KSeF - pytania i odpowiedzi

Sposób uzyskania dostępu do Krajowego Systemu do e-Faktur zależy od formy prawnej. Zobacz: Jak zgłosić się do KSeF - jednoosobowa działalność gospodarcza? lub Jak przystąpić do KSeF - osoby prawne, spółka? lub Jak rozpocząć pracę w KSeF - firmy zagraniczne działające w Polsce?

Dla osób fizycznych uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Wystarczy zalogować się do KSeF podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadkach szczególnych, gdy osoba fizyczna posiada kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL, należy zgłosić taki podpis do Urzędu skarbowego, za pośrednictwem formularza ZAW-FA.

W przypadku osób prawnych, np. spółek, pracę z systemem KSeF należy zacząć od pierwszego logowania na stronie KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej. Następnie należy nadać uprawnienia osobom lub podmiotom do obsługi systemu KSeF, w tym wystawiania i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.

Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, wówczas należy złożyć tradycyjne zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym, w celu wskazania konkretnej osoby do obsługi KSeF.

Podatnicy zagraniczni, posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT, składają zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym, w którym określają osobę fizyczną do pełnienia roli pełnomocnika w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), czyli do zarządzania uprawnieniami, wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorstwa, uzyskiwania uprawnień, a także uzyskiwania dostępu do faktur elektronicznych.

System KSeF posiada 3 instancje, różniące się od siebie statusem prawnym przechowywanych w nich dokumentów. Faktury zapisane w wersji produkcyjnej wywołują skutki prawne wynikające z ustawy o VAT i są uznane za prawne dokumenty księgowe.

Natomiast dwie pozostałe (testowe i demo) służą do tego, aby użytkownik mógł przetestować działanie systemu.

Środowisko testowe KSeF przeznaczone do testów, głównie dla producentów oprogramowania, ale mogą z niego korzystać także przedsiębiorcy. Dostęp można uzyskać podając jedynie NIP.

Środowisko demo KSeF przeznaczone głównie do testów i pozwala przećwiczyć pracę z KSeF. Dostęp do środowiska demo wymaga jednak poświadczenia tożsamości, np poprzez profil zaufany.

Wszystkie faktury wysłane do wersji produkcyjnej trafiają do obiegu handlowego i są uznane za prawne dokumenty księgowe. Korzystanie z tej wersji KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego zawierającego NIP/PESEL lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP.

Aby sprawdzić działanie systemu KSeF najlepiej wybrać środowisko demo.

Aby korzystać z wersji księgowej, należy zalogować się do środowiska produkcyjnego.

Sesją nazywamy okres czasu, w którym użytkownik jest połączony z serwerem KSeF, w trakcie którego wykonywane są operacje, między innymi przesyłanie faktur XML.

W programie FakturaLight sesja nawiązywana jest bezpośrednio przed wysłaniem wygenerowanego pliku XML, tuż po kliknięciu polecenia "Wyślij do KSeF" w kreatorze. Wysyłka faktur odbywa się kolejno. Zamknięcie następuje automatycznie po przekazaniu wszystkich plików XML z danego pakietu.

Sesja posiada identyfikator zapisywany w bazie, który można sprawdzić klikając ikonę "eF" oznaczoną fajką na liście głównej.

Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

Od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem).

Od 1 kwietnia 2026 r.  dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Z obowiązku fakturowania w KSeF zwolnieni zostali podatnicy wymienieni w:

Art. 106ga ust. 2 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

KSeF nie będzie obowiązkowy także w przypadkach opisanych w:

Art. 106gb ust. 4 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
4. W przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Dokument potocznie nazywany proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

Nie ma możliwości usunięcia ani anulowania faktury zaakceptowanej przez KSeF, do której zostało wygenerowane UPO. W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą.

Faktury ustrukturyzowane można przygotować w dowolnym programie. Warunkiem jest zgodność pliku XML faktury ze strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.

Nie wszystkie pola w strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej są wymagane. Jeśli jednak nie zostanie uzupełnione pole obowiązkowe, wówczas system KSeF odrzuci taki plik.

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur oraz nadania jej numeru KSeF. Ta data jest jednocześnie datą otrzymania faktury przez nabywcę.

Dokument może zostać wysłany dowolnego dnia, przy jednoczesnym zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur.

W systemie KSeF wprowadzono limity ograniczające liczbę sesji ( zapytań) dla danego NIP w jednostce czasu - 2sesje/2min. Zalecamy wysyłać maksymalną liczbę faktur w ramach jednej sesji (zaznaczeniu), aby czasowo nie zablokować dostępu do KSeF.

Dokument wysyłany do Krajowego Systemu do e-Faktur jest weryfikowana na dwa sposoby:

Pierwsza weryfikacja dotyczy uprawnień użytkownika wysyłającego fakturę.

Druga weryfikacja ma na celu porównanie struktury pliku XML z aktualnym schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.

System KSeF nie weryfikuje błędów rachunkowych na dokumentach. Jeśli faktura ustrukturyzowana będzie miała właściwą strukturę logiczną, zostanie przyjęta. W przypadku wykrycia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Jeśli błąd na fakturze ustrukturyzowanej polega na wskazaniu błędnego NIP-u nabywcy, mamy tu do czynienia z sytuacją, w której albo fakturę otrzymał podmiot niebędący rzeczywistym nabywcą towaru lub usługi albo nie otrzymał jej nikt, ponieważ podany NIP nie istnieje. W takim przypadku wystawca faktury przygotowuje korektę zerującą na ten sam NIP. A następnie wystawia nową fakturę z poprawnym NIP.

Faktura Ustrukturyzowana będzie widoczna w momencie jej przetworzenia przez system KSeF, czyli nadania jej numeru KSeF i wygenerowania UPO.

Nr faktury KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). W programie FakturaLight wartość ta jest zapisywana automatycznie w kolumnie Nr KSeF.

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku..

Taka funkcjonalność nie jest zakładana. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach XML program będzie musiał odpytać serwery KSeF.

Odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego numeru KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury. Osoba fizyczna bądź podmiot zagraniczny może pobrać pojedynczą e-Fakturę poprzez tak zwany anonimowy dostęp, który nie wymaga posiadania uprawnień do KSeF. Należy wówczas podać dane takie jak:
- numer identyfikujący fakturę w KSeF
- numer faktury
- NIP lub numer innego identyfikatora nabywcy albo informacja o jego braku
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informację o braku tych danych
- kwotę należności ogółem

KSeF nie umożliwia sprawdzenia, czy faktura została pobrana przez nabywcę. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT faktura jest uznana otrzymaną przez nabywcę w momencie nadanie jej numeru KSeF.

Na wypadek awarii przewidziano w KSeF dwa terminy dostarczenia faktur:

1. W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest 7 dni roboczych na przesłanie pliku XML, licząć od dnia kończącego okres awarii KSeF, określonego w komunikacie Ministra Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej.

2. W przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur podatnik ma 1 dzień roboczy na przesłanie faktury do KSeF po ustąpieniu niedostępności.

Jeżeli Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę, nie będzie ona uznana za wystawioną, dopóki nie zostanie poprawiona i wysłana ponownie.

Nie ma obowiązku pobierania faktur w formacie xml z KSeF. Jednak ze względu na wygodę i funkcjonalność zalecane jest posiadanie własnej kopii wszystkich dokumentów i odpowiadających im UPO.

Faktury będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat i będą z niego pobierane w przypadku kontroli skarbowej. Po upływie tego okresu podatnik jest obowiązany przechowywać faktury poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowanądo będzie stosowany od 1 sierpnia 2026.

Dozwolone będzie przesyłanie załączników wyłącznie w formie ustrukturyzowanej (xml). Do KSeF nie będą przyjmowane pliki w postaci nieustrukturyzowanej tj. pdf lub jpg – tego typu załączniki  (pdf, jpg itp.) będą mogły być przekazywane poza tym systemem. Istnieje też możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka (w formie tekstowej) do takiej dokumentacji, na przykład w polach DodatkowyOpis lub ewentualnie w stopce faktury.