KSeF od 2027 roku – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców
Rok 2026 to dla wielu firm czas przygotowania do obowiązkowego KSeF. Przedsiębiorcy, którzy korzystają jeszcze z odroczenia, mają ostatnie miesiące na dostosowanie swoich programów i sposobu pracy z fakturami.
Od 1 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać kolejne zmiany. Z KSeF będą musieli korzystać również najmniejsi podatnicy, skończy się okres bez sankcji za ewnetualne błędy, a numer KSeF będzie trzeba uwzględniać również przy określonych płatnościach.
Co dokładnie zmieni się od 2027 roku?
KSeF obejmie również najmniejsze firmy
Do końca 2026 roku najmniejsi podatnicy mogą korzystać z czasowego odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy ono przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi KSeF nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł brutto.
Przy obliczaniu tego limitu nie uwzględnia się m.in. sprzedaży B2C, paragonów z kasy fiskalnej oraz faktur uproszczonych do 450 zł.
Jeżeli w danym miesiącu limit zostanie przekroczony, obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje od faktury, którą przekroczono limit.
Od 1 stycznia 2027 roku odroczenie przestanie obowiązywać. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również przedsiębiorców, którzy do tej pory korzystali z tego rozwiązania.
Warto przy tym pamiętać, że odroczenie dotyczyło wystawiania faktur. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje niezależnie od korzystania z tego limitu.
Numer KSeF przy płatności za fakturę
Od 1 stycznia 2027 roku numer KSeF będzie miał znaczenie nie tylko przy wystawianiu i odbieraniu faktur. W określonych płatnościach między czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie podawać numer KSeF opłacanej faktury. Obowiązek ten obejmie również płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności.
Jeżeli jednym przelewem opłacanych jest kilka faktur tego samego sprzedawcy, nie trzeba będzie wpisywać wszystkich numerów KSeF. W takim przypadku będzie można wykorzystać zbiorczy identyfikator wygenerowany w KSeF.
W praktyce oznacza to, że numer KSeF trzeba będzie uwzględnić również w procesie płatności. Firmy powinny więc sprawdzić, czy ich program księgowy lub system płatniczy będzie potrafił przekazać te informacje podczas realizacji przelewu.
Koniec okresu bez sankcji
Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za niektóre błędy związane z obowiązkowym korzystaniem z KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku okres przejściowy się kończy.
Zgodnie z przepisami sankcje mogą dotyczyć m.in. sytuacji, w których podatnik:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF, mimo że ma taki obowiązek,
- wystawi fakturę niezgodną z wymaganiami systemu,
- nie prześle do KSeF faktury wystawionej w trybie offline w wymaganym terminie.
Wysokość sankcji może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez wykazanej kwoty VAT kara może sięgnąć 18,7% wartości brutto faktury.
Dlatego po wdrożeniu KSeF warto zwrócić uwagę nie tylko na samo wystawianie faktur, ale również na poprawność danych i prawidłową obsługę sytuacji, w których faktura jest wystawiana poza systemem.
Zmiany techniczne i nowe funkcje KSeF
Wraz z kolejnym etapem wdrożenia KSeF zmienią się również niektóre elementy techniczne systemu. Dotyczy to przede wszystkim firm, które korzystają z KSeF za pośrednictwem programów księgowych lub własnych integracji API.
Jedną z istotnych zmian będzie zwiększenie limitów zapytań do systemu. Ma to znaczenie przede wszystkim dla firm przetwarzających dużą liczbę faktur.
Planowane są również rozwiązania ułatwiające zgłaszanie podejrzanych faktur bezpośrednio przez API.
[9.09.2026 11:51] Pawel:Zmiany obejmą także raportowanie magazynowe. Od 1 stycznia 2027 roku zacznie obowiązywać nowa struktura JPK_MAG(2). W pliku będzie można wskazywać numery KSeF, co pozwoli powiązać dokumenty magazynowe z konkretnymi fakturami.
Warto pamiętać, że KSeF jest już powiązany również z raportowaniem JPK_V7. Od lutego 2026 roku w części ewidencyjnej JPK_V7 należy wykazywać numer KSeF w przypadkach określonych w przepisach.
Co warto zrobić przed 2027 rokiem?
Jeżeli firma korzysta jeszcze z odroczenia, nie warto czekać z przygotowaniami do końca roku. W pierwszej kolejności warto sprawdzić kilka podstawowych rzeczy.
- Sprawdź dostęp do KSeF. Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za faktury mają odpowiednie uprawnienia i wiedzą, jak odbierać dokumenty z systemu.
- Sprawdź program do faktur. Program powinien obsługiwać KSeF, generować prawidłowe faktury ustrukturyzowane i umożliwiać ich wysyłanie bez konieczności ręcznej obsługi plików XML.
- Przygotuj się na pracę offline. W przypadku problemów z dostępem do KSeF możliwość wystawienia faktury poza systemem i późniejszego przekazania jej do KSeF może mieć duże znaczenie dla ciągłości pracy firmy.
- Sprawdź proces płatności. Jeżeli faktury są opłacane przelewem, warto upewnić się, że sposób realizowania płatności będzie uwzględniał nowe zasady dotyczące numerów KSeF.
- Przeszkol osoby wystawiające faktury. Nawet najlepszy program nie zastąpi wiedzy o tym, kiedy fakturę można wystawić offline i co zrobić, gdy dokument nie zostanie prawidłowo przesłany do KSeF.
KSeF od 2027 roku – o czym trzeba pamiętać?
Od 1 stycznia 2027 roku kończy się kolejny etap wdrażania KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w systemie obejmie również najmniejszych przedsiębiorców korzystających obecnie z odroczenia, zaczną obowiązywać sankcje, a numer KSeF stanie się elementem procesu płatności.
Dla firm oznacza to przede wszystkim konieczność uporządkowania sposobu wystawiania, odbierania i opłacania faktur. Jeżeli program do faktur już teraz prawidłowo współpracuje z KSeF, przygotowanie do zmian powinno być znacznie prostsze.
Szukasz programu gotowego na KSeF?
FakturaLight obsługuje KSeF i pozwala wystawiać oraz odbierać faktury bez konieczności ręcznej pracy z plikami XML. Program może również pracować offline, dzięki czemu brak połączenia z KSeF nie musi oznaczać przerwy w wystawianiu faktur.
