zaginęła już po jej wprowadzeniu do rejestru. W tej sytuacji duplikat stanowi jedynie potwierdzenie zaksięgowanej transakcji. Co więcej nadal daje on prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego i dzięki temu podatnik nie musi sporządzać korekt deklaracji. Zastępuje w rozliczeniach i dokumentacji zaginiony egzemplarz i nie wprowadza się go ponownie do rejestru VAT ani JPK.
Nabywca otrzymał fakturę, ale zaginęła i nie zdążył wprowadzić jej do rejestru. W takim przypadku duplikat sporządzony przez wystawcę stanowi jedynie potwierdzenie zaistniałej transakcji. W ewidencji bierzemy wówczas pod uwagę datę otrzymania pierwszego dokumentu. Poniesiony wydatek księguje się w okresie rozliczeniowym otrzymania egzemplarza faktury pierwotnej. Mówi o tym interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej Poznaniu z 24 września 2014 r. – sygn. ILPP4/443-311/14-4/BA):
„Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych duplikatów faktur (służących odtworzeniu otrzymanych przez niego faktur »pierwotnych«), jednak w terminach ustalonych zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy, czyli w terminie, w którym nabył te towary, powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do tych towarów oraz otrzymał fakturę »pierwotną«.”
Jeśli zostały już przesłane deklaracje rozliczeniowe i JPK za ten okres, wówczas odliczenie podatku naliczonego jest możliwe jedynie w drodze korekty. O czym informuje Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 8 marca 2013 r., nr PT8/033/160/311/PBD/13/RD-18729:
"W sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę "pierwotną" (co może potwierdzać np. jej rejestracja w dzienniku korespondencji), ale faktura ta następnie zaginęła jeszcze przed ujęciem w ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług i w deklaracji VAT, podatnik nie może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tej faktury. Jednakże gdy podatnik otrzymał duplikat tej faktury, to obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego może dokonać po otrzymaniu duplikatu w rozliczeniu za okres, w którym odnotowano wpływ faktury "pierwotnej" (w przypadku, gdy za ten okres podatnik złożył już deklarację podatkową, obniżenia kwoty podatku należnego należy dokonać przez złożenie korekty deklaracji podatkowej) lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.”
Należy przy tym pamiętać, by nie przekroczyć okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego z art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.
Nabywca w ogóle nie otrzymał faktury dla niego przeznaczonej. Wówczas w omawianej kwestii duplikat traktowany jest jak oryginał faktury. Podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał duplikat lub w dwóch kolejnych okresach. Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 października 2014 r., nr IPPP1/443-1082/14-2/JŻ):
„Prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego - zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT - powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dotyczący danej transakcji, przy czym nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma duplikat faktury dokumentujący daną dostawę towarów i świadczenie usług.”
Podatek od duplikatu w Księgach Rachunkowych
W księgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze zalicza się do kosztów podatkowych głównie w dacie ich zaksięgowania. To data zapisu wyznacza moment obniżenia podstawy podatku dochodowego. Jest najczęściej tożsama z datą sprzedaży czy wykonania usługi określoną na fakturze. Należy jednak zaznaczyć, że wydatek powinno się ująć w rejestrze w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy. Jak zatem postąpić z duplikatem?
Jeżeli faktura pierwotna zaginęła już po zaksięgowaniu, to duplikat jest jedynie potwierdzeniem takiej transakcji. Zajmuje on miejsce utraconego egzemplarza w rozliczeniach i archiwum dokumentacji i nie należy go księgować po raz drugi.
Jeżeli faktura pierwotna zaginęła przed zaksięgowaniem, wówczas należy dodatkowo określić rodzaj kosztów, z którymi mamy do czynienia na duplikacie.
Koszty bezpośrednie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów w okresie w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Jeżeli duplikat faktury dokumentuje koszt bezpośredni bieżącego roku, ale dotarł do firmy już po zamknięciu miesiąca, w którym zaksięgowano odpowiadający mu przychód, to koszt ten można ująć na bieżąco. Jeżeli natomiast otrzymany duplikat faktury odnosi się do kosztów roku poprzedniego, a księgi rachunkowe nie zostały jeszcze zamknięte, to z księgowaniem należy cofnąć się do poprzedniego okresu. Jeżeli duplikat wpłynął już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego należy rozważyć, czy dany koszt ma istotny wpływ na to sprawozdanie i czy kontynuowanie działalności przez jednostkę jest w dalszym stopniu sensowne. W twierdzącej odpowiedzi na to pytanie podatnik winien wartość duplikatu odnieść do wcześniejszego okresu sprawozdawczego i wykazać go jako zysk/stratę z lat ubiegłych. Gdy udokumentowany koszt ma znikomy wpływ na wynik finansowy, to koszt poprzedniego okresu przedstawiony na duplikacie zaksięgować na bieżąco.
Koszty pośrednie natomiast zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich ujęcia w księgach handlowych i nie muszą być zgodnie z faktyczną datą operacji gospodarczej. Duplikat faktury może być zatem ujęty jako koszt podatkowy bieżącego roku obrotowego bez względu na to jakiego okresu sprawozdawczego dotyczy. Chyba, że ma istotny wpływ na sprawozdanie finansowe ( wykazuje się go jako zysk/stratę z lat ubiegłych) lub został przekroczony okres przedawnienia zobowiązania podatkowego (nie może być już zaksięgowany).
KPiR – obniżenie podstawy opodatkowania z duplikatu
Podatnicy rozliczający się na podstawie KPiR, wszystkie koszty uzyskania przychodów rozliczają w roku podatkowym, którego dotyczą. Momentem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia dokumentu uprawniającego nabywcę do obniżenia podstawy opodatkowania. Czy tak samo jest z duplikatem?
W przypadku, gdy faktura pierwotna została zgubiona już po zaksięgowaniu, wówczas duplikat stanowi jedynie potwierdzeniem takiej operacji. Nie należy go brać pod uwagę w rejestrze lecz zarchiwizować w miejscu utraconego egzemplarza.
W sytuacji gdy faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do nabywcy, wówczas duplikat uważany jest za bazowy dokument rozliczeniowy. Jeżeli koszty z duplikatu odnoszą się do wydatków roku bieżącego, to należy wprowadzić je do rejestru w dacie wystawienia duplikatu. Ewidencję przychodów i kosztów prowadzi się bowiem narastająco i ostatecznie podatek zbilansuje się w deklaracji rocznej. Wyjątek stanowi tu zakup materiałów lub towarów. Jeżeli artykuły dostarczono do firmy przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis i na jego podstawie zaksięgować. Otrzymany duplikat za zakup materiałów lub towarów nie wprowadza się do księgi. Jedynie może stanowić podstawę do zewidencjonowania różnic między spisem w dniu dostawy, a rzeczywistą wartością zakupu podanego na duplikacie.
Jeżeli duplikat dotyczy wydatków roku poprzedniego, wówczas księguje się go w dacie wystawienia oryginału faktury. W takiej sytuacji należy ponownie obliczyć dochód i zobowiązanie podatkowe oraz skorygować zeznanie roczne, jeśli już zostało przesłane do odpowiednich organów.
