Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Edyta Łuszcz Opublikowano 14 marca, 2023
  • 892

Ministerstwo Finansów wprowadziło do obrotu gospodarczego nową formę dokumentu sprzedażowego - zwaną fakturą ustrukturyzowaną. Zaś Rada Unii Europejskiej 10 czerwca 2022 r. wydała decyzję upoważniającą Polskę do wprowadzenia tych faktur jako obligatoryjnego rozwiązania. Zapoznaj się z najważniejszymi informacjami odnośnie KSeF i faktury ustrukturyzowanej, zanim stanie się obowiązkowa.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to rządowy rejestr cyfrowych dokumentów księgowych. Służy do elektronicznego przekazywania wystawionych faktur oraz pozwala na pobieranie faktur zakupu wystawionych przez kontrahentów w formie faktury ustrukturyzowanej.

Platforma została uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne dla każdego przedsiębiorcy. Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów obowiązek e-fakturowania dla wszystkich podmiotów zostanie wprowadzony w Polsce w I kwartale 2024 roku*.
KSeF obejmie przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT oraz osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur służy do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
  • powiadamiania właściwych podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu
  • weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  • otrzymywania faktur ustrukturyzowanych
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych
  • znakowania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w tym systemie
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych
  • wysyłaniu powiadomień o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz przydzielonym jej numerze identyfikującym
  • wysyłaniu powiadomień o odrzuceniu faktury w przypadku jej niezgodności ze specyfikacją
  • wysyłaniu powiadomień o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur
  • wysyłaniu powiadomień do podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Czym jest e-faktura ustrukturyzowana?

Mimo, że faktura ustrukturyzowana jest dokumentem cyfrowym, nie jest fakturą elektroniczną w świetle obowiązujących przepisów. Bowiem zgodnie z ustawą o VAT:

Art. 2. pkt 32) Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o (...)
fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym

Natomiast fakturę ustrukturyzowaną Ustawa o VAT definiuje jako

Art. 2. pkt 32a) Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o (...)
fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie

Zatem faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany i otrzymywany za pomocą KSeF, tworzony w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną FA_VAT. Jest nowym, trzecim rodzajem faktury w polskim prawie podatkowym, który funkcjonuje w obrocie gospodarczym dopiero od początku 2022 r. W związku z tym sprzedawca towarów lub usług może posługiwać się następującymi dokumentami księgowymi:

  • faktura papierowa
  • faktura elektroniczna (PDF, XML, z podpisem elektronicznym)
  • faktura ustrukturyzowana (faktura elektroniczna wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur)

W tym momencie decyzja o stosowaniu faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca nie może wystawiać jej automatycznie, musi zdobyć akceptację odbiorcy. Jeśli nabywca nie wyrazi zgody, wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale fakturę powinien dostarczyć kupującemu w formie papierowej bądź elektronicznej. Można wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, a jednocześnie nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

W przypadku zagranicznych partnerów sprawa wygląda nieco inaczej. Kontrahenci spoza kraju nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a tym samym należy dostarczyć dokument do odbiorcy w uzgodniony między stronami sposób.

Jak i gdzie przygotować e-fakturę ustrukturyzowaną?

Faktury ustrukturyzowane mogą być przygotowywane przez przedsiębiorców w systemach finansowo-księgowych (jak na przykład FakturaLight.pl) lub z wykorzystaniem dedykowanej strony internetowej.

Aby korzystać z fakturowania, jak dotychczas, aplikacje będą musiały zostać zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur w zakresie wystawiania faktur sprzedaży, korekt, odbioru faktur zakupu itd. Integracja z KSeF w programie FakturaLight Standard oraz FakturaLight Magazyn odbędzie się w dwóch etapach:

  • Etap 1 - dodanie nowych informacji oraz generowanie xml - aktualizacja wkrótce
  • Etap 2 - pełna integracja z KSeF - aktualizacja do końca roku

W etapie 1 pojawi się kilka nowych informacji, które będą obligatoryjne dla faktur w formacie xml, jak na przykład szczegółowe dane kontrahenta. Zachęcamy więc do stopniowego uzupełnienia brakujących danych w momencie wystawiania faktury, w przeciwnym wypadku program nie pozwoli na wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana - numer faktury a numer identyfikujący KSeF

Faktury ustrukturyzowanej nie przekazuje się bezpośrednio nabywcy. Wysyła się ją do Krajowego Systemu e-Faktur, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie eKSF), pozwala nabywcy na jej pobranie. W momencie przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikującego, jest ona jednocześnie uznana za wystawioną przez sprzedawcę i otrzymaną przez nabywce. Co więcej, dotychczasowa identyfikacja faktur pozostaje bez zmian. Podatnik nadal prowadzi własny chronologiczny schemat numeracji, zaś unikalny numer nadany fakturze w eKSF w dacie jej wystawienia/otrzymania jest odrębnym jej oznaczeniem. W efekcie wystawiający musi liczyć się z dwoma numerami faktury:

  • nadany w systemie KSF
  • kolejny numer faktury, nadany przez przedsiębiorcę w ramach własnej jednej lub większej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę

Art. 106na Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uważa się dzień przesłania takiej faktury do KSeF i przydzielenie jej numeru identyfikującego w systemie, co zostaje potwierdzone Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru (UPO) zwracanym przez platformę.

Nadanie uprawnień do wystawiania i pobierania faktur ustrukturyzowanych

KSeF będzie dostępny wyłącznie dla podmiotu wystawiającego faktury oraz nabywcy (otrzymującego faktury). Aby podmiot mógł działać z użyciem systemu, musi udzielić odpowiednich pełnomocnictw osobom, które w jego imieniu będą mogły dokonywać czynności na wystawianych fakturach.

Osoba fizyczna, która jest podatnikiem ma automatycznie przypisane uprawnienie i nie musi nic zgłaszać do urzędu skarbowego. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy podatnik posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość przypisania tzw. odcisku palca podpisu kwalifikowanego za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Również sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Odrębne zawiadomienie należy złożyć dla księgowych oraz biur rachunkowych w związku z uprawnieniami do dostępu do faktur ustrukturyzowanych w celu pobraniach ich do rozliczenia podatku należnego. W związku z tym podatnik składa do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o podmiotach uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?

Do głównych zalet należy zaliczyć ułatwienie w rozliczaniu faktur korygujących. Korekta zmniejszająca podatek VAT, nie wymaga potwierdzenia nabywcy. Kolejnym plusem jest pominięcie obowiązku udowodnienia terminu otrzymania faktury zakupu. Jest ona zaksięgowana w okresie jej wystawienia, a nie w okresie późniejszym.Skróci się także czas oczekiwania na zwrot VAT z 60 dni do 40 dni. Nie będzie już potrzeby archiwizować faktur we własnym zakresie. Odpada problem ze zgubieniem faktury, która raz wystawiona, pozostaje w bazie KSeF. Poza tym podatnik będzie zwolniony z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK_FA.

*Aktualizacja 18.04.2023:

Główne zmiany w projekcie KSeF:

  • Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
  • Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
  • Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  • Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
  • Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
  • Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
  • Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
  • Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
  • W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
  • Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
  • W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
  • Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
  • Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
faktura ustrukturyzowana KSeF jak działa KSeF co to jest KSeF od kiedy obowiązkowy KSeF faktura xml FA_VAT
Jeżeli artykuł okazał się pomocny, udostępnij go innym:

Bądź na bierząco

Inne artykuły w tej kategorii

17 kwietnia, 2018 Zasady przyjmowania zaliczek, czyli o fakturach zaliczkowych

Transakcje z nowymi kontrahentami niekiedy mogą wiązać się z ryzykiem finansowym lub majątkowym.

7 listopada, 2019 Sposób obliczania podatku VAT na fakturach

Wystawienie faktury wydaje się prostym procesem. Ustalamy kwotę netto, z tego obliczamy podatek i otrzymujemy sumę do zapłaty od kontrahenta.

9 listopada, 2016 Kto, kiedy i jak może wystawić fakturę?

Ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, natomiast faktura elektronicz (...)